Digitalisierungsprozesse „step-by-step“ optimiert
Bereits seit 2009 digitalisiert und archiviert das Familienunternehmen aus München Dokumente GoBD-konform mit dem DMS von PROXESS. Dabei wurde mit der Archivierung eines Teilbereichs begonnen, weil die Faxsoftware bei der Speicherung der Bestellbelege an ihre Kapazitätsgrenze stieß. „Da es schnell gehen musste, setzten wir PROXESS zunächst mit einer kleinen Lizenz singulär zur Archivierung unserer Fax-Kundenbestellungen ein“, erinnert sich Ludwig J. Ostner, Geschäftsführer bei ULTRADENT. Kurz darauf kamen dann sukzessive weitere Belegarten und Unternehmensprozesse hinzu. So gibt es heute auch Schnittstellen zum eingesetzten Qualitätsmanagementsystem (QM) e@sy process und zur AS/400-Warenwirtschaft. Alle Ausgangsdokumente beider Systeme werden automatisch in das PROXESS Archiv übertragen. Ebenso kann der Zugriff auf das Archiv direkt aus den beiden Systeme erfolgen. Wo früher also Wände voller Aktenordner standen, werden heute nicht nur Druckkosten und Platz eingespart. Auch der Suchaufwand für die Mitarbeitenden in der Produktion und dem Kundenservice hat sich maßgeblich reduziert. Nicht zuletzt vereinfachen die digitale Ablage und der ort- wie zeitunabhängige Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem via Web Client die hybride Arbeitsweise im Unternehmen und sorgten während des Lockdowns dafür, dass der Betrieb nahezu eins zu eins weiterlaufen konnte.

Transparenz und automatisierte Abläufe
Für die medizintechnische Manufaktur spielen neben der Digitalisierung von kaufmännischen Belegen inzwischen auch die Archivierung und Versionierung von produktionstechnischen Dokumenten sowie Verfahrensanweisungen eine herausragende Rolle. Denn wenn im Rahmen der Herstellung eine Verfahrensanweisung oder Produktbeschreibung gesucht wird, recherchiert der Mitarbeitende am Bildschirm über das eingesetzte Qualitätsmanagementsystem e@sy process nach der Objekt- oder Vorgangsnummer. Dank der vorhandenen Schnittstelle werden von dort aus über einen direkten Link mit dem PROXESS Web Client die passenden Arbeits- und Verfahrensanweisungen aus dem Archiv aufgerufen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch das integrierte Änderungstracking: Bearbeitete und geänderte Anweisungen sowie Dokumentationen werden im Archiv automatisch versioniert. So ist es jederzeit möglich, auch ältere Versionen anzuzeigen. Durch PROXESS sind die notwendigen QM-Unterlagen aber nicht nur schneller zu finden – es werden zudem automatisch die gesetzlichen Vorgaben zu deren Aufbewahrung erfüllt.

Das PROXESS gebündelt alle Informationen zu einem Auftrag per Tastendruck liefert, optimiert nicht nur das Qualitätsmanagement, sondern führt bei ULTRADENT auch zu einer noch stärkeren Kundenorientierung und beschleunigt die Verfahren. „Man kann sich die Bestellung eines neuen Zahnarztbehandlungsstuhls inklusive der technischen Ausstattung wie die Konfiguration eines Neuwagens vorstellen. Am Ende gleicht kein Stuhl dem anderen“, erklärt Tobias Reichardt, IT-Administrator bei ULTRADENT. Alle kaufmännischen Belege werden unter einer zentralen Klammer, der Auftragsnummer, abgelegt und archiviert. Die vollständige Auftragsdokumentation ist in zweierlei Hinsicht entscheidend: Zum einen müssen aus kaufmännischer Sicht alle Dokumente eines Auftrags schnell zur Hand sein, damit der Kundendienst sofort nachvollziehen kann, welche Teile genau in diesem Behandlungsstuhl verbaut wurden. Zum anderen fällt bei den technisch anspruchsvollen Behandlungseinheiten im Rahmen der Produktion eine umfangreiche technische Dokumentation an. Daher werden alle technischen Beschreibungen dem entsprechenden Auftrag zugeordnet bzw. mit ihm verknüpft. So sind die technischen Beschreibungen der Bauteile in der Produktion und im nachgelagerten Kundendienst schnell über den Auftrag abrufbar.

Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und -prüfung
Neben der Schnittstelle zu e@sy process ist auch eine zur AS/400-Warenwirtschaft vorhanden. Denn ULTRADENT setzt auch auf einen komplett digitalisierten Ablauf bei der Eingangsrechnungsbearbeitung. Die rund zehn bis 20 Eingangsrechnungen pro Tag laufen in einem E-Mail-Postfach zusammen. Von dort aus werden sie automatisiert in einen digitalen PROXESS-Eingangskorb übergeben und mit einem virtuellen Barcode ausgestattet. Damit sind die Eingangsdokumente bereits sicher und rechtskonform abgelegt und keine Rechnung geht mehr verloren. Nach der Erfassung und Bearbeitung in der eigenen AS/400-Warenwirtschaft werden die Rechnungen über einen automatischen Indexlauf mit den Belegmetadaten wie Lieferantennummer, Belegnummer, Datum etc. versehen und endgültig verschlagwortet. Anschließend erfolgt die Freigabe der Eingangsrechnungen durch die Geschäftsleitung per digitalem Freigabestempel über den PROXESS Web Client und die abschließende Buchung sowie Zahlung durch die Buchhaltung.

Resümierend ist sich Ludwig J. Ostner sicher: „Ohne PROXESS würden wir uns im Informations- und Dokumentationsdschungel verirren, müssten viel länger suchen und wären bei weitem nicht so kundenorientiert aufgestellt, wie wir das heute sind“.

Über ULTRADENT
Die ULTRADENT GmbH & Co. KG fertigt Behandlungsplätze, die bei Zahnärzten, Kieferorthopäden, Kieferchirurgen und in der Prophylaxe zum Einsatz kommen. Als Hans Ostner das Unternehmen ULTRADENT im Jahr 1924 in München gründete, folgte er Werten, die für ULTRADENT bis zum heutigen Tag verbindlich sind. Sein Anliegen war es, technische Errungenschaften auf Basis von Tradition und Erfahrung mit dynamischem Erfindergeist auf ein immer neues Innovationsniveau zu bringen. Diesem Leitspruch fühlt sich das Unternehmen nach wie vor verpflichtet. So fertigt ULTRADENT auch heute noch als mittelständisches Familienunternehmen, das sich zu den Vorteilen der Manufaktur-Herstellung bekennt, in München.