Die GeoCollect GmbH (GeoCollect) mit Sitz in Chemnitz hat sich auf das Thema Erdwärme spezialisiert und bietet ein innovatives Absorber-System zur Nutzung von Erdwärme als Energiequelle für Wärmepumpen an. Das System wird dabei nur 1,5 Meter unter der Erdoberfläche installiert und besteht je nach Energiebedarf aus mehreren Strängen.

Um der steigenden Nachfrage mit optimierten (digitalen) Prozessen zu begegnen, entschied sich das Chemnitzer Unternehmen dafür, von seinem alten Warenwirtschaftssystem auf das Cloud-ERP-System von Haufe X360 umzusteigen. Dabei wurde es kompetent von den Digitalisierungsspezialisten der ptc premium technologies GmbH (premium technologies) aus Chemnitz unterstützt.

Bei Haufe X360 handelt es sich um eine 360° Unternehmenssoftware, die sämtliche Prozesse vernetzt im Unternehmen abbilden kann und das alles ortsunabhängig in der Cloud. Dabei ist die Lösung speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten, um kleine und mittlere Unternehmen zukunftssicher auszurüsten.

Nach erfolgter Projektierung und Konzeptionierung wurden zunächst die Stammdaten in Haufe X360 importiert. Eine besondere Anforderung von GeoCollect war dabei die Arbeit mit Bundles im Warenwirtschaftsmodul. Durch die Montage mehrerer Stränge im Erdreich war dies eine sinnvolle Ergänzung zum breiten Funktionsumfang, um die Abläufe bei der Kalkulation optimal aufzustellen. Die Mitarbeiter sind damit in der Lage, das „Standard-Bundle“ für einen Strang zur Kalkulation hinzuzufügen und dieses dann durch das Tauschen einzelner Elemente auf die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen. Um die Kalkulation zuverlässig umsetzen zu können, musste durch die Spezialisten von premium technologies zunächst die Einzelkalkulation außer Kraft gesetzt werden. Andernfalls hätte die Änderung des Bundles auch eine Preisänderung mit sich gezogen. Bei der Angebotslegung lässt sich nun auch bestimmen, ob die Einzelkomponenten samt Preis ausgegeben oder verborgen werden sollen.

Neben dem Haufe X360-Warenwirtschaftsmodul hat GeoCollect auch das Modul Buchhaltung und Finanzwesen im Einsatz. So können ebenfalls Einkauf und Verkauf, Zahlungen, Steuern und die gesamte Buchhaltung homogen in einem System abgebildet werden.

Aktuell sind drei Mitarbeiter an das System angeschlossen, die hauptsächlich am Desktop mit der Plattform arbeiten. „Wir sind mit Haufe X360 und der Arbeit von premium technologies zufrieden!“, resümiert Michael Follmar, Innendienst-Mitarbeiter bei GeoCollect. „Die Implementierung hat größtenteils reibungslos funktioniert und wir hatten mit dem Team von premium technologies konstante Ansprechpartner an unserer Seite, die uns über den gesamten Prozess hinweg begleitet und beraten haben. So konnten wir im Herbst 2021 direkt auf das Live-System umsteigen. In der Einarbeitungsphase erhielten wir zudem viele wertvolle Tipps zur effizienten Arbeit mit unserem neuen ERP. Mittlerweile unterstützt uns Haufe X360 im Tagesgeschäft und hat viele Abläufe für uns vereinfacht.“

Dandy Seiler, Anwendungsentwickler bei premium technologies, war für die Umsetzung der Bundle-Anpassungen verantwortlich. Er geht mit vielen Learnings aus dem Projekt heraus. „Natürlich mussten wir uns erst mal in die konkrete Konstellation bei GeoCollect hineindenken. Nach Rücksprachen mit Haufe konnten wir die Kalkulation der Bundles dann aber entsprechend der Kundenwünsche anpassen. Wir gehen davon aus, dass die Bundles für andere Anwender interessant sein könnten und arbeiten daran, die Option weiterhin aktuell und mit den neusten Updates kompatibel zu halten.“

Michael Follmar von GeoCollect GmbH resümiert nach ca. sechs Monaten: “Trotz kleinerer Verständigungsprobleme am Anfang konnte durch die tatkräftige Unterstützung von Dandy Seiler und seinen Kollegen das System auf unsere Anforderungen und Wünsche gut angepasst werden. Eine schnelle Bearbeitungszeit und professionelle Lösungsfindung können wir den Partnern von premium technologies gern bestätigen.“