Prozessoptimierung durch auftragsbezogene Einkäufe

Artikelpositionen aus einer Auftragsbestätigung sollte man direkt in eine Bestellung übernehmen. So erspart man sich ein erneutes Abtippen und vermeidet Übertragungsfehler. Das spart daher nicht nur Zeit, sondern verhindert auch präventiv Probleme beim Einkauf durch evtl. fehlerhafte Daten.

Hierfür markiert man die zu bestellenden Positionen in der Auftragsbestätigung mit gedrückter STRG- oder SHIFT-Taste. Über das Optionsmenü im Ordner „Einkauf“ wird die Funktion „Bestellung erzeugen“ aufgerufen und eine auftragsbezogene Bestellung mit direkter Verknüpfung zur Auftragsbestätigung erzeugt.

Praktische Gesamtübersicht dank Sammelmappe

Für alle Sage 100 Anwender, die regelmäßig mit Kunden und Lieferanten in Kontakt sind, bietet die Sammelmappe eine praktische Gesamtübersicht aller Belege, Dokumente und Notizen zu dem jeweiligen Kunden oder Lieferanten. So hat man wichtige Daten jederzeit und anschaulich zur Hand.

Die Sammelmappe finden Sie über die Optionen in den Stammdaten der Adressen, Kunden oder Lieferanten.

Übersichtsoptimierung durch Vorfilter

Für alle Sage 100 Anwender, die eine bessere Übersicht in den Auskünften benötigen, können mithilfe von Vorfiltern eigene Suchkriterien definiert und gespeichert werden. Hierzu wählt man in einer beliebigen Auskunft die Funktion „Datensätze wählen“. An dieser Stelle kann man Kriterien hinzufügen und speichern. Im Gegensatz zu einem normalen Spaltenfilter wird der Vorfilter auch nach Verlassen der Maske gespeichert.

Beispielsweise kann die Sage 100 Angebotsauskunft dazu genutzt werden, um sich die offenen Angebote aus dem Vorjahr anzeigen zu lassen (ab einem bestimmten Nettobetrag). Die entsprechenden Kunden aus dieser vorgefilterten Liste können dann nach und nach kontaktiert werden, um festzustellen, ob noch Interesse an dem Angebot besteht oder nicht.

Wird der Vorfilter nicht mehr benötigt, wird er einfach zurückgesetzt und bei Bedarf wieder aufgerufen.

Effizienter Belegablauf mit dem Workflow-Assistent

Die Sage 100 bietet die Möglichkeit, den Belegablauf im Ein- und Verkauf über den Workflow-Assistenten in der Sage 100 Administration vorzugeben. Der Vorteil ist, dass Belegarten, die nicht verwendet werden, einfach ausgeblendet werden können. Dadurch wird die Auswahl übersichtlicher und unerwünschte Folgebelege können nicht mehr versehentlich selektiert werden.

Die nötige Einstellung finden Sie in der Sage 100 unter Administration und Workflow. Dort kann man den Belegablauf definieren, den entsprechenden Ursprungsbeleg wählen, um im nächsten Schritt den möglichen Folgebeleg zu markieren und mit „>“ in die Auswahl bringen. Zum Entfernen markiert man einfach die entsprechende Stelle eines ausgewählten Folgebelegs und bestätigen mit „<“.

Auch können Belegarten deaktiviert werden, die ungenutzt bleiben, um den Belegablauf zu optimieren. So kann z. B. auf eine Auftragsbestätigung nicht direkt eine Rechnung folgen, sondern es muss vorher ein Lieferschein erstellt werden.

Automatisierung der Belegzuordnung

Die direkte Belegzuordnung der Ansprechpartner eines Kunden bzw. Lieferanten zu den jeweiligen Sage 100 Belegarten bietet Vorteile und Nutzen für Ein- und Verkauf sowie für das Rechnungswesen. Durch diese Funktionalität kann der jeweils gewählte Ansprechpartner für eine bestimmte Belegart vorselektiert werden. Dadurch muss man den Ansprechpartner bei der Belegerfassung nicht mehr manuell auswählen. Beim Versenden des Beleges per E-Mail wird die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners automatisch gesetzt.

In den Stammdaten der Adressen, Kunden oder Lieferanten markiert man unter dem Register „Ansprechpartner“ die gewünschte Person und drückt die Schaltfläche „Belegzuordnung“. Anschließend markiert man eine beliebige Belegart und weist diese dem Ansprechpartner zu. In den Feldern „An“, „Cc“ und „Bcc“ kann man zudem weitere Empfänger hinterlegen. Über die Spalte "Original per Mail" wird der Druckprozess übersteuert und der Beleg per E-Mail an den Ansprechpartner gesendet.

Beispielsweise könnte man dadurch definieren, dass die ersten beiden Mahnungen immer an eine bestimmte Person gehen und ab der dritten Mahnung die Geschäftsleitung automatisiert ins CC genommen wird.

Erfassungszeit verkürzen durch Optimierung des Feldansprungs

Durch die einfache Optimierung des Feldansprungs verbessert man schnell und einfach die Bearbeitungszeit in jeder Erfassungsmaske, da nur noch die Felder anspringen, die man bearbeiten will bzw. muss.

In einer Erfassungsmaske geht man über das Optionsmenü in die Einstellungen und ruft „Feldansprung anpassen“ auf. Anschließend wählt man die anzupassende Maske aus und hakt die Felder ab, die angesprungen werden sollen.

So kann z. B. bei der Belegerfassung im Verkauf konfiguriert werden, dass nur die Felder „Artikelnummer“ und „Menge“ angesprungen werden, um die Erfassungszeit zu verkürzen.

Mehr Verkaufsoptionen durch alternative Artikel

Besonders praktisch für die Angebotsphase ist die Möglichkeit, zu einem Artikel einen weiteren als Alternative anzubieten. Der Kunde muss dann für den Auftrag entscheiden, ob er den normalen Artikel, den alternativen Artikel oder beide bestellt.

Fazit

Mit den praktischen 7 Tipps und Tricks von Datatronic Software optimiert man schnell und einfach Funktionen der Sage 100 für die Warenwirtschaft. Mit ein paar Einstellungen verbessert man Prozesse im Ein- und Verkauf, effiziert die Bearbeitungszeiten dank Automatisierungen und spart sich doppelte, manuelle und somit fehleranfällige (Daten-)Übertragungen. Mit der praktischen Sammelmappe und der Vorfilterfunktion behält man jederzeit den Überblick.

Wenn man trotzdem Sage 100 mit professioneller Unterstützung optimieren will, kann man sich Hilfe bei den Profis der Datatronic Software AG holen und eine individuelle Lösung für die Anwendung gemeinsam entwickeln.

* Haftung für Probleme, die selbst verursacht wurden und/oder nach dem Lesen dieses Beitrags entstanden sind, können verständlicherweise nicht übernommen werden. Mit diesem Artikel möchte Datatronic Software AG praktische Optimierungsmöglichkeiten für Sage 100 anzeigen und entsprechende Umsetzungswege für Fachleute bieten.

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