Laut einer neuen globalen Studie von ABBYY, ein Unternehmen für Digital Intelligence, gaben 58% der befragten Mitarbeiter in Deutschland an, dass ihre Arbeit dadurch erschwert wird, dass sie nicht auf Daten in Dokumenten zugreifen können, die für ihre Arbeit erforderlich sind. 95% der Befragten verbringen bis zu 8 Stunden pro Woche damit, in Dokumenten nach Informationen zu suchen, die sie unter anderem für die Kundenbetreuung benötigen. Ein Viertel (25%) verliert somit wöchentlich einen gesamten Arbeitstag an Zeit. Unter der Herausforderung, dass geschäftskritische Informationen heute in verschiedensten digitalisierten Dokumenten enthalten sind, einschließlich PDFs, Excel-Tabellen, E-Mails, Bildern, Textnachrichten oder Chatbot-Konversationen, können Mitarbeiter ihre Zeit nicht optimal nutzen. Das kann sich negativ auf Geschäftsentscheidungen und das Kundenerlebnis auswirken – und es kann Auswirkungen darauf haben, dass Mitarbeiter unter aktuellen Bedingungen, in der zahlreiche Arbeitnehmer mit Kündigungsgedanken spielen, ihren Arbeitsplatz verlassen.

Mitarbeiter möchten weniger Zeit mit der manuellen Suche nach Informationen und mehr Zeit mit strategischen und bedeutungsvollen Aufgaben, wie dem Aufbau von Kundenbeziehungen verbringen, die sie motivieren und ihren Einfluss erhöhen. Nicht oder nur schwer auf Daten in Dokumenten zugreifen zu können führt jedoch zu Verzögerungen bei der Durchführung von Prozessen (46%), zu vermehrten manuellen Tätigkeiten (33%), zu Fehlern (28%) und zu schlechten Kundenerlebnissen (15%). Demotivierte Mitarbeiter müssen dann einspringen, um Fehler zu beheben und Lücken zu schließen, was sie davon abhält, sich auf anspruchsvollere, komplexere Projekte zu konzentrieren. Über ein Viertel (26%) ist der Meinung, dass KI-Technologien zur Verarbeitung von Dokumenten hier Abhilfe schaffen können.

Die Mitarbeiterbindung und das Kundenerlebnis mit KI stärken

In der aktuellen Zeit von Pandemie und großer Resignation, in der es immer schwieriger wird, Talente zu gewinnen und zu halten, können KI-Lösungen wie die Automatisierung der intelligenten Dokumentenverarbeitung die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und ihre Begeisterung und ihr Engagement am Arbeitsplatz erhöhen – und somit auch die Kundenbeziehungen stärken. Tatsächlich bejahten 56% der Mitarbeiter, dass KI-gestützte Software mit kognitiven Fähigkeiten ihren Arbeitsalltag einfacher machen würde und weitere 26% stimmten zu, dass sie nicht nur für mehr Zufriedenheit unter Mitarbeitern führen würde, sondern auch das Kundenerlebnis verbessern kann.

Die Studie zeigt, dass Unternehmen, die in KI-basierte Lösungen für die Dokumentenverarbeitung investieren, das Engagement und den Erfolg ihrer Mitarbeiter steigern können. So wären 69% der Befragten bereit, „KI-Skills“ zu nutzen, die den Inhalt und Kontext von Dokumenten verstehen und dadurch Fehler reduzieren und die Effizienz steigern. Vier von zehn (41%) sagen, dass KI-basierte Lösungen ihnen ermöglichen würden, an erfüllenderen, kreativeren Aufgaben zu arbeiten und sie von der manuellen Dateneingabe zu entlasten. Und 23% sind der Meinung, dass „KI-Skills“ sie in die Lage versetzen würden, schneller bessere Entscheidungen zu treffen und ihnen mehr Zeit geben würden (34%), um auf die Bedürfnisse ihrer Kunden einzugehen (25%).

"Auch im heutigen digitalen Zeitalter kommt man an der Verwendung von Dokumenten in keinem Unternehmen vorbei. Gerade in Zeiten, in denen Angestellte zunehmend mit dem Gedanken spielen, Arbeitgeber zu verlassen, die ihnen nicht die Möglichkeiten, Tools und Unterstützung bieten, die sie benötigen, ist es wichtig, Mitarbeiter mit Lösungen wie KI-Technologien zu fördern, insbesondere wenn es sich um dokumentenzentrierte Aufgaben handelt“, sagt Weronika Niemczyk, Chief People Officer bei ABBYY. „Der Einsatz von KI-Skills für die Bearbeitung von Dokumenten führt zu erheblichen Vorteilen – nicht nur in Bezug auf die Geschwindigkeit von Prozessen und die Reduzierung von Fehlern, sondern er verringert auch den Bedarf an zusätzlichem Personal. Das Ergebnis sind zufriedenere und engagiertere Mitarbeiter, die mehr Zeit haben, um sich den Aufgaben zu widmen, auf die es ankommt – nämlich hervorragende Kundenerlebnisse zu bieten und kreative Problemlösungen zu finden."

Erfahren Sie mehr darüber, wie ABBYY dokumentenzentrierte Herausforderungen mit seiner No-Code-Plattform und dem Marktplatz für KI-Skills löst: ABBYY Vantage.

Methodik

Diese Studie über Herausforderungen beim Zugriff auf Daten in Dokumenten, den weiteren damit verbundenen Auswirkungen und der Rolle, die Software und Automatisierungstechnologien dabei spielen, wurde von ABBYY in Auftrag gegeben und von Sapio Research im September/Oktober 2021 mit 5.025 Büroangestellten aus den USA, Großbritannien, Frankreich, Deutschland and Japan in Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern durchgeführt.