Das einfachste Beispiel für Timeboxing kennen Sie aus der Schule: Der traditionelle Stundenplan. Angepasst auf die Arbeitswelt ist Timeboxing nichts anderes als ein geplanter, strukturierter Arbeitstag mit Zeitfenstern (Timeboxes) für definierte Tätigkeiten. 

Timeboxing ist eine von vielen Methoden zur Optimierung des Workflows. Die Methode kann von Freiberuflern bis hin zu großen Unternehmen eingesetzt werden. Beim Timeboxing vergeben Sie einem Projektschritt oder einem Arbeitsschritt einen definierten Zeitrahmen und legen dabei höchsten Wert auf das Einhalten des geschätzten Zeitaufwands. 

Welchen zeitlichen Umfang hat eine Timebox

Diese Frage ist nicht pauschal zu beantworten. Eine Timebox kann aus Stunden, aber auch aus Tagen und Wochen bestehen, je nach Aufgabe, Größe des Teams und der Zielsetzung. Verschaffen Sie sich zu Beginn des Arbeitstages einen Überblick über Ihre fälligen Aufgaben. Weisen Sie die Aufgaben den einzelnen Timeboxes zu, oder setzen die komplette Aufgabe als Timebox. Je nachdem wie fein die Aufgaben strukturiert sind. 

Die Dauer der Timebox zu setzen ist eine Herausforderung und bedarf Erfahrung. Achten Sie darauf, dass der Zeitrahmen so gesetzt wird, dass die Umsetzung der Aufgaben gut möglich ist.  Ist der Zeitrahmen zu eng gesetzt und werden zusätzlich noch Zwischenergebnisse festgelegt, kann es passieren, dass aufgrund des Zeitdrucks die Abarbeitung der Aufgaben nicht ordentlich erfolgen kann. Wird der Zeitrahmen zu weit ausgedehnt, lauert die Gefahr, dass Sie auf Ablenkungen reagieren.

Bündeln Sie ähnliche Aufgaben zu einer Timebox. Statt zum Beispiel E-Mails immer mal wieder zu prüfen und zu beantworten, erstellen Sie besser zwei Timeboxes in denen Sie alle bis dahin eingegangenen E-Mails direkt lesen und beantworten. 

Denken Sie auch daran, eine Timebox als Pause oder auch als Puffer einzuplanen, um unvorhergesehene Störungen abzuarbeiten. 

Fokus und Disziplin – der Schlüssel zum Erfolg

Nur wenn Sie konsquent und fokussiert die Timeboxes mit dem vorgegebenen Zeitrahmen einhalten, werden Sie sich am Ende des Arbeitstags darüber freuen, dass Sie alle geplanten Aufgaben tatsächlich erledigt haben. 

Timeboxing mit Xpert-Timer

In der Projektzeiterfassung können Sie alle Aufgaben, bzw. Tätigkeiten zu Projekten zeitlich planen und schätzen. Damit ergeben sich einzelne Timeboxes, die Sie systematisch abarbeiten. 

Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag jeden Tag aufs Neue, indem Sie für jede Timebox eine Dauer angeben und die Aufgabe priorisieren. Erstellen Sie nicht schon für die Zukunft Ihre To-Do Liste, sondern planen Sie Ihren Arbeitstag täglich aufs Neue. Mit Xpert-Timer können Sie die einzelnen Arbeitsschritte per „Start/Stopp“ Knopf automatisch zeitlich festhalten und somit im Nachhinein prüfen, ob Ihre zeitliche Schätzung gut, zu knapp oder zu lang war. 

Den gesamten Arbeitstag können Sie ganz einfach als Arbeitspaket speichern und bei Bedarf wiederverwenden, sollten sich die Tätigkeiten öfters wiederholen.

Ist eine Timebox zeitlich abgelaufen, wird zur nächsten übergegangen. Wurde die Tätigkeit abgeschlossen, wird die Aufgabe abgehakt und ist erledigt. Ist sie noch nicht beendet, wird sie für die die nächste verfügbare Timebox in der Kategorie übernommen und der Status auf „in Bearbeitung“ gesetzt.

Starten Sie gleich morgen mit Timeboxing

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