Das Problem potenziert sich, wenn man die Geschwindigkeit bedenkt, mit der digitale Entwicklungen voranschreiten. Manche Technologien entwickeln sich so schnell, dass allein die Entscheidungsprozesse dafür oder dagegen in Unternehmen und Ämtern kaum hinterherkommen. Deutlich sichtbar wird der Bedarf an digitalen Strategien ironischerweise im Epizentrum der Bürokratie selbst, nämlich in der öffentlichen Verwaltung. Durch Stellenabbau und Budgetkürzungen droht manchen Behörden der Kollaps. Doch es gibt auch einen Hoffnungsschimmer – ausgerechnet an der Spitze des Bundesverwaltungsamtes.

Der BVA-Präsident als Pionier der Behörden-Digitalisierung

Christoph Verenkotte heißt der Mann, auf den viele Befürworter von Automatisierungsprozessen bauen. Der Präsident des Bundesverwaltungsamtes ist seit Jahren eine der treibenden Kräfte hinter den Bemühungen, die staatlichen Behörden für Prozessautomatisierung und Software-Roboter zu öffnen, wie sich sehr gut an einem Interview mit eGovernment nachvollziehen lässt. Kein Wunder, warnt Verenkotte gegenüber n-tv doch auch vor dem nahenden Kollaps mancher Behörden, wenn es so weitergeht wie bisher. Für ihn heißt es nun, einmal die Anbieter heranzuführen an die Bedürfnisse von Behörden und gleichzeitig die eigenen Mitarbeiter darauf vorzubereiten, dass es in puncto Prozessautomatisierung einige einschneidende Veränderungen geben wird. Eine Mammutaufgabe, die nicht nur die öffentliche Verwaltung, sondern auch die Branche der Robotikanbieter gehörig durcheinanderwirbeln könnte.

Was Robotic Process Automation in der Verwaltung konkret bewirken kann

RPA kann fast jeden regelbasierten Prozess übernehmen, dessen Quellen digital sind. Anders gesagt: Schickt ein Bürger einen Antrag per Mail als PDF, so kann ein Roboter wie unser b4 Virtual Client von AmdoSoft diese Mail öffnen, der entsprechenden Bürgerakte zuordnen, das Dokument auf Vollständigkeit und Plausibilität prüfen und anschließend den jeweiligen Verwaltungsprozess initiieren. Das Ganze passiert in Bruchteilen von Sekunden, tausendfach am Tag, ohne Pause, ohne Krankschreibungen und annähernd fehlerfrei. Gleichzeitig behält der Mensch aber die volle Kontrolle, kann semi-automatisiert jeden Prozessschritt prüfen und notfalls korrigieren. Die ohnehin überlasteten Mitarbeiter der Behörde können sich dann Vorgängen widmen, die juristisch komplexer oder interpretativer sind.

Die Angst vor dem Roboter ist unbegründet

Von Unternehmen der freien Wirtschaft hören wir bei AmdoSoft immer wieder von der ablehnenden Haltung der Mitarbeiter gegenüber dem b4 Client oder generell dem Thema Automatisierung. Oft lassen sich diese Ressentiments aber schnell entkräften, denn RPA hilft durch Effizienzsteigerung und die Übernahme repetitiver Aufgaben jedem im Unternehmen. Bei Behörden ist die Sachlage noch eindeutiger. Da die meisten Ämter sowieso unterbesetzt und überlastet sind, droht wohl keinem die Kündigung, wenn ein RPA-System installiert wird. Vielmehr schafft die Behörde dann endlich das, wofür sie einmal geschaffen worden ist. Das macht den Bürger und Steuerzahler zufriedener und letztlich auch den Verwaltungsangestellten. Dieser hat dann nämlich mehr Zeit für komplexe Vorgänge und muss nicht dreihundert Mal am Tag dieselbe eintönige Arbeit machen.

Der Startschuss ist gefallen – doch kaum einer rennt los…

Nicht nur dank progressiven Kräften wie Verenkotte ist Prozessautomatisierung in der öffentlichen Verwaltung längst keine ferne Zukunftsvision mehr, sondern bereits jetzt Realität. In Bonn gibt es bereits erste Versuche mit Chatbots, die auf Bürgeranfragen vorgefertigte Antworten geben können, damit nicht Mitarbeiter immer wieder und wieder dieselbe Auskunft geben müssen. Doch viele andere Kommunen tun sich schwer. Das liegt vor allem an der Zaghaftigkeit der Entscheider sowie am Umstand, dass Kommunen nicht profitorientiert arbeiten und den konkreten Nutzen von RPA und KI nicht erkennen (wollen). Auch fehlt es an einer vollständig digitalen Bürgerakte und dem lückenlosen Datentransfer zwischen den einzelnen Behörden. Es ist also noch ein gutes Stück zu gehen, ehe man von einer digitalen Bürokratie sprechen kann.

Wir von AmdoSoft stehen mit unserem b4 Virtual Client bereit, um Unternehmen, aber eben auch Kommunen und Ämtern dabei zu helfen, effizienter zu arbeiten und die Mitarbeiter von repetitiven Prozessen zu befreien. Wir freuen uns darauf, Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen zu können.