Visable betreibt B2B-Plattformen wie wlw und EUROPAGES und bietet Online-Marketing-Dienstleistungen in 29 europäischen Ländern an. An den Standorten Hamburg, Berlin, Münster, Paris sowie in Belgien, Österreich und der Schweiz beschäftigt das Unternehmen derzeit 410 Mitarbeiter. Um die unternehmensweiten Abstimmungs- und Freigabeprozesse zu vereinfachen und transparenter zu gestalten, entschied sich Visable für die Einführung einer Softwarelösung zur Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses. Die Wahl fiel auf YAMBS.Invoice des Stuttgarter Software- und Beratungsunternehmens Software4Professionals.

„Entscheidend war für uns vor allem die vorhandene Schnittstelle zu SAP und dass die Software ohne spezielle IT-Unterstützung mithilfe von Tabellen komplett im Fachbereich gepflegt werden konnte“, erläutert Iris Nutsugan, Senior Accountant Manager bei Visable. YAMBS.Invoice ermöglicht die automatische Verarbeitung von Lieferantenrechnungen in SAP und spart auf diese Weise Zeit und Kosten. Belege werden über einen elektronischen Workflow automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Aufgrund einer Monitoring-Funktion ist die Transparenz im gesamten Prozess gesichert. Zusätzlich zur Workflow-Lösung entschied sich Visable für das Tool YAMBS.smart.PDF, das die automatische Erfassung elektronischer Rechnungen im PDF/A-Format ermöglicht.

Die Einführung verlief unkompliziert, da vieles mithilfe von Templates im Fachbereich vorbereitet und durchgeführt wurde. Beispielsweise übernahm Visable eigenständig die Extrahierung von E-Mail-Anlagen und den Transfer der Dateien auf das Übernahmeverzeichnis für YAMBS.smart.PDF. Nach einer einmonatigen Testphase ging YAMBS im November 2019 live. Bisher wurde die Software in sechs Buchungskreisen in Deutschland, Österreich und der Schweiz eingeführt. In Kürze ist der Roll-out in Frankreich und Belgien geplant, der von Visable selbst durchgeführt werden wird. Dafür wurde von Software4Professionals eine Sonderprogrammierung vorgenommen, welche die Kontonummern des französischen Landeskontenplans, die so genannten „alternativen Konten“ in SAP, im Freigabeprozess integriert.

YAMBS.Invoice hat sich bereits vielfach bewährt. „Es vereinfacht die Prozesse enorm, wenn ich mich vom Beleg zur Rechnung durchklicken und auf Knopfdruck sehen kann, welcher Kollege die Rechnung freigegeben hat und wie der aktuelle Stand ist“, erläutert Nutsugan die Vorteile. Zur Zeit der Einführung war noch nicht vorhersehbar, wie wichtig der digitalisierte Rechnungseingang ein paar Monate später werden würde. CFO Volker Wahl ist von der Software überzeugt und schätzt die Vorteile: „Das Tool hat die standortübergreifende Zusammenarbeit deutlich vereinfacht und transparenter gemacht. Als das Büro im März 2020 Corona-bedingt geschlossen wurde, waren wir froh, dass wir die Eingangsrechnungsprozesse mit YAMBS bereits digitalisiert hatten. Wir konnten ohne Probleme alle Arbeiten rund um die Eingangsrechnungen auch von zu Hause aus so weiterführen wie gewohnt.“ In Kürze werden auch die Kollegen in Frankreich und Belgien vom digitalisierten Rechnungseingang profitieren.