Platz nehmen auf dem digitalen Stuhl

Als technische Basis des „virtuellen Bürgerbüros“ dient die Collaboration-Plattform Cisco Webex. Darauf basierend wird das „virtuelle Bürgerbüro“ nahtlos in die Website, zum Beispiel eines Bürgeramtes, eingebunden. Die Besucher gelangen von dort zu den virtuellen Büros, bei denen die jeweiligen Öffnungszeiten vermerkt sind. Beim „Betreten“ sehen sie, ob gerade ein „Stuhl“ frei ist, ob sie sich noch im virtuellen Wartebereich aufhalten und wie lange sie dort warten müssen. „Die Anwendung arbeitet sehr serviceorientiert“, sagt Frank Dittmar, Business Development Manager bei der Pan Dacom Networking AG und Presseverantwortlicher der Innovation Alliance. „Das System ermöglicht eine Live-(Video-)Beratung. Dokumente und Anträge lassen sich gemeinsam per Desktop-Sharing besprechen, bearbeiten und ausfüllen. Das ist ein großer Vorteil gegenüber der klassischen Beratung per Telefon.“

Sind virtuelle Wartebereiche überfüllt oder virtuelle Büros geschlossen, können Bürger Online-Termine vereinbaren. Sie erhalten die Termindetails im Anschluss via SMS und E-Mail; über einen integrierten Link werden die Bürger zum Startzeitpunkt direkt mit dem gewünschten Behördenmitarbeiter verbunden. Einrichten lassen sich auch digitale Bürger-Sprechstunden, Pressekonferenzen und Events. Die Anwendung lässt sich auf jeder beliebigen Webseite einbinden und ist so zum Beispiel auch für Krankenkassen und Versicherungen für die Kundenberatung interessant.

Best Practice: Landkreis Regensburg

Der Landkreis Regensburg ist im Sommer 2020 als erste Kommune Deutschlands mit dem digitalen Bürgerbüro gestartet. „Bereits nach wenigen Monaten zeigen sich die großen Vorteile für Nutzer als auch Mitarbeiter. Die Nutzerzahlen für die digitalen Services steigen kontinuierlich. Die Lösung ist schnell zu implementieren und einfach in der Anwendung. Deshalb trifft das digitale Angebot bei behördlichen Mitarbeitern auf breite Akzeptanz“, sagt Markus Leitner, Niederlassungsleiter des Standortes Regensburg der SWS Computersystem AG.

Pandemie fördert digitale Verwaltungsangebote

Die Lösung ist multilingual sowohl auf Smartphones, Tablets als auch am PC und Notebooks nutzbar, was ein breites Einsatzspektrum ermöglicht. Aufgrund individuell anpassbarer Wartebereiche kann das virtuelle Bürgerbüro auch in hochfrequentierten Bereichen zum Einsatz kommen. „Digitale Verwaltungsangebote sind immer gefragter. Das spüren wir seit einigen Monaten deutlich“, führt Dittmar aus. „Sie entlasten die Behörden, sind aber auch stark imagefördernd. Sicherlich hat die Corona-Pandemie da einen weiteren Schub geleistet.“
Die Innovation Alliance ist ein Kompetenzverbund aus mehreren Unternehmen der IT-Branche. Als Ansprechpartner zum Thema Digitalisierung im Mittelstand berät sie Städte und Kommunen in Digitalisierungsfragen und begleitet bei der Umsetzung und dem Betrieb der Lösungen.