Herausforderung

„Unsere Rechnungsläufe haben einfach zu viel Zeit in Anspruch genommen“, so umreißt Michael Stojkovic, Leiter Rechnungswesen der Lebenshilfe Frankfurt am Main, was ihn und seine Mitarbeiter seinerzeit umtrieb. Grund dafür war das stetige Anwachsen der Aktivitäten des gemeinnützigen Vereins und der gGmbH, die heute dreizehn Einrichtungen im Raum Frankfurt mit über 500 Mitarbeitern unterhalten – im Jahr 2014 waren es noch 200 Mitarbeiter. „Mit dem dezentralen Wachstum ist auch das Volumen der eingehenden Rechnungen gestiegen“, so Michael Stojkovic weiter. Was zunächst noch funktionierte – die Weiterleitung aller eingehenden Rechnungen von den Einrichtungen zur Buchhaltung nach Frankfurt, die dortige Digitalisierung und erneute Rücksendung an die zuständigen Mitarbeiter vor Ort mit abschließender Kontierung in der Buchhaltung – erwies sich schließlich als zu zeitaufwendig. „Im Schnitt vergingen auf diese Weise zwei bis drei Wochen, bis Rechnungen durch uns bezahlt werden konnten, und wir konnten keine Skonti nutzen. Ebenso kam es durch Verzögerungen immer wieder zu Mahnungen durch unsere Kreditoren“, sagt Kim-Peter Lippe, Teamleiter Buchhaltung bei der Lebenshilfe Frankfurt. Angesichts von mittlerweile 4000 eingehenden Rechnungen jährlich galt es daher, diesen Workflow effizient zu beschleunigen. Ebenso sollte die routinemäßige Prüfung durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften erleichtert werden.

Lösung

Nach einer eingehenden Marktanalyse hat sich die Lebenshilfe Frankfurt für die Dokumentenmanagementlösung Therefore in Kombination mit dem OCR-Tool IRIS Powerscan von Canon entschieden. Partner bei der Implementierung war der Canon Partner PK Office aus Mönchengladbach. „Die Gespräche mit PK Office haben gezeigt, dass wir eine Partnerschaft auf Augenhöhe eingehen können, zudem ist Canon flexibel auf unsere besonderen Anforderungen eingegangen, etwa bei der Programmierung einer individuellen Schnittstelle zu unserem internen DATEV-System“, schildert Michael Stojkovic. Jede in Therefore freigegebene Zahlung wird heute automatisiert an DATEV übertragen, so dass die finale Überweisung an den Leistungserbringer erfolgt. Weitgehend automatisiert stellt sich auch der gesamte Eingangsrechnungsworkflow mit Therefore heute dar. Kreditorenrechnungen werden weiterhin in der zentralen Buchhaltung gescannt, aber bereits in diesem Schritt durch IRIS Powerscan nach definierten Parametern den entsprechenden Kreditoren zugeordnet. Die Rechnungen erreichen die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vor Ort dann über den Therefore- Client. Nach der Freigabe erfolgt die Rückmeldung automatisch an die zentrale Buchhaltung. „Liegengebliebene Rechnungen im E-Mail-Postfach gehören der Vergangenheit an, ebenso wie das aufwendige Versenden via E-Mail zwischen Buchhaltung und unseren Einrichtungen vor Ort“, fasst Teamleiter Kim-Peter Lippe zusammen.

Nutzen

Die Vorteile der Therefore-Installation liegen für die Lebenshilfe auf der Hand. „Zum einen bleibt unseren Kollegen und Kolleginnen vor Ort mehr Zeit für das Wesentliche, die Arbeit mit den Menschen, die wir betreuen“, stellt Michael Stojkovic fest und bringt damit ein wesentliches Thema sozialer Einrichtungen auf den Punkt. Denn oft fehlt dort die Zeit, ein Hauptaugenmerk auf die wirtschaftlichen Belange zu legen, die gleichwohl eine zentrale Rolle spielen, gerade angesichts der Gemeinnützigkeit, die strengen Prüfungen unterliegt. „Hier übernimmt Therefore den nötigen Workflow. Alles, was vor Ort nötig ist, ist die Freigabe nach der entsprechenden Benachrichtigung, der Rest läuft automatisiert ab“, sagt Kim-Peter Lippe. Kreditoren müssen nicht mehr manuell zugeordnet werden. „So können wir heute alle Skonti nutzen. Und diese Lösung hat das Bewusstsein unserer Teams verändert: sie sehen ganz bewusst, dass sie Teil eines wesentlichen wirtschaftlichen Prozesses sind. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, aktiver als bisher mitzuwirken“, so das Fazit von Michael Stojkovic. Neben der Entlastung der Mitarbeiter hat die Lebenshilfe mit Therefore auch mehr Transparenz geschaffen, was nicht zuletzt die Prüfbarkeit durch externe Wirtschaftsprüfer deutlich erleichtert.