Das erste Halbjahr 2020 hat es mit aller Deutlichkeit gezeigt: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen macht Unternehmen widerstandsfähiger. Der Treibstoff für die digitale Zukunft sind dabei die Daten. In den meisten Unternehmen ist das Thema Datenqualität jedoch äußerst unpopulär, weil viele die Nachhaltigkeit einer Dateninspektion in Zweifel ziehen. Nicht ganz zu Unrecht. Der Software-Anbieter proALPHA rät Unternehmen, sich diese vier zentralen Fragen zu stellen: 

1. In welchen Prozessen beeinflussen Daten maßgeblich die Produktivität?
Nicht jedes Schräubchen ist im großen Getriebe eines Unternehmens gleich wichtig. Daher gilt es, diejenigen Abläufe zu identifizieren, in denen fehlerhafte oder unvollständige Daten erfolgsentscheidend sind. Denn mangelhafte Daten können zu großem Mehraufwand und damit hohen Kosten führen, etwa durch die falsche Übernahme von Teiledaten aus der Stückliste in die Arbeitsaufträge. Oder sie vergrößern das Lieferrisiko, weil viel zu spät erkannt wird, dass ein Kunde nicht 100, sondern 1.000 Stück geordert hat und jetzt das nötige Material nicht auf Lager ist. Teil dieser ersten Analyse sollte auch die Frage sein, ob alle Bereiche jederzeit und von überall schnellen Zugang zu den für sie relevanten Informationen haben.

2. Was ist für uns ein guter Datensatz?
Im nächsten Schritt heißt es Qualitätskriterien definieren – zugeschnitten auf das Unternehmen und die jeweilige Abteilung. Dabei gilt es nicht nur zwischen Bewegungs- und Stammdaten zu differenzieren. Schon die Anforderungen an Kundeninformationen und Interessentendaten können sich wesentlich unterscheiden. So erfordert die Kommunikation mit Kunden möglicherweise eine E-Mail-Adresse, um sie im Fall eines Rückrufs schnell zu benachrichtigen. Für Interessenten trifft dies dagegen nicht zu. Der ERP-Hersteller proALPHA rät Unternehmen daher, sich zu diesem Punkt ausreichend Gedanken machen. Nur so gehen sie sicher, keinen wichtigen Qualitätsaspekt zu übersehen. 

3. Wo lässt die Datenqualität aktuell zu wünschen übrig?
Dann geht es ans Eingemachte: Die vorhandenen Datenpools sollten nicht nur auf offensichtliche Kriterien wie Vollständigkeit und Richtigkeit untersucht werden. Zu den weiteren Prüfpunkten gehören zahlreiche weitere Aspekte, etwa die Einhaltung von Archivierungs- oder Löschpflichten. Wer hier genau analysiert und konsequent bereinigt, sorgt direkt für mehr Effizienz in erfolgskritischen Prozessen – und stärkt die Compliance.

4. Wie lässt sich Datenqualität langfristig sicherstellen?
Mit einem einmaligen Datentuning ist es nicht getan. Denn sowohl Stamm- als auch Bewegungsdaten ändern sich kontinuierlich. Das beginnt bei Serien- und Chargennummern von Teilen und endet bei Angebots- und Bestellinformationen. Laufende, möglichst automatisierte Kontrollen, Plausibilitätsprüfungen und Workflows unterstützen dabei, den mühsam erarbeiteten Qualitätsstandard zu halten. Oder ihn sogar weiter auszubauen. 

Checkliste für den Mittelstand
Mit diesen vier Fragen rücken Unternehmen dem ungeliebten Thema Datenqualität strukturiert und fokussiert zu Leibe. Um es ein für alle Mal in den Griff zu bekommen, hat der ERP-Hersteller proALPHA eine praxisorientierte Checkliste aufgelegt. Sie umfasst die knapp 30 häufigsten Fragen für saubere Daten. Die Checkliste ist hier kostenlos zum Download verfügbar.

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