Software Audits sind stets ein Dorn im Auge der CIOs und Software Lizenzmanager. Besonders gefürchtet dabei sind Micro Focus Audits (Micro Focus Lizenzaudits), da dieser Software-Hersteller für seine aggressiv geführten Software Audits bekannt ist. Im Gegensatz zu anderen macht dieser Vendor auch keinen Hehl daraus. Auf seiner Internetseite zu der Micro Focus Compliance Policy (https://supportline.microfocus.com/licensing/compolicy.aspx) bekennt sich der Hersteller zu einem harten – aber fairen – Ansatz zur Beseitigung von Unterlizenzierungen. Wie fair der Ansatz aus Kundensicht ausfällt? –  Darüber lässt sich streiten. Im Markt wurde schon vor Jahren von einer steigenden Anzahl an Micro Focus Audits berichtet. Insbesondere nach der Akquisition von Attachmate, die ebenfalls eine bekannte Audit-Historie aufweisen. Gern wird hier auch ein Zusammenhang zwischen Umsatzrückgängen auf der einen Seite und zunehmenden Audits auf der anderen Seite hergestellt. Wir haben das alles schon bei Sybase erlebt. Als denen der Neuumsatz wegbrach, haben die sich darauf fokussiert ihre Bestandskunden zu melken – mittels Software Audits.

Auffällig war, dass Micro Focus Anfang diesen Jahres neue Stellen für sogenannte Micro Focus License Verification Manager ausschrieb. Mehr Personalbedarf für diese Zwecke lässt gesteigerte Aktivitäten an Micro Focus Lizenzaudits vorausahnen. So berichten auch derzeit einige Unternehmen gerade ins Fadenkreuz dieses Herstellers gekommen zu sein. Scheinbar sind die aktuellen Herausforderungen in Sachen Covid-19, die allen Unternehmen das Leben derzeit schwer machen, kein Hinderungsgrund, Kunden mit Software Audits zu belegen. Teilweise können gerade diese Schwierigkeiten im Tagesgeschäft der Auslöser für neue Software Audits sein, da Hersteller vermuten, dass durch Umstrukturierungen der IT, mehr Home Office und vernachlässigtes Software Asset Management erhebliche Unterlizenzierungen auftreten können.   

Micro Focus stellt auf einer seiner Websites recht detailliert dar, was sie vom Kunden im Falle eines Micro Focus Audits (Micro Focus License Verification Process: https://www.microfocus.com/en-us/solutions/lvprocess) erwarten. Die sogenannte Micro Focus License Compliance Charta wird vom Global License Verification Team über den Lizenzverifizierungsprozess umgesetzt. Im Rahmen dieses Prozesses bindet der Hersteller nach eigenen Aussagen auch Distributoren und Wiederverkäufer in den Prozess ein. Je nach Produkt und besonderen Umständen kann dies durch das Ausfüllen eines Lizenzverifizierungsfragebogens, eine Bewertung der Kundennutzung durch einen Vertreter von Micro Focus, eine gegenseitige Systemprüfung und/oder eine Datenerfassung vor Ort durch einen Prüfer von Micro Focus oder Dritten erfolgen.

Was können Kunden bei einem Micro Focus Lizenzaudit erwarten? 

Der Micro Focus Lizenzverifizierungsprozess umfasst im Kern drei Schritte:

1. Informationsbeschaffung

Durch Ausfüllen von Fragebögen, Bewertung durch eine Micro Focus Repräsentanten oder auch Datenerhebung vor Ort.

2. Abgleich der Daten mit gekauften Lizenzen und Identifizierung von Unterlizenzierungen

Micro Focus benachrichtigt den Kunden in der Regel innerhalb von 10 Tagen über Unterlizenzierungen.

3. Lösung von Unterlizenzierungen

Micro Focus erwartet eine Lösung innerhalb von 45 Tagen nach Meldung der Unterlizenzierung.  Dabei werden Lizenzgebühren für den Zeitraum der Unterlizenzierung und zudem Wartungsgebühren erhoben. Micro Focus teilt auf seiner Homepage mit, dass hier Listenpreise zur Anwendung kommen. Zudem werden Verzugszinsen für die verspätete Zahlung erhoben. Die Kosten, die beim Audit z.B. durch die Hinzunahme eines externen Auditors entstehen, soll der Kunde zudem tragen, sofern seine Compliance signifikant ist.

Bereits in den allgemeinen Erläuterungen baut der Hersteller Micro Focus ein erhebliches Drohszenario gegenüber dem Kunden auf – nicht nur gegenüber dem Unternehmen, sondern auch gegenüber dem verantwortlichen Lizenzmanager und/oder Einkäufer. Micro Focus macht schon einmal deutlich, dass die Angelegenheit möglichweise an leitende Manager im eigenen Unternehmen eskaliert wird. Zudem wird Micro Focus die Angelegenheit möglicherweise intern an das Micro Focus Global Compliance Team mit weitreichenden Berechtigungen, wie Kündigung von Lizenz- und Wartungsverträgen, eskalieren (https://supportline.microfocus.com/licensing/compolicy.aspx). Bei unangemessener Verzögerung droht Micro Focus mit der  Rechtsabteilung bzw. Rechtsstreitigkeiten.

Steht der Vertrieb von Lizenzen im Fokus?

Interessanterweise macht Micro Focus deutlich, dass sie bestrebt sind Lizenzprobleme „schnell, einvernehmlich und kommerziell“ zu lösen (siehe: https://www.microfocus.com/en-us/solutions/lvprocess). Die Lösung eines Lizenzproblems wird in der Regel durch Ausführung eines Kaufauftrags und/oder einer Abrechnungsvereinbarung und die entsprechende Zahlung abgeschlossen. Aus Sicht der Kunden gebe es natürlich auch andere Lösungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel Hilfe bei der Neustrukturierung der Infrastruktur, um mit den bestehenden Lizenzen die Software compliant einzusetzen. Bei der Komplexität, die bei Studium des Kleingedruckten entsteht, wäre das sicher auch eine faire Gangart, die wir bei Micro Focus vermissen.

Tipp: Micro Focus Audit ruhig angehen

Kunden sollten sich jedoch nicht einschüchtern lassen, sondern ein Micro Focus Lizenzaudit ruhig und strukturiert angehen. „Zunächst geht es bei einem Software Audit immer um die gleiche Frage: Was wurde rechtswirksam unterschrieben“, erklärt Rechtsanwalt Sören Reimers, Geschäftsführer der ProLicense GmbH und Experte für Software Audits und Lizenzrecht. Erläuterungen der Software Hersteller auf Websites oder in sogenannten Policies stellen zwar die Sicht des einzelnen Herstellers auf das Thema Software Audit dar. Sie werden aber nicht automatisch Vertragsbestandteil. Diese Umstände sind genau zu klären und im Zweifel vom Hersteller zu belegen. „Wir unterstützen unsere Mandanten  dabei, Ruhe zu bewahren und die bestmögliche Strategie für das Mico Focus Audit zu entwickeln“, so Christian Grave, Spezialist für Software Audit Verhandlungen. Die Experten von ProLicense bieten dafür einen initialen Workshop an (https://legal.prolicense.com/software-audit/). Typische Inhalte eines solchen Workshops sind:

• Bildung eine Software Audit Response Teams (SAR-Team)
• Grundsätzliche Software Audit Strategien
• Analyse von Software Audit Ankündigungsschreiben
• Analyse der Software Auditklausel in Lizenzverträgen
• Entwicklung von Musterschreiben
• Entwicklung eines speziellen NDAs für Software Audits
• Abwehr von technischen Vermessungstools
• Grundsätze der Auditverhandlungen
• Und weitere

Über die Website von ProLicense Legal können sich betroffene Kunden weiter informieren und ein erstes unverbindliches Informationsgespräch vereinbaren.

Schwarmintelligenz als Wunderwaffe?

Seit 2016 organisiert ProLicense^© die Lighthouse Alliance, der Kunden-Allianz gegen Software Audits.

Die Mitglieder der Lighthouse Alliance tauschen sich intensiv in Bezug auf Ihre Erfahrungen in Sachen Software Audits herstellerübergreifend aus. Die auf diese Weise entstehende Schwarmintelligenz hilft den einzelnen Mitgliedern unbeschadet das nächste Software Audit zu bestehen oder auch ganz zu verhindern. Somit kann jedes Mitglied auf einen umfangreichen Fundus an Erfahrungen anderer zugreifen, spart Beraterkosten und wendet finanziellen Schaden ab.

Mittlerweile verfügt die Datenbank der Lighthouse Alliance über mehr als 300 Seiten prägnantes Software Audit-Know-how zusammengetragen. Es liegen Whitepaper zu verschiedenen Softwareherstellern vor und darüber hinaus Musterverträge, Musterantwortschreiben und viele andere Whitepaper mit Handlungsempfehlungen.

In der Lighthouse Alliance haben sich mehr als 45 Teilnehmer zusammengeschlossen und tauschen ihre Erfahrungen aus. Sie beschäftigen zusammen mehr als eine 1,8 Millionen Mitarbeiter und erwirtschaften zusammen mehr als 700 Milliarden Euro Umsatz. Dazu zählen zum Beispiel DAX-Konzerne (Automobil, Energie, Medien), SMI-Konzerne (Pharma), Versicherungen, der gehobene Mittelstand, (Landes-)Rechenzentren, sowie andere öffentliche Auftraggeber aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.

„In der Lighthouse Alliance werden Micro Focus Lizenzaudit ebenfalls diskutiert. Auch in unserem gesamten Netzwerk spüren wir eine verstärkte Tätigkeit der regionalen Verification Teams“, so Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance. „Gern stehen wir für betroffene Unternehmen für eine erste Diskussion zu Micro Focus Audits bereit“, so Oberg weiter. Hier können Sie sich näher über die Lighthouse Alliance informieren und Kontakt aufnehmen:

www.lighthouse-alliance.com

Interessante Videos mit Christian Grave zu diesem Thema finden Sie auch auf Youtube:

Eine interessante Youtube-Playlist über Software Audits finden Sie hier:
Software Audit – Software Lizenzaudits – Sicherung Ihrer Rechte!

und hier
Software Audit Basics – FAQ [Software Audit – Software Lizenz Audit]

Youtube-Kanal von ProLicense (viele Software Audit Videos):
ProLicense – die Software Audit Experten