In der Regel können sich Anwender in eine Video-Konferenz mit dem Computer, Smartphone oder Tablet einwählen. Damit die Verständigung untereinander klappt, werden ein Mikrofon sowie ein Lautsprecher oder Headset benötigt und für das Videobild natürlich eine Kamera. Ein stabiler Breitband-Internetzugang ist ebenfalls unerlässlich. An Video-Chats von unterwegs aus teilzunehmen, empfiehlt sich aufgrund von Funklöchern nur bedingt. Kuch nennt einen der wesentlichen Vorteile des Video-Chats: "Im Vergleich zur klassischen Telefonkonferenz, bei der sich Anwender in einen reinen Audio-Konferenzraum einwählen, können Nutzer sich beim Videotelefonat eben nicht nur hören, sondern auch sehen. Dadurch ergibt sich für die Teilnehmer zur Erleichterung der Verständigung die Gelegenheit, zusätzliche Informationen und Emotionen aus der Mimik und Gestik ihrer Gesprächspartner abzulesen." Bei den meisten Anbietern können zudem in einem Chat nebenher Texte, Internet-Links und Dateien unmittelbar miteinander ausgetauscht werden, wodurch die Kommunikation sinnvoll ergänzt wird.
Bei der Auswahl des Video-Konferenz-Dienstes sollte vor allem darauf geachtet werden, wie viele Teilnehmer maximal möglich sind. Kuch merkt an: "Nutzern muss bewusst sein, wenn sie sich für einen kostenlosen Video-Konferenz-Anbieter entscheiden, bei dem beliebig viele Teilnehmer beliebig lange Konferenzen ganz ohne Anmeldung abhalten dürfen, dass manchmal schon bei mehr als 10 Gesprächsteilnehmern die Audio- und Video-Qualität leiden kann. Schuld ist daran nicht immer die Internet-Bandbreite, sondern vielmehr die Server-Kapazität des Anbieters."

Vorteilhaft ist es, wenn das Videotelefonat über den Browser geführt werden kann und nicht jeder eine App installieren muss. Will nicht jeder einen eigenen Nutzer-Account anlegen, sollte ein Dienst gewählt werden, bei dem sich lediglich der Konferenzleiter anmelden muss, der die Teilnehmer dann per Link in den virtuellen Konferenzraum einlädt. Wer es lieber anonym mag, sollte einen Anbieter aussuchen, der auf die Angabe von persönlichen Daten verzichtet. Nicht nur bei geschäftlichen Video-Chats sollte der Sicherheitsaspekt berücksichtigt werden. Damit keine unerwünschten Personen im Konferenzraum landen, ist ein nicht leicht zu erratender Name sinnvoll. Oft empfehlen Anbieter, einen aus mindestens vier Wörtern plus einer Ziffernfolge zu kreieren. Rechenzentren in der EU unterliegen der DSGVO. Daher empfehlen sich dort ansässige Serverstandorte. Kuch sagt: "Bei einigen Video-Konferenz-Diensten kann die laufende Sitzung mitgeschnitten werden. Dementsprechend sollten Nutzer stets aufpassen, was sie preisgeben. Andererseits müssen die anderen Teilnehmer vor dem Mitschnitt um Erlaubnis gefragt werden."

Einen Überblick über kostenlose Video-Konferenzdienste bekommen Sie hier: https://www.teltarif.de/internet/video-konferenz-dienste.html