Der Geschäftspartner bildet unter S/4HANA das bestimmende Objekt und Einstiegspunkt für die Pflege von Geschäftspartner-, Kunden- oder Lieferantenstammdaten. Der Vorteil an diesem Konzept: Redundante Stammdaten können so vermieden und einheitlich in einem Stammsatz gepflegt werden. Die Ausprägung der Daten erfolgt erst in der Rolle, die dem Geschäftspartner zugeordnet wird. Sebastian Feldges, Experte für Finance und Controlling bei BDF EXPERTS, erklärt: „Durch das neue Datenkonzept können einem Geschäftspartner auch mehrere Rollen zugeordnet werden. So kann ein Kunde gleichzeitig auch ein Lieferant sein. Die Daten werden dabei in demselben Stammsatz gepflegt – so reduziert sich auch die Anzahl der Geschäftspartner im System und damit auch der Aufwand für die Pflege.“ Ändert sich beispielsweise die Anschrift eines solchen Geschäftspartners, mussten früher Debitor- und Kreditorstammsatz angepasst werden – nun nur noch der Geschäftspartner. Ein weiterer interessanter Aspekt: Geschäftspartner können sowohl Einzelpersonen, als auch Organisationen oder eine Gruppe von Personen sein. Die Geschäftspartner lassen sich dabei auch hierarchisch verknüpfen oder in Beziehung setzen, so dass auch ganze Firmenstrukturen abgebildet werden können. Hierdurch lassen sich zum Beispiel konzernweit Kreditrisiken und Einkaufsvolumina kumulieren sowie Einkaufskonditionen optimieren oder abgleichen.

Umstieg auf das Geschäftspartnerkonzept

Das Konzept der Geschäftspartner ist nicht neu, bereits unter SAP ECC konnten hierüber beispielsweise Ansprechpartner definiert werden. Mit der Erklärung der Business Partner zum zentralen Datenobjekt werden die Stammdaten nun konsequent harmonisiert und die Qualität erhöht. Beim Wechsel von Kreditoren und Debitoren zu Geschäftspartnern gibt es aber auch einige Fallstricke zu beachten. Sebastian Feldges erklärt „Durch die alleinige Nutzung von Geschäftspartnern für unterschiedliche Zwecke, müssen die Daten nun standardisiert werden. Bisher existieren in vielen Firmen unterschiedliche Regeln bei der Datenerfassung in den Fach- und Geschäftsbereichen. So ist beispielsweise im Voraus zu klären, welche Schreibweisen für Namen und Adressen genutzt werden oder für welche Daten welche Attribute genutzt werden.“ Weiterhin müssten auch die Nummernkreise bei einem Umstieg angeglichen werden. Arbeiten Sie außerdem ein Berechtigungskonzept aus: Wer ist der „Datenowner“, wer darf Daten ändern, löschen oder anschauen? Die Migration sollte deshalb gut vorbereitet werden und erfordert eine abgestimmte Vorgehensweise aller Abteilungen, die mit Geschäftspartnern arbeiten. BDF EXPERTS verfügt hier bereits über Erfahrungswerte aus unterschiedlichen Projekten. So wurde bereits für einen großen Maschinen- und Anlagenbauer ein Businesspartnerkonzept erstellt, erfolgreich getestet und ausgerollt.  Gerne unterstützen wir auch Sie mit individuellen Workshops zur Ist-Analyse und erstellen mit Ihnen gemeinsam ein Business Partner Konzept.

Frühzeitige Umstellung auf Geschäftspartner

Unsere Empfehlung dabei, warten Sie mit der Umstellung auf die Business Partner nicht bis zur Umstellung auf S/4HANA. Gemäß unserem Colouredfield-Ansatz empfehlen wir Ihnen bereits frühzeitig ein Konzept zu erarbeiten und die Daten zu migrieren. Weiterhin sollte bereits zu einem frühen Zeitpunkt ein produktives S/4HANA System aufgesetzt werden, auf dem die Geschäftspartner gepflegt werden. Über Schnittstellen werden die Daten anderen Systemen wie beispielsweise dem aktuellen ERP System zur Verfügung gestellt. Durch diese Vorgehensweise vermeiden Sie böse Überraschungen beim Komplettumstieg vom aktuellen ERP-System auf S/4HANA, da Sie das Geschäftspartnerkonzept schon vorher auf Herz und Nieren testen konnten. Sprechen Sie uns gerne an, wir beraten Sie gerne.