Die Partnerschaft begann 2007 mit der gemeinsamen Entwicklung einer Schnittstelle für Archiv und Rechnungswesen zu DCW, einem auf AS/400 basierten Finanzbuchhaltungssystem. Diese Zusammenarbeit resultierte in der Gewinnung zahlreicher gemeinsamer Kunden und legte den Grundstein für weitere Projekte im SAP-Umfeld.

Vielseitige Kompatibilität und flexible Datenspeicherung

Die Einführung des Managed Archive Services stellt eine innovative Lösung für zuverlässige und hochperformante rechtssichere Archivierung dar. Der Service ist flexibel mit verschiedenen ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics NAV kompatibel. Sowohl die Anbindung an ERP-Systeme mit Web-Services und -Schnittstellen als auch die Datenspeicherung im internen Netzwerk (on premise) oder in der Cloud (z. B. Microsoft Azure oder Amazon AWS) sind möglich. Durch den vollintegrierten Ansatz des Content Servers sind die Recherche und der Zugriff auf Dokumente über das ERP-System sowie die benutzerfreundliche Web-Oberfläche möglich. Zusätzlich bietet der Service eine Archivierung nach SAP ArchiveLink Standard und ist SAP® zertifiziert sowie nahtlos in SAP S/4HANA® integrierbar.Highlights des Managed Archive Services:

• Rechtssichere Archivierung beliebiger Inhalte
• SAP-Datenarchivierung zur Verbesserung der Systemlaufzeiten
• Hochperformante Verwaltung aller Dokumenten- & Datenmengen
• Verschlüsselung nach aktuellen Industriestandards
• Microsoft Teams-Integration
• Flexible Bereitstellungsoptionen: Shared oder dediziert
• Betriebsmodell für die Azure Cloud
• Modular erweiterbar oder kündbar
• Kosteneffiziente Alternative zu bestehenden Archiv-Lösungen

Erster Kunde Vitakraft profitiert bereits

Vitakraft, ein Managed Archive Kunde der ersten Stunde, konnte durch die Einführung des neuen Archivsystems erhebliche Verbesserungen in der Archivierung und Performance erzielen. Zu Beginn des Projekts wurden bis zu 20 Millionen Dokumente aus einer reinen SAP-Archivierung in das neue System migriert. Dabei unterstützte das Team von All for One und CTO Baluzweit bei der Performance-Analyse des Alt-Archivs und optimierte die Migrationsleistung durch gezielte Anpassungen in der Quell-Datenbank.

Als neue Anforderungen zur Archivierung von SAP Knowledge Provider-Dokumenten auftraten, entwickelten und implementierten All for One und CTO Balzuweit eine maßgeschneiderte Lösung. Innerhalb des laufenden Migrationsprojekts wurde durch die All for One und CTO Balzuweit eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt und erfolgreich implementiert. Trotz der Komplexität der Anforderungen zeichnete sich die Zusammenarbeit durch eine unkomplizierte und flexible Kommunikation aus, die auf einem offenen und vertrauensvollen Verhältnis zwischen Kunde und Projektpartner basierte.

Vitakraft äußert sich positiv: "Der Managed Archiv Service hat uns geholfen, unsere komplexen Dokumentenmanagement-Anforderungen sowohl in SAP- als auch in Non-SAP-Systemen effizient zu bewältigen. Die nahtlose Integration und das professionelle Management haben unsere Arbeitsabläufe optimiert und uns die Sicherheit gegeben, dass unsere Daten stets sicher und zugänglich sind.“

Der hoch performante Service zeigte sich auch in den schnellen Reaktionszeiten nach dem Go-Live des neuen Archivs im April 2023. Vitakraft konnte bereits frühzeitig mit dem neuen Archivsystem arbeiten, während parallel die Migrationsarbeiten im Hintergrund bis Juni 2024 fortgeführt wurden. Dies ermöglichte eine nahtlose Integration und Nutzung des neuen Systems, ohne auf wichtige Archivierungsfunktionen verzichten zu müssen.