Weshalb das so ist und wie man effizient mit VA zusammenarbeitet, erläutern wir in diesem Blogartikel genauer.

Warum bieten virtuelle Assistenten in der Akquise Mehrwert?

Weshalb man für die Akquise auf virtuelle Assistenten setzen sollte, hat mehrere Gründe:

Skalierbarkeit

Mit festen Mitarbeitern kann aufgrund der langfristigen Verpflichtung nur bedingt flexibel auf Marktveränderungen reagiert werden. VA oder Freelancer hingegen können in saisonalen Geschäftszyklen oder bei befristeten Vertriebskampagnen ganz nach Bedarf hinzugezogen werden. So werden die Kapazitäten jederzeit flexibel erweitert oder auch wieder reduziert und damit stetig neu skaliert. Ein großer Vorteil hierbei ist auch die schnelle Verfügbarkeit vieler VA.

Kosteneffizienz

Für Mitarbeiter fallen neben den Gehältern auch die Sozialabgaben sowie Kosten für den Arbeitsplatz und Weiterbildungen an. Nicht aber für Freelancer, die sich selbst um all dies kümmern. Sie berechnen lediglich die tatsächlich geleistete Arbeit und benötigen keinen Arbeitsplatz. Auf diese Weise spart ein Unternehmen erhebliche Kosten ein und kann dieses Geld für andere Bereiche investieren.

Spezialisierung

Da sich virtuelle Assistenten häufig auf bestimmte Nischen wie die Kaltakquise, E-Mail-Kampagnen oder Social Media spezialisiert haben, können sie gezielt in diesen Bereichen eingesetzt werden. In diesen Nischen haben VA zudem einen Expertenstatus und arbeiten somit oft effizienter als sogenannte Allrounder, die mehrere Bereiche abdecken.

Zeitersparnis

Wird die zeitaufwendige Kundenakquise durch virtuelle Assistenten übernommen und regelmäßig gepflegt, sparen sich die Unternehmer viel Zeit. Diese können sie wiederum für strategische Entscheidungen oder andere hochwertige Tätigkeiten nutzen.

Wie setzt man VA in der Akquise ein?

Aber wie funktioniert die Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten im Vertrieb bzw. der Akquise? Hierfür bedarf es nur weniger Schritte. Folgende Aspekte sollten für eine gelungene Zusammenarbeit beachtet werden.

Die richtige VA finden

Selbstverständlich kann nicht jede virtuelle Assistenz im Vertrieb eingesetzt werden. Umso wichtiger ist also die Suche nach der geeigneten Unterstützung. Fündig wird man sowohl auf entsprechenden Freelancer-Plattformen als auch via Social Media. Es lohnt sich, hier etwas mehr Zeit zu investieren und mehrere Gespräche zu führen. Auch bezahlte Probearbeiten oder der Blick auf Referenzen bieten sich an. Womöglich kann man auch andere Unternehmer nach Empfehlungen fragen. Auf Basis der genannten Ersparnis sollten die Kosten zunächst auch nicht im Fokus stehen.

Klare Ziele setzen

Eine klare Zielsetzung ist für die effiziente Zusammenarbeit mit Freelancern besonders wichtig. Schließlich müssen diese wissen, wie viele Leads in welchem Zeitraum generiert werden sollen, ob eine Conversion-Rate erhöht werden soll oder was konkret gewünscht wird. Dabei sollte auch von vorneherein abgesprochen werden, welche Mittel zum Zweck eingesetzt werden können und dürfen. Je mehr die VA weiß, desto effizienter kann sie arbeiten. Zu empfehlen ist hierbei die Nutzung der SMART-Regel (Spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitlich begrenzt).

Tools bereitstellen

Für die effiziente Arbeit der VA benötigt diese Zugriff auf alle notwendigen Tools und Ressourcen wie CRM-Systeme, E-Mail-Tools und mehr. In der Regel arbeitet diese bereits mit entsprechenden Tools oder kann sich schnell zurechtfinden. Eine Einarbeitung in die Prozesse und die Bereitstellung eines Ansprechpartners macht jedoch immer Sinn.

Offene Kommunikation

Die Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten lebt von der regelmäßigen, offenen und ehrlichen Kommunikation. Hierfür sind Feedback-Schleifen mit kurzfristigem Austausch oder sogar fixe, wöchentliche Meetings unbedingt zu empfehlen. Im besten Fall werden auch entsprechende Kommunikationskanäle genutzt, über die zeitnah auf Anfragen reagiert wird. So können offene Fragen schnell beantwortet, Missverständnisse vermieden und die Arbeit effizienter gestaltet werden. All das hat auch etwas mit Wertschätzung zu tun, die nie fehlen darf.

Weiterbildung

Kein Muss, aber zweifellos eine sinnvolle Investition ist auch die Weiterbildung der VA. Auch wenn sie dies üblicherweise selbst in die Hand nimmt, kann ein Unternehmen davon profitieren, sich auch selbst um ihre Weiterbildung zu kümmern oder sie dabei zu unterstützen. Schließlich verändert sich nicht nur die digitale Welt ständig, sondern in diesem Zuge gegebenenfalls auch interne Prozesse. Eine VA wird es definitiv zu schätzen wissen, wenn ihr Literatur oder andere Weiterbildungsmaßnahmen zu Verfügung gestellt werden.

Fazit

Sich als Unternehmen von einer virtuellen Assistenten im Vertrieb unterstützen zu lassen, bietet viele Vorteile und ermöglicht letztlich auch das nötige Wachstum. Dabei sprechen wir jedoch nicht nur von einer Kostenersparnis, sondern auch von einer wertvollen Ressource im Allgemeinen, um gesetzte Strategien zeitnah und effizient umzusetzen und wichtige Ziele zu erreichen. Damit eine solche Zusammenarbeit auch gelingt, sind jedoch einige wenige Aspekte wie eine offene Kommunikation unbedingt zu beachten.