Herausforderungen bei der Prozess-Digitalisierung

Es ist wichtig, vor der Einführung der Software, eine gute Basis zu schaffen. Ein strategisches, gut durchdachtes Prozessmanagement ist der Ausgangspunkt für die digitale Transformation im Unternehmen. Ein effizientes und effektives Prozessmanagement trägt maßgeblich dazu bei, die strategischen Ziele zu erreichen. Auch für Compliance im Unternehmen ist die Gestaltung der Prozesse ein entscheidender Erfolgsfaktor: Ohne definierte Prozesse, kann das Unternehmen nicht regelkonform agieren. Dafür müssen die Prozesse klar definiert sein, die Verantwortlichkeiten geregelt und die Mitarbeitenden eingebunden werden. Das Prozessmanagement wird kontinuierlich an Veränderungen angepasst, weiterentwickelt und verbessert.

Digitaler Reifegrad: Wo steht das Unternehmen?

Vor einer Digitalisierung im Prozessmanagement ist es wichtig, eine Bestandsaufnahme durchzuführen: Wo steht das Unternehmen in der Digitalisierung? Welche Tools und Plattformen werden bereits an welchen Stellen und mit welchen Funktionen genutzt? Wie ist der digitale Reifegrad im Unternehmen? Was läuft nicht so gut und wo treten Probleme auf? Wo gibt es noch Medienbrüche, sprich, wo gehen digitale Prozesse in analoge über oder wo existieren Schnittstellen zwischen zwei Systemen? Manuelle Systeme oder händische Brücken sind oft die Achillesferse in den Prozessabläufen. Sie kosten das Unternehmen Zeit und Geld und machen Prozesse unnötig lang, störungsanfällig oder ineffizient. Ziel ist es deshalb, auf Basis der Analyse des Digitalisierungspotenzials im Unternehmen, die Prozesse durchgängig zu gestalten und datenzentriert umzusetzen.

Welches Tool ist das richtige?

Für eine erfolgreiche Digitalisierung der Prozesse spielen viele Faktoren eine wichtige Rolle. Nach der Analyse des Status Quo werden sorgfältig die individuellen Anforderungen definiert. Bei der Toolauswahl sind heutige Anforderungen ebenso zu berücksichtigen wie die Entwicklung, die das Unternehmen anstrebt. Wie ist der Status Quo? Wie wird das Potenzial der Tools, die das Unternehmen bereits verwendet genutzt? Was sind die Unternehmensziele? Die Strategiekonformität ist entscheidend. Tools müssen das Potenzial haben, mit der Entwicklung des Unternehmens Schritt halten zu können: Plant das Unternehmen beispielsweise zu expandieren, sind hier zukünftig besondere Funktionen gefragt.

Wichtig sind klare Zielsetzungen. Es gilt zu klären, für was die Software benötigt wird. Ist es sinnvoll, ein neues Tool im Unternehmen zu implementieren, geht es an die Auswahl. Hier ist das Marktangebot riesig. Ein neutraler Blick mit Fokus auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens, ist darum ein wichtiger Faktor bei der Auswahl der richtigen Tools.

Die erfolgreiche Digitalisierung der Prozesse

Ziel ist es, die Prozesse durchgängig zu gestalten, sie effizient, transparent und smart umzusetzen. In diesem Kontext ist es wichtig, das Wissen der Organisation in den Prozessen zu dokumentieren, Informationsflüsse zu verbessern und so wertvolles Wissen für alle jederzeit abrufbar zu machen.

Wo stehen die Themen? Wie mache ich Bestellungen? Wie komme ich an Material? Vorhandenes Fachwissen, Erfahrungen und bestehende Abläufe werden in digitalen Prozessen transparent organisiert und zuverlässig archiviert. Ein implementiertes Wissensmanagement macht die Abläufe effizienter, einfacher und fehlerfreier. Mitarbeitende, die heute oft von der Vielzahl an Medien, Kanälen und Inhalten überfordert sind, die sie umgeben, bekommen so relevante Informationen klar vermittelt. Zudem ist das Wissensmanagement ein wichtiges Instrument, um dem fluktuationsbedingten Wissensverlust präventiv zu begegnen.

Hier ist es auch wichtig, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen. Mit der Motivation und der Akzeptanz im Team steht und fällt der Erfolg der Digitalisierung.

Digitale Prozesse bringen das Unternehmen spürbar voran 

Die Digitalisierung automatisiert und standardisiert Prozessabläufe – das spart Zeit und Ressourcen. Das Unternehmen wird damit effizienter und leistungsfähiger. Und die Digitalisierung der Prozesse bringt viele weitere Pluspunkte:

• Prozesse werden transparent: Fortschritt und Abwicklung von Aufgaben können in Echtzeit verfolgt werden. Das erleichtert fundierte Entscheidungen. 

• Informationsflüsse werden optimiert: Verschiedene Abteilungen werden nahtlos miteinander verbunden, was die Kommunikation nachhaltig verbessert und wertvolles Wissen optimal organisiert und archiviert. 

• Compliance wird sichergestellt: Erst regelkonforme und transparente Prozesse können Regelkonformität im gesamten Unternehmen sicherstellen. Die Digitalisierung der Prozesse ist eine wichtige Grundlage für eine wirkungsvolle Compliance im Unternehmen.

Mit dem digitalen Prozessmanagement sichern sich Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit und langfristigen Erfolg.