Seybold hat damit ein gläsernes System geschaffen, in welchem Kunden in Echtzeit den Bearbeitungsfortschritt bei Seybold verfolgen können. Grundlage dafür ist, dass jegliche Dokumente, Informationen und zukünftige Post automatisch in das Tool einlaufen. Die Software erkennt selbstständig, um was für ein Schriftstück es sich handelt und öffnet ein Ticket dafür, das dann von einem Mitarbeiter, dem Prozess Schritt für Schritt folgend, bearbeitet werden kann. Beispielsweise wenn es um eine nötige Reparatur im Gebäude, Zahlungen oder um eine Frist beim Mietvertrag geht. Da nicht jede Aufgabe umgehend gehandhabt wird, helfen farbliche Markierungen die Übersicht zu behalten und zudem schlägt das System, wenn nötig Alarm. „So kann nie wieder eine Frist vergessen werden“, sagt Geschäftsführer und Gründer Marcus Seybold. Da der Kunde Zugriff auf die Aufgaben im Dashboard und die hinterlegten Dokumente hat, verläuft alles absolut transparent. „Vergleichen kann man die Wirkung mit der Einführung des Barcodes. Anstatt dass 16-jährige Aushilfen von Hand den Preis einstellen und auf die Ware kleben, wurde ein komplett neues System für den Handel geschaffen, das es ermöglichte, die Bestände je Artikel zu führen. So auch mit Zelos, dank des Tools gibt es keine Fehler, keine Chance auf Manipulation und alle Abläufe in der Verwaltung der Filialimmobilien können im Zeitverlauf beobachtet und geprüft werden“, betont Seybold.

Datengetriebenes Portfolio-Management

In der Software befinden sich zudem Daten zu Standorten, Quadratmetermiete und Performancekennzahlen. Diese nach entsprechenden Variablen gefiltert, ermöglichen es erfahrenen Experten, wichtige Entscheidungen zu treffen, ohne umständlich alle Informationen selbst recherchieren zu müssen. „Im weiteren Verlauf ist dies auch der Ansatzpunkt, wo künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt, um noch besser bei der Analyse und Entscheidungsfindung zu helfen“, sagt Seybold. Um dabei mit den unterschiedlichen Technologien gekoppelt zu werden, die Unternehmen für ihre Organisation einsetzen, verfügt das Tool auch über die Möglichkeit, leicht in jegliche Systeme integriert zu werden. Das funktioniert über einen speziellen Datenraum, ohne Schnittstellen programmieren zu müssen. Die vorhandenen Daten beschränken sich jedoch nicht nur als Hilfestellung für Analysten in einer Firma. Der große Datenpool versetzt die Nutzer in eine bessere Verhandlungsposition etwa, wenn es um die Mietverhandlung, das Facility Management oder die Nebenkostenabrechnung geht. Hier sollen zukünftig weitere externe Daten in das System eingespeist werden, wie beispielsweise Geodaten, anhand derer sich Kundenfrequenzen monitoren lassen.