Die Digitalisierung und Modernisierung des Arbeitsumfeldes breiten sich zunehmend aus und eröffnen neue Perspektiven innerhalb der Geschäftswelt. In deutschen Unternehmen sind diese Entwicklungen jedoch noch lange nicht ausreichend in den Arbeitsalltag integriert. Insbesondere in der Hotellerie und Gastronomie müssen Unternehmer:innen vor allem hinsichtlich des Einsatzes von innovativen Tools beispielsweise zur Personalplanung und -verwaltung noch einiges optimieren. Denn übersichtliche Anwendungen werden heutzutage von den meisten Arbeitnehmer:innen vorausgesetzt, um reibungslose und vereinfachte Arbeitsabläufe sicherzustellen. In Ländern wie Schweden, Dänemark oder Norwegen ist die Optimierung digitaler Prozesse schon weiter fortgeschritten. Dadurch fällt es in nordischen Betrieben leichter, bestehendes Personal zu halten und neues zu finden. Für die Deutschen gilt es nun bezüglich Digitalisierung aufzuholen, um nicht den Anschluss zu verpassen. Was das genau für die Unternehmen heißt und welche Learnings Gastronom:innen von ihren skandinavischen Kolleg:innen mitnehmen können, erläutert Clarence Willard, Regional Vice President Nordics von Planday.

Gig-Economy und Personalplanung: Was Skandinavien zum Vorbild macht
Im Gegensatz zu ihren Nachbarn gibt es in der deutschen Gastronomie und Hotellerie noch zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten, was den Arbeitsplatz und die Personalplanung betreffen. Neue Technologien und digitale Prozesse sind jedoch im Kampf um neues Personal sowie der Kundengenerierung entscheidend. Für deutsche Unternehmer:innen lohnt es sich deshalb, einen Blick auf die Organisation ihrer nordischen Kolleg:innen, zu werfen, um internationale Trends gezielt für sich zu nutzen.

Der Begriff Gig-Economy, der sich unter anderem in Skandinavien schon etabliert hat, beschreibt die Gegebenheit, dass Mitarbeitende nicht nur einen festen Arbeitsplatz haben, sondern mehrere verschiedene Arbeitgeber und -orte. Dieses Geschäftsmodell spricht vor allem die jüngeren Arbeitskräfte rund um die Gen Z an. Darauf aufbauend ist eine präzise Kalkulation des Personals in den nordischen Ländern Standard. Jede Stunde eines Mitarbeitenden wird genau berechnet, was eine effizientere und weitblickende Planung erfordert. Deutsche Unternehmen setzen dagegen häufig mehr Angestellte auf die Kund:innen an, was teilweise zu einer Überbesetzung des Personals führt. Für nordische Betriebe ist es außerdem wichtig, diverse Benefits für die Angestellten zu bieten, die sie von anderen Arbeitgeber:innen abheben und für Bewerber:innen attraktiver machen. Denn die skandinavische Hospitality-Branche investiert viel Zeit, Geld und Mühe in die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden – ein weiterer wichtiger Punkt, den sich deutsche Unternehmer:innen ebenfalls auf ihre To-do-Listen setzen sollten.

Manuell war gestern: Gesetzesänderungen befeuern digitale Transformation
Gerade im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit innerhalb der Hotel- und Gastronomie-Branche bietet die Digitalisierung eine höhere Gewinnchance als manuelle Prozesse. Deshalb werden mittlerweile auch in kleineren Betrieben Änderungen bezüglich digitaler Prozesse vorgenommen. Durch cloudbasierte Lösungen können entsprechende Softwares dabei sehr viel günstiger erworben werden als noch vor einigen Jahren. Gestützt wird diese Transformation von Gesetzesänderungen, die dazu geführt haben, dass europäische Betriebe digital stärker aufgestellt sein müssen. So sind Unternehmer:innen in Norwegen beispielsweise dazu verpflichtet, Steuerlisten zu führen, um Transparenz zu schaffen und Steuerhinterziehung zu vermeiden. Vor allem in der Gastronomie ist es daher essentiell, den Überblick über die Zahlen zu behalten, da bei wiederholtem Verstoß der Entzug der Schanklizenz bzw. Geldstrafen bis zu 5.160,00 Euro drohen. Der Wunsch, solche Prozesse zu vereinfachen und zu digitalisieren, ist dadurch zusätzlich gewachsen.

Daten gezielt zur effizienten Planung nutzen
Krisenzeiten wie die Corona-Pandemie haben zudem deutlich gezeigt, wie wichtig ein reibungsloser und zuverlässiger Informationsfluss und die Vernetzung unter den Mitarbeitenden eines Betriebs sind. Das setzt vor allem intern ein übersichtliches System voraus, das insbesondere auch neu gewonnenem Personal den Einstieg erleichtert sowie Manager:innen gleichzeitig einen Überblick über alle relevanten Updates und Kennzahlen bezüglich der Personalplanung gibt. Sämtliche digitale Fortschritte ermöglichen eine ganz neue Art der Produktivität in den Betrieben selbst. Denn durch die so gewonnenen Einblicke und die damit verbundenen automatisierten Prozesse kann eine viel präzisere und datengesteuerte Planung durchgeführt werden. So wissen erfahrene Restaurantleiter:innen, die ihren Betrieb sowie ihr Daily Business kennen, zwar, wie sie kalkulieren müssen. Doch neu eingesetzte Manager:innen werden mit großer Wahrscheinlichkeit nicht über die nötigen Kennzahlen verfügen und dadurch erst einmal deutlich ineffizienter arbeiten. Wenn allerdings die erforderlichen Informationen im System hinterlegt sind, kann auch neu eingesetztes Personal vom ersten Tag an ökonomisch arbeiten.

Fazit: Die Hospitality-Arbeitswelt verändert sich, Deutschland muss nachziehen!
Der Umstieg auf digitale Alternativen ist in der Hotel- und Gastronomie-Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Eine digitale Kommunikation und Tools, die die Zusammenarbeit vereinfachen, werden dabei vor allem von der aufstrebenden Gen Z vorausgesetzt und sind essentiell für die Wettbewerbsfähigkeit der Betriebe auf dem Arbeitsmarkt. Die deutsche Hotellerie und Gastronomie muss die ihnen gebotenen Perspektiven, die die Digitalisierung und die Integration unterschiedlicher Tools innerhalb der Betriebe mit sich bringt, für sich nutzen. Dabei gilt es, die Trends und Bewegungen in anderen Ländern gezielt im Blick zu haben und darauf zu reagieren, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Über Clarence Willard, Regional Vice-President Nordics von Planday:
Clarence Willard, Regional Vice-President Nordics vonPlanday, ist davon überzeugt, dass die Digitalisierung eines Betriebes nur dann funktionieren kann, wenn auf die Bedürfnisse aller Mitarbeitenden Rücksicht genommen wird. Seit mehr als 7 Jahren arbeitet er in dem dänischen Unternehmen und ist dabei Sprachrohr für Kundschaft wie Mitarbeitende gleichermaßen. Zuvor bewies er bereits als Sales und Marketing Manager bei der Videvox Biografservice GmbH, einem schwedischen Unternehmen für moderne Kinotechnik, sein innovatives Gespür für neue und digitale Lösungen. Bei Planday nutzt Willard seine motivierende und impulsgebende Arbeitsweise nunmehr, um europaweit die Strukturen im Alltag diverser Unternehmen positiv zu beeinflussen und zu modernisieren.