Im Klartext heißt das: Es braucht eine Notfallakte. Die Handwerkskammer Mannheim Rhein-Neckar-Odenwald hält ein entsprechendes Papier für ihre Mitgliedsbetriebe bereit, das detailliert auflistet, worauf es zu achten gilt. Und davon gibt es vieles. „In der Notfallakte ist alles hinterlegt, was für einen reibungslosen Weiterlauf des Betriebs relevant ist“, sagt Rolf Koch. „Es geht um Fragen wie: Wo liegen die Passwörter? Was wird jetzt konkret gebraucht? Gibt es ein Testament? Wer ist verantwortlich?“ Die Beispiele sind nur ein kleiner Auszug. Denn letztlich gibt es viel mehr zu bedenken: von Verträgen über Vermögensfragen bis hin zur Liste mit den wichtigsten Ansprechpartnern bei Zulieferern, Kunden und Banken.
Es ist praktisch unmöglich, spontan alles im Kopf zu haben, wenn man sich absichern und entsprechende Vorkehrungen für den Ernstfall treffen möchte. Insofern bietet die Handwerkskammer mit der Notfallakte einen wertvollen Guide, der alle relevanten Fragen bereits stellt und in einem 32 Seiten umfassenden Papier zusammenfasst, das direkt ausgefüllt werden kann. „So werden keine Punkte übersehen“, sagt Rolf Koch. Die Notfallakte gliedert sich in vier Themenkomplexe, die festlegen, wer welche Aufgabe übernimmt, wer für welche Abläufe verantwortlich ist, welche Vorbereitungsmaßnahmen getroffen wurden und wo wichtige Unterlagen hinterlegt sind.
„Grundsätzlich ist es wichtig, die Notfallakte an einem sicheren, den betroffenen Personen bekannten Ort aufzubewahren“, rät der Experte der Handwerkskammer. Darüber hinaus könne das Dokument auch bei einer weiteren Person des Vertrauens in Verwahrung gegeben werden. Und: „Mindestens einmal im Jahr sollte die Notfallakte aktualisiert werden“, sagt Rolf Koch – damit alle Inhalte auf dem neuen Stand sind und ihre Gültigkeit haben.
Die „Notfallakte für Betriebe“ ist unter dem Absatz „Betriebsführung“ in der Rubrik „Service Center“ / „Formulare und Downloads“ auf www.hwk-mannheim.de zum Download abrufbar. Weitere Informationen und Beratung durch den Bereich Wirtschaftsförderung der Handwerkskammer Mannheim Rhein-Neckar-Odenwald, Rolf Koch, Telefon 0621 18022-156 oder E-Mail: koch@hwk-mannheim.de
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