Der Eintrag in das Beschäftigtenverzeichnis der ambulanten Pflege (BeVaP) wird ab Januar 2023 Pflicht. Gesetzlich ist das in Paragraph 293 Absatz 8 Fünftes Buch Sozialgesetzbuch geregelt. Ambulante Pflege- und Betreuungsdienste müssen noch bis zum 31.12.2022 ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das BeVaP eintragen „Dieser Schritt in Richtung Digitalisierung birgt allerdings erhebliche datenschutzrechtliche Herausforderungen“, sagt Datenschutzexperte Karsten Neumann.

Warum müssen ambulante Pflege- und Betreuungsdienste ihre Mitarbeiter melden?

Zur Abrechnung ihrer Leistung übermitteln Pflege- und Betreuungsdienste bisher handschriftlich abgezeichnete Leistungsnachweise und Handzeichenlisten. Das neue elektronische Verfahren mit der Beschäftigtennummer soll diese Vorgehensweise ablösen. Künftig soll die Abrechnung mit Kranken- und Pflegekassen papierlos erfolgen.

Was müssen betroffene Unternehmen jetzt tun?

Ambulante Pflege- und Betreuungsdienste oder deren Träger müssen jeden ihrer Beschäftigten in das BeVaP eintragen (www.bevap-bund.de). Dort wird automatisch eine lebenslange Beschäftigtennummer (LBNR) für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter erzeugt. Diese Nummer müssen die Pflegedienste ab 01.01.2023 zu jeder monatlichen Abrechnung von Pflege- und Betreuungsleistungen gegenüber den Kranken- und Pflegekassen verwenden. Änderungen müssen sie unverzüglich melden.

Wie Arbeitgeber ihre Beschäftigten informieren müssen

Arbeitgeber müssen die Datenschutzinformationen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Artikel 12 EU-DSGVO) im Dezember erstellen und übermitteln. Die Pflegedienste sollten ihrer Belegschaft ebenfalls eine Kopie der zu übermittelnden Daten weiterleiten, damit diese rechtzeitig Korrekturen vornehmen können.

Die Dokumentationspflichten für die Pflegedienste

„Für Arbeitgeber entstehen hier datenschutzrechtliche Pflichten und Herausforderungen“, sagt Neumann. Sie müssen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darüber informieren,

• welche Daten sie übermitteln und
• sie müssen prüfen, ob die Daten richtig sind.
• Zudem sind die technischen und organisatorischen Vorgaben des Artikels 32 der DSGVO und die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation nach Artikel 30 der DSGVO zu beachten. Dies schließt normalerweise auch eine Datenschutzfolgenabschätzung nach Artikel 35 der DSGVO ein.

„Wir empfehlen, dass betroffene Pflegedienste dieses sehr schnell in Angriff nehmen und nicht bis zum 31.12.22 warten“, sagt Karsten Neumann.

Schon jetzt hat das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) in Bonn das Beschäftigtenverzeichnis im Auftrag des Bundesgesundheitsministeriums erstellt, wird es weiterentwickeln und führen. Das BfArM stellt den Kranken- und Pflegekassen die zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlichen Angaben aus dem Beschäftigtenverzeichnis zur Verfügung. Diese dürfen die Daten jedoch für keine anderen Zwecke verwenden. „Jede andere Nutzung dieser Daten wäre eine Straftat oder eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit“, warnt Neumann.