„Mit den flexiblen Arbeitsstrukturen und offenen Büros fördern wir eine effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung. In solchen Umgebungen entstehen kreativere Ideen, beispielsweise für die Entwicklung digitaler Angebote, und es werden schneller Lösungen bei Problemen gefunden. Es entstehen Arbeitsorte, an denen auf kurzen Wegen zusammengedacht wird und Anliegen nicht erst in langen Fluren nach Zuständigkeiten sortiert und hinter verschiedenen Türen bearbeitet werden. Wir wollen dadurch schneller und besser auf die Anliegen der Einwohner*innen reagieren können“, berichtet Cordula Drautz, Regionsdezernentin für Finanzen, Gebäude und Verwaltungsentwicklung.

„Mit einer optimierten Flächenauslastung leisten wir zudem einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit, indem wir unnötige Leerstände verringern. Außerdem steigern moderne Arbeitsplätze unsere Attraktivität als Arbeitgeberin. Das hilft, noch mehr kreative und motivierte Mitarbeitende und Fachkräfte zu gewinnen“, betont Cordula Drautz. Durch die geteilte Nutzung von Flächen und Arbeitsplätzen werden 121 weniger feste Arbeitsplätze benötigt. Das verringert den Energieverbrauch und spart 2.380 m² Bürofläche sowie Kosten, die einer Nettokaltmiete in Höhe von 33.000 Euro pro Monat entsprechen.

Der Arbeitsplatz der Zukunft: wie moderne Büroflächen die Verwaltung innovieren

Beim Desksharing stehen anstelle fest zugeordneter Schreibtische flexibel nutzbare, individuell anpassbare Arbeitsplätze zur Verfügung. Diese sind mit hochmodernen Ausstattungsmerkmalen wie höhenverstellbaren Schreibtischen, kabellosen Headsets und adaptiven Beleuchtungslösungen ausgestattet. Persönliche Stauräume – wie abschließbare Schränke oder mobile Rollcontainer – bieten ausreichend Platz für persönliche Gegenstände und moderne Licht- und Akustikkonzepte schaffen eine Arbeitsatmosphäre, die Konzentration und Kreativität der Mitarbeitenden fördert. „Wir haben im Vorfeld eine umfassende Flächenanalyse durchgeführt und uns bewusst für flexible Arbeitsflächen entschieden, die nicht nur die Effizienz der Kommunikation, sondern auch dafür sorgen, dass sich unsere Mitarbeitenden im Büro wohlfühlen“, erklärt Florian Schmidt, Leiter der Zentralen Dienste.

Mitbestimmung: der Schlüssel zum Erfolg

Die erfolgreiche Etablierung des Desksharing-Konzepts basiert auf einem engen und konstruktiven Austausch mit den Mitarbeitenden. „Partizipation ist der Schlüssel. Die Mitarbeitenden und ihre Vertretungen wurden von Anfang an einbezogen. Ihre Erfahrungen und Vorschläge sind direkt in das Konzept eingeflossen. Wir brauchen alle Akteure an Bord, um diesen Wandel erfolgreich zu gestalten“, erklärt Cordula Drautz.

Mit dem Abschluss einer Dienstvereinbarung wurde ein dynamischer Rahmen geschaffen, der jährlich evaluiert und agil an sich wandelnde Anforderungen angepasst wird. „Die Dienstvereinbarung ist ein lebendiges Dokument, das sicherstellt, dass die Bedürfnisse aller berücksichtigt werden“, ergänzt Nils Gampert, Vorsitzender des Gesamtpersonalrats der Region Hannover. „Als Personalrat legen wir dabei besonderes Augenmerk darauf, dass die umsetzenden Teams gut unterstützt werden und alle Aspekte, die den Mitarbeitenden zurecht wichtig sind, beachtet werden.“

Immer einen Schritt voraus: Anpassung und kontinuierliche Verbesserung

Bereits 624 Mitarbeitende der Region Hannover arbeiten in Teams, die flexible Arbeitsplätze nutzen – das sind 22,4 Prozent der Beschäftigten, die von dieser modernen Arbeitsweise profitieren. In diesen Teams liegt die Desksharing-Quote bei 80,9 Prozent – das heißt, dass für zehn Mitarbeitende etwa acht Schreibtische bereitstehen – ein klares Indiz für die Effizienz des innovativen Modells.

Dank regelmäßiger Feedbackgespräche, präzisem Monitoring und gezielten Anpassungen bleibt Desksharing ein dynamisches Modell, welches auf die Bedürfnisse der Arbeitswelt reagiert und auch zukünftigen Anforderungen durch fortlaufende Optimierung gerecht wird.

Aktuell läuft die nächste Umstellungsphase: In wenigen Monaten werden dann insgesamt 1.009 Beschäftigte in Teams mit Desksharing-Möglichkeiten arbeiten, wodurch 250 Schreibtische eingespart werden können. Die Region Hannover strebt ehrgeizig an, eine Arbeitsplatzquote von 75 Prozent zu erzielen – ein weiterer Schritt in Richtung einer modernen und digitalen Verwaltung.