Damit führt das im Grünen gelegene Haus am Rande von Berlin nun alle Certified-Zertifikate – von Business über Conference und Green Hotel bis hin zur neuesten Auszeichnung als Event Location.

„Mit unseren Prüfkriterien möchten wir den Auftraggebern aus Firmen, Agenturen und Verbänden eine größere Planungssicherheit bei der Auswahl von Event Locations bieten“, erklärt Certified-Geschäftsführer Till Runte. „Ebenso möchten wir auch eine höhere Transparenz bei Themen wie Verantwortung, Haftung, Ausstattung und Sicherheit schaffen.“ Dabei basieren die Certified-Kriterien auf Wünschen und Bedürfnissen von Firmenkunden, Travel- und Eventmanagern, Referenten und Rednern sowie Veranstaltungsteilnehmern. Als weitere Grundlage für die Erarbeitung der Kriterien dienten aber auch Regularien wie beispielsweise die DIN 15906 „Tagungsstätten“, die Muster-Versammlungsstättenverordnung und die Arbeitsstättenverordnung.

So entstand ein detaillerter Prüfkatalog, der sich neben den formalen Rahmenbedingungen, damit beschäftigt, ob das Informationsmaterial und die Angebotserstellung standarisiert sind oder die Veranstaltungsbetreuung professionell gehandhabt wird. Darüber hinaus fließt in die Bewertung die Qualität des Abrechnungsprocederes, das Feedbacksystem und das nachhaltige Handeln der Betreiber der Event Location ein. „Eine ‚Certified Event Location‘ muss in einer Prüfung alle 20 MUSS-Kriterien und 49 der KANN-Kriterien erfüllen“, betont Till Runte. Dies wird jedes Jahr mit einem Überwachungsaudit und alle drei Jahre mit einer erneuten Prüfung vor Ort bestätigt.

Zertifizierung als Certified Event Location

Bei der Erstzertifizierung des Van der Valk Hotel Berlin Brandenburg als Event Location nahm die Certified-Prüferin Petra Naoum, die als Veranstaltungsmanagerin, interne Auditorin, EFQM Assessorin in der Organisationseinheit Finanzen und Unternehmenscontrolling beim Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahr (DLR) in Köln tätig ist, das bekannte Haus in Augenschein. In ihren Augen „punktet“ das Van der Valk Hotel Berlin Brandenburg als multifunktionale Event- und Konferenz-Location mit mehr als 24 unterschiedlich nutzbaren Sälen von 30 m² bis 750 m² für Veranstaltungen bis zu 1.500 Gästen.

„Die geänderten Bedürfnisse und Wünsche, die Veranstaltende und Teilnehmende in der Zukunft bei Präsenzveranstaltungen an die gesamte Raumgestaltung und Einrichtung haben, hat im Van der Valk Hotel Berlin Brandenburg einen maßgeblichen Einfluss im Rahmen der Neugestaltung der multifunktionalen Event- und Konferenz-Location genommen“, erläutert die Prüferin. „So überzeugen das großzügige Foyer, die Meeting- und Konferenzräume nicht nur in Einrichtung und Ausstattung mit neuester Technik, dem Ausbau digitaler Infrastrukturen, sondern insbesondere auch durch die Bereitstellung großzügiger Flächen mit passender Möblierung für ansprechende ‚Networking Lounges‘, Co Working Spaces‘ oder ‚Side meetings‘.“

Vorteile und Herausforderungen von Zertifizierungen

Certified-Geschäftsführer Till Runte im Interview mit Mirjana Bleich, Marketing Manager im Van der Valk Hotel Berlin

Warum haben Sie sich neben den bereits bestehenden Zertifizierungen auch für eine zusätzliche Prüfung als „Certified Event Location“ angemeldet?

Wir haben uns entschieden, auch eine Zertifizierung als Event Location zu beantragen, um unseren Gästen und Firmenkunden zu demonstrieren, dass unser Haus höchsten Standards entspricht – nicht nur für Konferenzen, sondern auch für spezielle Events, wie zum Beispiel das SEO & Content Marketing Konferenz Festival CAMPIXX, welches wir zum zweiten Mal ausrichten durften. Dieses zusätzliche Zertifikat ist eine Antwort auf die steigenden Erwartungen unserer Kunden und soll unser Engagement für Exzellenz in allen Bereichen der Veranstaltungsorganisation verdeutlichen.

Welche Botschaft vermitteln die Zertifikate an Ihre Kunden?

Die Zertifikate kommunizieren unseren Kunden klar und deutlich: Vertrauen, Sicherheit und Qualität. Sie können sich darauf verlassen, dass wir konsequent hochwertige Dienstleistungen bieten, die den aktuellen (Industrie)standards entsprechen.

Was war die Besonderheit bei der Zertifizierung für Sie und Ihr Team?

Eine Besonderheit der Zertifizierung war der umfassende Lernprozess, den unser gesamtes Team durchlaufen hat. Die gründliche Vorbereitung und die damit verbundene Qualitätssteigerung unserer Services hat uns wichtige Einblicke und Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt.

Gab es für Sie ein Überraschungsmoment?

Überraschend war die Tiefe und der Umfang der Vorbereitung, die für die Zertifizierung erforderlich waren. Dies hat uns noch stärker darauf aufmerksam gemacht, wie detailliert und umfangreich unser Ansatz in allen Bereichen sein muss.

Welche Erwartungen knüpfen Sie an die zukünftige Zusammenarbeit?

Wir erwarten, dass unsere zukünftige Zusammenarbeit weiterhin von Erfolg gekrönt sein wird, indem wir an unsere bisherigen Erfolge anknüpfen und kontinuierlich an der Verbesserung und Erweiterung unserer Dienstleistungen arbeiten.

Hat die Vorbereitungsphase schon Auswirkungen auf Ihre Prozesse oder das Team?

Ja, die Vorbereitungsphase hat signifikante Auswirkungen gehabt. Wir haben unsere Prozesse überarbeitet und optimiert, Neuerungen eingeführt und das Team im Hinblick auf die neu gewonnenen Erkenntnisse geschult und sensibilisiert. Die Zusammenarbeit im Team hat sich verbessert, und die Effizienz unserer Abläufe ist gestiegen. Diese positiven Veränderungen haben sich auch in der gesteigerten Kundenzufriedenheit in diesem Bereich widergespiegelt.

Was werden Sie nach der Prüfung als erstes in Angriff nehmen, worauf Sie durch die Prüfung aufmerksam geworden sind?

Wir planen, nach der Zertifizierung unsere Marketingstrategie gezielt anzupassen und zu erweitern, um das erweiterte Leistungsangebot unserer Location stärker hervorzuheben. Insbesondere möchten wir unsere digitalen Plattformen nutzen, um die neuen Möglichkeiten und verbesserten Services, die durch die Zertifizierung bestätigt wurden, aktiv zu bewerben. Dies wird uns dabei helfen, sowohl bestehende als auch neue Zielgruppen effektiver zu erreichen und unser Angebot an Veranstaltungsmöglichkeiten noch attraktiver zu gestalten.