Die Planung: Wo Optimismus auf Realität trifft

Beginnen wir bei der Planung. Hier gilt die goldene Regel: ‚Hoffe das Beste, plane für das Schlimmste!‘ Ein guter Veranstalter ist wie ein Schachspieler, der stets drei Züge vorausdenkt und dabei das Unvorhersehbare erwartet. Eine realistische Zeitplanung ist das A und O, sprich: Zeitpuffer sind das Salz in der Suppe der Organisation. Diese verhindern, dass ihr bei den kleinsten Verzögerungen nicht gleich den Appetit verliert.

Die Durchführung: Der Tanz auf dem Vulkan

Wenn der große Tag dann da ist, gilt es, Ruhe zu bewahren. Das Chaos mag ausbrechen, doch der versierte Veranstalter tanzt gelassen auf dem Vulkan. Hierbei ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Widersteht der Versuchung, bei jedem kleinen Problem in Panik zu verfallen. Stattdessen: Tief durchatmen und an den Plan B denken (den ihr natürlich in der Planungsphase vorbereitet habt).

Das Timing zur Absage: Timing ist alles – auch beim Scheitern

Tja, und dann gibt es noch die Momente, in denen nichts mehr zu retten ist. Eine Absage muss her. Selbst hier gibt es ein perfektes Timing. Zu früh abgesagt, könnte man als Veranstaltungshuhn gelten, das bei der kleinsten Wolke am Himmel gleich den Kopf einzieht. Zu spät, und der Zorn der Gäste wird euch treffen wie ein Sommergewitter. Der Kniff liegt im frühzeitigen Erkennen aussichtsloser Lagen und dem schnellen, aber bedachten Handeln. Eine charmante, witzige Absage kann dann die Gemüter besänftigen und euch vor dem Veranstalter-Gericht freisprechen.

Zum Schluss noch ein kleiner Tipp: Wenn ihr die Absage mit einer Ankündigung für ein neues Datum oder eine zukünftige Veranstaltung verbindet (natürlich mit einer ordentlichen Entschuldigung und einem Schuss Humor garniert), dann werdet ihr sehen: Eure Gäste bleiben euch treu und die Welt dreht sich weiter.

Auf dass euer nächstes Event planmäßig über die Bühne geht – oder ihr zumindest stilvoll scheitert!

Eure  GfA e.V.