Der HR-Bereich des ÖSW Konzerns hat die Papierakten seiner rund 830 Mitarbeitenden digitalisiert und Centric Employee File, die Digitale Personalakte von Centric, für seine 30 Konzerngesellschaften eingeführt. Die digitale Aktenlösung für SAP Personalsysteme hat die Arbeit in der Personalverrechnung erleichtert und die Effizienz erheblich gesteigert. So gehören beispielsweise langwierige Suchen in Papierakten der Vergangenheit an, und Dokumente wie ein Arbeitsvertrag oder eine Zusatzvereinbarung sind mit einem Klick zu finden. Die Akzeptanz und Zufriedenheit im HR-Team sind entsprechend groß. Auch die systemgesteuerte Einhaltung von Aufbewahrungsfristen samt Archivierung von Dokumenten gibt den HR-Experten ein sicheres Gefühl im Arbeitsalltag. Die projektverantwortliche Leiterin der Konzern HR, Danijela Gisser-Blazevic, bestätigt: „Centric Employee File bringt Struktur, Ordnung und Kontrolle in die Personalakte. Das erleichtert unsere tägliche Arbeit immens.“

Dezentrale Personalprozesse mit hohem Datenschutz

Derzeit arbeiten der HR-Bereich und die Führungskräfte mit der Digitalen Personalakte. Das  Management kann damit beispielsweise benötigte Informationen für Gehaltsgespräche selbst einsehen. Durch das in SAP gesteuerte Rollen- und Rechtekonzept ist der Zugriff auf sensible Daten dabei dezidiert geregelt. Danijela Gisser-Blazevic hält fest: „Mit Centric Employee File können wir unsere Führungskräfte und Mitarbeitenden bei höchstem Datenschutz in die Personalprozesse einbeziehen.“

Individuell angepasste Standardsoftware

Alle individuellen Anforderungen des Unternehmens konnten problemlos in der Standardsoftware abgebildet werden. Für den österreichischen Markt sind nach der Ergänzung von drei Dokumenttypen sämtliche Anforderungen abgedeckt. Hinsichtlich der Implementierung und Anpassung des Systems hebt Danijela Gisser-Blazevic besonders das systematische Vorgehen von Centric hervor: „Durch die gute Anleitung von Centric konnten wir das Projekt reibungslos neben dem Tagesgeschäft durchführen.“