Business Events sind als Plattformen für Wissensaustausch und zur Vernetzung von Menschen echte Multitalente. Doch in einer Zeit vielfältiger globaler Herausforderungen und Transformationsprozesse müssen auch sie neu justiert werden. Wer sich für den Besuch einer Veranstaltung entscheidet, erwartet davon einen Mehrwert – etwa neues Wissen, außergewöhnliche Erlebnisse, Inspiration oder eine besondere persönliche Erfahrung. Kurz gesagt: Die Veranstaltung soll einen im besten Sinne bleibenden Eindruck hinterlassen. Der Innovationsverbund Future Meeting Space (FMS) zeigt mit seiner neuen Studie daher auf, mit welchen strategischen und inhaltlichen Elementen ein Event in diesem Sinne „meaningful“ werden kann und liefert darüber hinaus konkrete Handlungsempfehlungen, wie die identifizierten Elemente in der Praxis effektiv umgesetzt werden können.

„Die Zukunft ist gehaltvoll. Insbesondere die immer rasanteren Entwicklungen im Bereich Künstlicher Intelligenz sowie substanzielle Schritte zu mehr Nachhaltigkeit heben Business Events auf neue Ebenen“, so Matthias Schultze, Managing Director des GCB. „Die Akteure am Tagungsstandort Deutschland sind mit ihrer Expertise und ihrem Gestaltungswillen aktive Treiber dieser Entwicklung – damit sichern wir wertvolle Anteile in einem dynamischen internationalen Wettbewerb.“

Bei der FMS-Ergebnispräsentation – am 22. Januar live aus dem „memox“ in Frankfurt am Main gestreamt – waren nicht nur die Initiatoren des Innovationsverbundes im Einsatz, sondern auch zwei ausgewiesene Expert*innen: Zoe Nogai (Schwerpunkt Gen Z und New Work) und Tanja Bauer-Glück (Schwerpunkt Leadership und Diversity) ergänzten die wissenschaftlichen Schlussfolgerungen mit ihren persönlichen Erkenntnissen und ordneten diese praktisch ein.

Zielgenauer Einsatz von Event-Elementen
Im Forschungsverlauf von FMS 2023 konnten fünf wesentliche Eventkategorien identifiziert werden: Wissenszuwachs, Community-Building, Gap-Bridging, Inspirationsgewinn und emotionale Erlebnisse. Sie alle repräsentieren grundlegende Veranstaltungsziele und ermöglichen es den Veranstaltern, ihre eigenen, spezifischen Ziele zu identifizieren. Die Vielzahl der vom FMS-Team evaluierten und jeweils einer der Kategorien zugeordneten Event-Elemente bieten darüber hinaus eine praxisnahe Orientierung und konkrete Anleitung zur Realisierung von „meaningful events“. „Der Begriff ‚meaningful‘ bezieht sich darauf, Veranstaltungen mit Sinn und Zweck, nachhaltiger Wirkung und positiven Erfahrungen für die Teilnehmer*innen zu kreieren“, so Dr. Stefan Rief, Institutsdirektor und Leiter des Forschungsbereiches Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung am Fraunhofer IAO. „Dahinter steht letztlich die Absicht, einen positiven Einfluss sowohl auf die Teilnehmer*innen wie auch auf die Gesellschaft als Ganzes zu erzielen.“

Die vollständige Studie „Creating Meaningful Events in Challenging Times” steht unter diesem Link zum kostenfreien Download zur Verfügung.

Ausblick: Forschung 2024
Die Transformation von Business Events rückt das GCB gemeinsam mit dem Fraunhofer IAO auch in der neuen Phase des Innovationsverbunds in den Fokus der anwendungsorientierten Forschung. Unter dem Titel „Emerging Opportunities, Persisting Classics, Fading Models: Business Events in a Transformative Era” adressiert Future Meeting Space 2024 die Frage, welche Prozesse, Produkte und Services im Ökosystem von Business Events künftig bestehen bleiben, welche verschwinden werden und welche neu entstehen.

Ziel der explorativen Forschung ist es, Chancen für alle Akteure entlang der gesamten Customer Journey bei Business Events – Veranstalter ebenso wie Anbieter – frühzeitig aufzudecken und sie zu datenbasierten, wissenschaftlich fundierten Entscheidungen zu befähigen.

Über Future Meeting Space
Der Innovationsverbund »Future Meeting Space« wurde 2015 durch das GCB German Convention Bureau e.V. und das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO gegründet.

Zentrales Ziel der Initiative ist es, die Rolle von Business Events als Innovationsmotor und wesentliches Instrument der Unternehmenskommunikation zu stärken. Im Sinne der Trendforschung antizipiert Future Meeting Space relevante Entwicklungen im Ökosystem von Veranstaltungen und leitet daraus konzeptionelle, technologische und räumliche Anforderungen ab. Der Innovationsverbund erarbeitet themenspezifisch differenzierte Handlungsempfehlungen für unterschiedliche Stakeholder-Gruppen und spiegelt diese regelmäßig im Real-Labor mit der Praxis.

Als einer der weltweit führenden Standorte für Meetings, Tagungen und Kongresse steht Deutschland für Innovationskraft, Nachhaltigkeit und umfassende Expertise in Schlüsselbranchen von Wirtschaft und Wissenschaft. Vor diesem Hintergrund wirken die Initiatoren GCB und Fraunhofer IAO gemeinsam mit ihren vielfältigen Forschungspartnern im Rahmen von Future Meeting Space als Katalysatoren für die Zukunft von Business Events „made in Germany“.

Partner des Forschungsschwerpunktes 2023, der sich dem Thema „Navigating Business Events in Challenging Times“ widmete, waren die 7Cities, AllSeated GmbH, Bayer AG, Bayern Tourismus Marketing GmbH, DEUTSCHE HOSPITALITY Steigenberger Hotels AG, Didacta Ausstellungs- und Verlagsgesellschaft mbH, Cologne Convention Bureau, Encore (represented by KFP Five Star Conference Services GmbH), EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V., Hamburg Convention Bureau GmbH, Leipziger Messe GmbH, Stadt Münster/Messe und Congress Centrum Halle Münsterland GmbH, Radisson Hotel Group, SAP SE und Siemens AG.