Coworking Spaces, Business Hotels oder Open Space Offices – moderne Bürokonzepte wie diese sehen vor, dass Kommunikationsbereiche und Büros mit Bildschirmarbeitsplätzen räumlich voneinander getrennt oder miteinander verbunden eingerichtet sind. "Ist alles in einem einzigen Raum untergebracht, ist gute Planung unerlässlich", sagt Andreas Stephan von der VBG, Leiter des Sachgebiets Büro im Fachbereich Verwaltung der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). "Kommunikation kann die Konzentration stören. Daher ist auf geeignete Schirmung und ausreichend Abstand zwischen Kommunikationszonen und Büroflächen zu achten."

Je nachdem, wie lange sich Beschäftigte in den Kommunikationsbereichen aufhalten, sollten Möbel und Arbeitsmittel den ergonomischen Anforderungen genügen. Günstig sind Möbel, die den Wechsel zwischen Sitzen und Stehen fördern. Die Anforderungen zur ergonomischen Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätze werden in der DGUV Regel Branche Bürobetrieb e erläutert.

Für die Beleuchtung gelten grundsätzlich die gleichen Anforderungen wie für Bildschirmarbeitsplätze. „Ein Raum, der dem direkten Austausch von Menschen vorbehalten ist, macht jedoch ein paar Besonderheiten in Bezug auf die Beleuchtung notwendig“, so Andreas Stephan. Gesichter und vertikale Flächen wie beispielsweise Flipcharts sollten ausreichend aufgehellt sein. Beschäftigte, insbesondere jene mit Höreinschränkungen, können Mimik und Gestik so besser erkennen. Tiefstrahlende Leuchten wie zum Beispiel Spots sind ungünstig. Zusätzliche Steh- oder Tischlampen können helfen den jeweiligen räumlichen Charakter zu unterstützen und zum Beispiel für einen wohnlichen Charakter sorgen.

Alle Arbeitsplätze müssen grundsätzlich so gestaltet sein, dass Verkehrs- und Fluchtwege eingehalten werden. Das gilt auch für Kommunikationsbereiche. Damit auch Beschäftigte mit Behinderungen sicher und gesund ihrer Arbeit nachgehen können, müssen Kommunikationsbereiche ausreichend bemessen sein, um Platz zu bieten für breitere Verkehrswege sowie Hilfsmittel wie zum Beispiel Rollstuhl oder Assistenzhund.

Informationen zur Gestaltung von Konferenz- und Besprechungsräumen enthält zusätzlich die DGUV Information 215-441 "Büroraumplanung" .