Hotels und Restaurants, Betriebskantinen oder Schulen und Seniorenheimen: an vielen Orten, wo Essen in vielfältigen Facetten serviert wird, kommen Lebensmittel von Transgourmet Deutschland zum Einsatz. Täglich schwärmen dafür bis zu 800 Lkw aus 13 Verteilzentren  aus, um Just-in-time frisches Obst, Gemüse, Tiefkühlkost oder andere Produkte zu liefern. Als Vollversorger handelt Transgourmet mit insgesamt 35.000 verschiedenen Artikeln, von denen 15.000 permanent auf Lager sind. Den Auftraggebenden aus Gastronomie und Gemeinschaftsverpflegung geht es vor allem um eine hundertprozentige Liefer-Zuverlässigkeit. Denn was sagen die Gäste, wenn beim angekündigten Chicken Biryani das Huhn fehlt?

Besserer Kundenservice

2016 hat der Profi im Abhol- und Belieferungsgroßhandel ein umfangreiches Projekt zur Modernisierung der eigenen IT-Struktur gestartet. Ziel war, die neuen technologischen Möglichkeiten konsequent zum Verbessern der eigenen Dienstleistungen zu nutzen. In diesem Zuge wurde auch die Warenwirtschaft durch automatisierte Prozesse zur Lagerverwaltung und Tourenplanung weiterentwickelt. Transgourmet wollte seine Kundschaft noch besser und individueller bedienen können.

Die neue IT-Struktur besteht aus drei ineinandergreifenden Programmen: dem Warenwirtschaftssystem von SAP, der Lösung von Wanko mit den Modulen PraCar (Tourenplanung) und PraBord (Telematik) sowie dem Lagerverwaltungssystem WAMAS von SSI Schäfer. „Das war eine echte Herausforderung. Denn alle Systeme mussten schrittweise ersetzt werden“, betont Peter Grille, Logistikplaner von Transgourmet. Doch damit nicht genug. Die IT-Landschaft sollte zudem noch von den dezentralen Stand-Alone-Terminals an den einzelnen Standorten auf eine zentrale Client-Server-Lösung umgestellt werden.

Positive Erfahrungen machen Wanko zur ersten Wahl

Die Entscheidung für Wanko war geprägt von den sehr guten Erfahrungen, die der Schweizer Mutterkonzern Coop seit vielen Jahren mit der Tourenplanungs- und Telematiksoftware der mittelständischen IT-Spezialisten gemacht hat. Die Eidgenossen waren von Funktionalität, Qualität und Nutzen komplett überzeugt. „Durch die Erfahrungen von Coop.ch wussten wir, dass sich die Lösungen von Wanko leicht in bestehende oder neue Systeme wie SAP implementieren lassen. Das hat uns nachhaltig von Wanko überzeugt“, so Grille.

Pilotprojekt startet im Allgäu

Den Zuschlag für das Pilotprojekt erhielt im März 2019 der Standort Kempten. Bereits zwei Wochen vor der Software-Umstellung waren die Schulungsteams zur Unterstützung vor Ort. Die Disponenten planten Demo-Touren, die Lkw-Fahrer probten den Umgang mit den neuen Handhelds, Kundenbetreuer stellten Test-Aufträge ins SAP-System und die Kommissionierer machten sich mit dem neuen Lagerverwaltungssystem vertraut. Nicht zuletzt waren auch die Kunden über die Umstellung informiert, denn auf sie kamen Änderungen der Workflows bei Auftragsbestätigungen und Retoureprozessen zu.

Teamwork an jeder Position

Die Umstellung erfolgte dank der sehr guten Zusammenarbeit problemlos. „Freitagabend legten wir die Schalter um“, erinnert sich Janik Lüders, Teamleiter IT Fuhrparklogistik bei Transgourmet. Alle neuen Aufträge konnten nun mit den frisch implementierten Lösungen erfasst werden. Die Stammdaten und Standardaufträge – zum Beispiel wiederkehrende Lieferungen im wöchentlichen Rhythmus – waren ebenfalls im neuen System hinterlegt.

In der ersten Praxiswoche lag der Fokus auf einem engmaschigen Support und dem schnellen Eingreifen bei eventuell auftretenden Fehlern. „An jedem Arbeitsplatz waren zusätzlich ein bis zwei Teammitglieder des Projekts bei Fragen und Probleme zur Stelle“, berichtet Lüders. Aber auch in den folgenden Wochen wurde die intensive Betreuung fortgesetzt und der Support dem wachsenden Kenntnisstand der Mitarbeitenden angepasst. „Nach dem Erfolg in Kempten zogen wir unseren straffen Rollout-Plan durch. Ende 2020 wurde der Standort Hamburg, als letztes deutsches Transgourmet-Verteilzentrum, umgestellt“, so Grille.

Digitale Prozesse sparen Arbeit

Im Fuhrparkmanagement kommt die Wanko-Lösung gut an. „Wir sind mit der neuen Technik in vielen Bereichen pünktlicher, können Routen optimieren und Fahrzeuge reduzieren und sind darüber hinaus schneller auskunftsfähig. Damit sparen wir viel Arbeit ein, beispielsweise bei fehlenden Abliefernachweisen. Vor der Umstellung mussten wir hier die Informationen manuell aus den Ordnern heraussuchen. Auch das händische Einpflegen von Leergutscheinen und Retourenscheinen entfällt: Ein nicht zu unterschätzender Zeitaufwand, bei bis zu 800 Kunden allein an unserem Standort“, erklärt Dominik Drzastwa, Fuhrparkleiter von Transgourmet am Standort Riedstadt.

Niedrige Fehlerquoten durch Scannen der Rollcontainer

In den Logistikhallen in Riedstadt stehen dutzende mit verschiedenen Waren befüllte Rollcontainer in langen Schlangen aufgereiht. Mit Hilfe von Wanko werden diese den jeweils richtigen Fahrzeugen zugeordnet. „Die neue Software bietet uns die Möglichkeit, unsere Rollcontainer bei der Be- und Entladung der Fahrzeuge zu scannen. Nur wenn der richtige Container auf den richtigen Lkw eingebucht wird, erhalten die Fahrzeugführenden nach „Einchecken“ der bis zu 36 Rollcontainer das OK-Zeichen für die Abfahrt. Wir haben damit unsere Fehlerquoten noch mal deutlich gesenkt“, erzählt Drzastwa.

Schnelle Auskunft durch Live-Daten

Die Fahrer schätzen die spezifischen Informationen, die sie unterwegs auf dem Handheld abrufen können – wer soll zum Beispiel vor Ort über die Lieferung informiert werden und wie die Entladung erfolgen? Doch auch die Kunden profitieren von der Wanko-Lösung. Das Übermitteln der Daten erfolgt in Echtzeit per Handheld. Dadurch können direkt bei Verzögerungen oder kurz nach der Belieferung Informationen ausgetauscht werden.

Service-Level-Agreements im grünen Bereich

Eine der Anforderungen an die Wanko-Lösungen war die noch zuverlässigere Einhaltung der abgestimmten Lieferzeitfenster. „Durch permanente Nachkontrolle der Touren konnten Planungsparameter optimiert werden, was eine deutliche Erhöhung der Pünktlichkeitsquote zur Folge hatte. Denn die Handhelds melden uns auch Ist-Daten zurück: Wie lange dauert das Abladen tatsächlich? Wie viel Zeit vergeht zwischen der Ankunft und Unterschrift der Kunden? So können wir realistische Touren planen“, beschreibt Grille ein für die Kundenzufriedenheit sehr essenzielles Thema. Für ein positives Feedback sorgen auch neue Wanko-Services wie der digitale Bargeld-Prozess, der vor allem von kleineren Abnehmern wie Kiosken genutzt wird. Dabei wird dem Fahrer am Display seines Handhelds exakt angezeigt, welchen Betrag er dem Kunden abverlangen muss. „Hier greift PraCar direkt auf die in SAP hinterlegten Auftragsdaten zu und berücksichtigt dabei auch aktuelle Stornos und Leergutrücknahmen“, erklärt Lüders.

Weitere Umstellungen im Konzern

Alle 13 Verteilzentren von Transgourmet Deutschland arbeiten mittlerweile mit Wanko-Lösungen und auch das polnische Distributionszentrum in Ozarow nutzt PraCar und PraBord. Gleiches gilt seit März 2023 für das Tochterunternehmen Frischeparadies mit seinen 10 Standorten in Deutschland. Auch die Umstellung der ebenfalls zum Konzern gehörigen Selgros Cash&Carry-Märkte ist bereits angelaufen. Seit Dezember 2022 arbeitet der erste von 38 Märkten mit Wanko. Bei allen Projektschritten ist Janik Lüders involviert und der Projektmanager Logistics & IT sieht die künftigen Herausforderungen mit Gelassenheit: „Die Zusammenarbeit mit Wanko macht einfach Spaß, was vor allem an Johannes Neuhaus liegt, der das Projekt seitens Wanko vom ersten Tag an betreut. Die Kommunikation ist perfekt und die Kooperation läuft extrem flexibel und sehr kundenorientiert.“