MicroData übernimmt für Kunden den kompletten Prozess für den Rechnungseingang – sowohl die Datenerfassung von Papier-Rechnungen als auch das Einlesen von digitalen Rechnungen. Die in Papierform vorliegenden Eingangsrechnungen der Kunden scannt der Business-Process-Outsourcing-Anbieter und wandelt diese in PDF-Dokumente um. Mit OCR-Software werden die Inhalte sämtlicher digitalen PDF-Rechnungen erkannt, bei Bedarf manuell angereichert sowie die meta- und prozessrelevanten Daten aus den PDF-Dokumenten extrahiert. Anschließend sendet MicroData sämtliche Dokumente als XML-Dateien den Kunden zur Weiterverarbeitung. SAP-Anwenderunternehmen können die XML-Dateien maschinell in YAMBS.Invoice und damit in ihr SAP-System einspielen.

Die Software YAMBS.Invoice ist eine Add-On-Lösung für Rechnungen aller Formate für SAP-Kunden. Sie steigert nachhaltig die Effizienz bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die Software spart Zeit, die nötig ist, um Kreditorenrechnungen zu visualisieren, zu identifizieren, zu kontieren, abzuzeichnen und als kompletten Vorgang zu bündeln. YAMBS.Invoice beinhaltet auch einen Freigabe- und Klärungsworkflow, mit dem sich alle Belege per Workflow elektronisch an die jeweiligen Sachbearbeiter und Freigeber innerhalb und außerhalb SAP weiterleiten lassen.

„Software4Professionals und MicroData unterstützen beide den Rechnungslauf ihrer Kunden“, erläutert Bernd Dietrich, Leitung Vertrieb von MicroData. „Mit der Software YAMBS.Invoice können wir unser Business-Process-Outsourcing nun auch allen SAP-Anwenderunternehmen erfolgreich anbieten. Durch unsere integrierten und erprobten Prozesse erhalten alle SAP-Kunden einen echten Mehrwert.“

„Wir freuen uns sehr auf die Zusammenarbeit mit MicroData“, so Markus Uhl, Geschäftsführer von Software4Professionals GmbH. „Vom ersten Meeting an haben wir ein gutes Gefühl gehabt. Sowohl inhaltlich als auch menschlich passen wir sehr gut zusammen. Als mittelständischer Dienstleister und Software-Anbieter sprechen wir beide die gleiche Sprache und begegnen uns auf Augenhöhe, um gemeinsam für unsere SAP-Kunden eine optimale Lösung für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen zu entwickeln.“

Kurzprofil MicroData

MicroData ist ein überregional tätiger Fullservice-Dienstleister für intelligentes Wissens- und Prozess-Management aus Hamburg. Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung und 120 Mitarbeitern unterstützt MicroData alle Branchen dabei, Informationsabläufe fit für den digitalen Wandel zu machen. Das Leistungsangebot umfasst digitale Akte, Scannen, Rechnungs- und Posteingang, Aktionspost und Formulare sowie technische Zeichnungen. Als Business-Process-Outsourcing-Partner scannt MicroData zwischen 5.000 und 7.000 Rechnungen pro Tag und leitet die Dokumente an die Kunden weiter. MicroData optimiert und integriert sowohl On- als auch Offline-Dokumente in bestehende digitale Bearbeitungsprozesse.

Beleghaft eingehende Dokumente, etwa Posteingang oder bereitgestellte Dokumentenstapel, digitalisiert der Scan-Service von MicroData mithilfe von Hochleistungsscannern und wandelt diese in digitale Unterlagen um. Vorhandene Aktenbestände migriert MicroData in die digitale Akte. Digital eingehende sowie im Scanprozess digitalisierte Dokumente werden mit modernsten Software-Systemen und intelligenter Bildverarbeitung maschinell klassifiziert und typisiert. Gleichzeitig werden durch OCR-Verarbeitung Inhalte erkannt und Meta- und prozessrelevante Daten sowohl aus dem semantischen Text als auch aus Formularfeldern extrahiert. Für die Weiterverarbeitung beim Kunden werden die Daten und Images für den Import zum Anwender formatiert, realisiert und gezielt in den Workflow eingespeist. Für die Aktenmigration und die Belegrecherche durch die Sachbearbeitung erstellt MicroData einen Volltext-Index über alle Dokumente.

Kurzprofil Software4Professionals GmbH & Co. KG
Seit 2002 unterstützt die Software4Professionals GmbH & Co. KG Konzerne und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Kombination von Expertenwissen im Finanz- und Rechnungswesen sowie der SAP^®-Beratung profitieren Unternehmen von Anwendungen zur automatischen Buchung von Belegen in SAP^®. Die von Software4Professionals entwickelte Standardsoftware YAMBS umfasst Lösungen für das Electronic Banking, die Avis-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege. Zukünftig wird ein Hauptaugenmerk auf dem Datentransfer und der Verarbeitung von Informationen aus PDF-Dateien jeglicher Art in SAP^® liegen. Die Software ist in mehr als zehn Sprachen verfügbar und wird weltweit bei fast 200 namhaften Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenklassen mit Erfolg eingesetzt. Software4Professionals hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ein Büro in Wien (Österreich).