Auch Fehler wie beispielsweise eine falsche Vertragsanlage werden nun vom System erkannt – in der Folge wird die Rechnungserzeugung inklusive Ursachenmeldung verhindert. „Darüber hinaus haben wir in unserem Maklerverwaltungsprogramm Erweiterungen bei der BiPRO-Weiterverarbeitung umgesetzt, die den Arbeitsalltag von Vermittlerorganisationen erleichtern“, berichtet André Männicke, Vorstand der Smart InsurTech AG. So lässt sich nun u.a. steuern, ob die erzeugte Rechnung direkt gedruckt werden soll oder nicht. Wenn Rechnungen via BiPRO-Norm 430.4 über den Dokumentenservice Smart Gevo eingehen, ermöglicht die Prozesssteuerung des Maklerverwaltungsprogramms nun die Erzeugung von Dokumenten aus Vorlagen. Beispielsweise kann mit der Rechnung ein Fragebogen erstellt und versendet werden. So können Makler ihr Rechnungswesen verbessern und beschleunigen.

Effizienzgewinn für Inkassomakler dank automatisierter Prozesse

Weitere neue Funktionalitäten in der Prozesssteuerung von Smart Admin (FinanzOffice) richten sich an Inkassomakler und reduzieren deren Arbeitsaufwand deutlich. Durch die Erweiterung der Prozesssteuerung um den Bereich „Rechnungen“ wird u.a. bei einem automatisierten Import von Daten in Smart Admin (FinanzOffice) eine Datenänderung an bestehenden Rechnungen ermöglicht. Ändert sich beispielsweise die Mahnstufe, können automatisch E-Mails an Kunden versendet oder Dokumente wie zum Beispiel eine letzte Mahnung erstellt werden. Auch die Prüfung, ob eine Rechnungs-E-Mailadresse beim Kunden hinterlegt ist, kann automatisch erfolgen. Je nach Ergebnis wird eine E-Mail versendet oder eine Wiedervorlage angelegt.

Darüber hinaus können nun Prozesse mit der Einschränkung auf bestimmte Tarife angelegt werden. Inkassomakler können für verschiedene Tarife unterschiedliche E-Mail-Vorlagen anlegen und ihre Verwaltungsaktivitäten somit weiter standardisieren.