Dabei ist Change-Management nicht zu verwechseln mit irgendeiner Veränderung. Es geht hier nicht darum, einzelne Prozesse zu verändern – das wäre in diesem Sinne kein Change. Bei Change-Management geht es um einen grundlegenden Wandel. Im Zuge der digitalen Transformation findet der in den Bereichen Technologie, Prozesse, Organisation und Kultur statt. Steht so ein elementarer Wandel an, reagieren die Mitarbeitenden typischerweise mit einer ablehnenden Haltung, haben womöglich Angst vor einem Jobverlust oder sind nicht von der Digitalisierungsstrategie überzeugt. In diesem Kontext tauchen vielen Gedanken und Fragen auf: Ist meine Arbeit noch wichtig? Komme ich mit den neuen Abläufen zurecht? Wird sich durch die Digitalisierung mein Status verändern? Um Skepsis, Überforderung oder eine ablehnende Haltung abzubauen, ist es wichtig, die Mitarbeitenden von Anfang an mitzunehmen.

Change-Management erfolgreich umsetzen

Als Basis dienen eine systematische Planung, Umsetzung und Steuerung sowie eine besondere Kommunikation der Veränderungen, um sicherzustellen, dass die Neuerungen Schritt für Schritt angenommen werden und effektiv sind.

Ein erfolgreiches Change-Management umfasst …

… eine klare Zielsetzung: Die Unternehmensleitung sollte eine langfristige Digitalisierungsstrategie entwickeln und die Vision klar benennen.

… eine transparente Kommunikation: die Mitarbeitenden sollten klar über die Ziele, den Nutzen und den Fortschritt der Digitalisierung informiert werden. Dabei zählt der Dialog, nicht der Monolog. Hier braucht es eine gute kommunikative Einbindung, um einen Konsens zu schaffen und einen permanenten Austausch zu ermöglichen.

… eine hohe Anpassungsfähigkeit: Die digitale Transformation ist ein iterativer Prozess, der regelmäßig angepasst und verbessert wird. Es ist wichtig, dass das Unternehmen flexibel ist, um schnell und mühelos Veränderungen in Technologie, Marktbedingungen und Kundenanforderungen in den digitalisierten Prozessen abzubilden.

Wie die richtige Kommunikation erfolgreiches Change-Management vorantreibt

Dafür wird ein Veränderungsmanagement und ein Kommunikationsplan erstellt: Hier werden die Herausforderungen, Risiken und Kommunikationsgruppen sowie die Veränderungsbereitschaft und Veränderungswiderstände identifiziert. Welcher Mitarbeitende erhält welche Information? Was können, wollen und sollen die Mitarbeitenden beitragen? Wo gibt es besonders starke Widerstände? Die Kommunikationsgruppen haben einen unterschiedlichen Grad an Vorwissen und Veränderungsbereitschaft und die Kommunikation wird entsprechend angepasst. Wie tief die Differenzierung in der Kommunikationsstrategie geht, hängt von individuellen Faktoren des Projekts ab. Um die Akzeptanz für die Transformation zu erhöhen, ist es neben einer verständlichen, vertrauensvollen und klaren Kommunikation auch wichtig, den Mehrwert zu verdeutlichen. Routinetätigkeiten werden etwa automatisiert, was Mitarbeitenden Freiraum für interessantere Aufgaben eröffnet. Bei der Entwicklung eines Kommunikationsplans werden Strategien ausgearbeitet, um Widerstände im Team beispielsweise durch Schulungen und Training zu reduzieren.

Digitale Transformationsprozesse sollten immer mit einem Change-Management umgesetzt werden. Es ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Digitalisierung im Mittelstand. Werden Digitalisierungsprojekte von individuellen Kommunikationskonzepten begleitet, die die Mitarbeitenden aktiv in die Veränderungsprozesse einbeziehen, sind sie motiviert und entwickeln die erforderlichen digitalen Fähigkeiten. Nach der Implementierung ist es wichtig, die Erfolge und Fortschritte der digitalen Maßnahmen zu messen. Mit einem auf das Unternehmen abgestimmten Change-Management kann eine reibungslose Einführung neuer Technologien, eine verbesserte Prozesseffizienz, eine höhere Kundenzufriedenheit und stärkere Wettbewerbsfähigkeit erreicht werden.