Nachhaltige Meetings und Veranstaltungen haben in vielen Unternehmen eine besondere Relevanz bekommen und spielen eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung von ökologischen und sozialen Herausforderungen. Damit lässt sich eine bedeutende Umweltwirkung erzielen. Die Planung und Umsetzung von Meetings und Events setzen daher auf die Übernahme sozialer Verantwortung und legen den Schwerpunkt darauf, den ökologischen Fußabdruck zu minimieren, soziale Inklusion zu fördern und positive systemische Veränderungen voranzutreiben.

Da Nachhaltigkeit für jeden Event einzigartig ist und nicht als allgemeines Konzept angesehen werden kann, müssen Strategien und Vorgehensweisen für jeden Kunden maßgeschneidert sein und die unternehmensweiten Ziele berücksichtigen, die im Rahmen von SMM-Programmen definiert, verfolgt und berichtet werden sollten.

Dazu erklärt Larissa Steinbäcker, Co-CEO der Proske GmbH: „Eine intensive Zusammenarbeit mit den Kunden ist ein entscheidendes Kriterium zur Erreichung aussagekräftiger Ergebnisse, denn Vielseitigkeit ist auch in Bezug auf Nachhaltigkeit entscheidend. Nachhaltigkeit ist für jeden Kunden und jeden Event individuell und lässt sich nicht als allgemeines Konzept übertragen. Neben einer vielseitigen Beratung ist es wichtig, innovative und digitale Meetingformate zu berücksichtigen. Während selbst Langstreckenflüge für Meetings früher das Transportmittel der Wahl war, nutzen wir heute häufig digitale Lösungen, die Planern dabei helfen, innovativere, inklusivere und ansprechendere Meetings zu hosten. Darüber hinaus sind wir fest davon überzeugt, dass es viele ineinandergreifende Rädchen und Stellschrauben braucht, um das große Ganze zu erreichen. Deshalb sind strategische Partnerschaften zwischen Stakeholdern äußerst wichtig, um einen Optimierungsbedarf während des gesamten Eventlebenszyklus zu identifizieren. TROOP ist beispielsweise eine Meeting-Plattform, die wir nutzen, um für Kunden den jeweils besten Ort für das nächste persönliche Treffen zu finden und dafür Kosten, Risiken und CO2-Emissionen zu analysieren.“

Für eine angemessene Beratung müssen die Veranstalter klare Kennzahlen festlegen und Daten sammeln, um die Wirksamkeit ihrer nachhaltigen Praktiken zu bewerten. Proske unterstützt die Kunden insbesondere bei der Neugestaltung klarer Strukturen und Prozesse. Dazu gehört die Schaffung eines Berichtssystems zum Thema Nachhaltigkeit, um die Transparenz zu erhöhen, Emissionen und Ausgaben zu verfolgen, Sorgfaltspflichten zu erfüllen sowie nachhaltige Konzepte zu standardisieren, die den Unternehmens- und Branchenvorschriften entsprechen.

Neben den großen SMM-Programmen ist es natürlich auch wichtig, Handlungsschritte für einzelne Veranstaltungen festzulegen, wenn es um die Planung, Umsetzung und Realisierung von Konzepten und die Messbarkeit ihrer Ergebnisse geht. Dabei müssen auch digitale Meeting-Formate einbezogen werden.

Die Bedeutung liegt aber nicht nur in der Einführung umweltfreundlicher Praktiken, sondern auch in der Förderung von Zusammenarbeit, damit nachhaltige Meetings und Veranstaltungen als kraftvoller Katalysator für Veränderungen funktionieren. Die ganzheitliche Integration nachhaltiger Praktiken in Strategische Meeting-Management-Programme erfordert jedoch oft auch Anfangsinvestitionen. Veranstalter müssen innovative Lösungen finden und die langfristigen Vorteile der Nachhaltigkeit demonstrieren, um das Engagement der Stakeholder zu gewinnen. Larissa Steinbäcker: „Es gibt derzeit viele Entwicklungen bei Meetings und Events. Immer mehr Unternehmen sind motiviert, für ihre Nutzung kompetente Beratung in Anspruch zu nehmen und nachhaltige Eventkonzepte umzusetzen, was definitiv ein großer Schritt in die richtige Richtung ist.“