Tabellenkalkulation ist kein Projektplan Tool

"Excel^® ist für fast alle Aufgaben die zweitbeste Lösung": Mit dieser Bestandsaufnahme zur Projektplaner Software in vielen deutschen Unternehmen bringt Can Do-CEO Thomas Schlereth das Nutzungsverhalten der Tabellenkalkulation auf den Punkt. Sie ist aus gutem Grund der Standard für typische Aufgaben, die sich tabellarisch darstellen lassen; weil es aber so mächtig und vielseitig ist, wird Excel^® auch in anderen Bereichen eingesetzt, wofür es grundsätzlich gar nicht gedacht ist – zum Beispiel in der Projektplanung / Projektverwaltung. Weil sie das Tool schon kennen, bleiben Projektmanager:innen dann eben auch dabei und lernen entweder, mit dessen Unzulänglichkeiten als Software Projektverwaltung zu leben oder entsprechende Workarounds zu entwickeln. Der schnelle Nutzen am Anfang wird spätestens bei einer projektübergreifenden Ressourcenplanung zum Schaden. Die Anzahl der Nutzer für das Excel-File nimmt zu und damit auch die Komplexität.
Das kostet Zeit sowie Nerven und führt dazu, dass das Projektmanagement eben nicht entlastet wird, sondern sich mit der falschen "Projektplaner Software" auseinandersetzen muss.

Can Do dagegen als Vertreter dedizierter Projektplanungs Software / PM-Software unterstützt das PMO bzw. die einzelnen Projektverantwortlichen mit Tools, die ihnen das tägliche Projektgeschäft einfacher machen und vor allem das komplexe Ressourcenmanagement in den Griff bekommen. Um die Vorteile einer modernen Projektmanagement Software gegenüber dem Projektmanagement per Tabellenblätter deutlich zu machen, führen wir einige der wichtigsten Unterschiede auf. Und freuen uns, wenn wir damit den einen oder anderen Wechsel im Projektmanagement einläuten können …

1. Projektplanungssoftware wächst mit

Wachstum ist nicht nur ein Ziel – es ist die logische Konsequenz für jedes erfolgreiche Unternehmen. Mehr Mitarbeitende, mehr Projekte, mehr Planung und Controlling: Die Abteilung, die Wachstum mit am ehesten trägt und vorantreibt, ist das Projektmanagement. Aber wie kann das PMO, können die Projektmanager:innen dieses Wachstum umsetzen, wenn ihre Projektplaner Software eine Tabellenkalkulations-Software ist? Zu Beginn natürlich mit noch mehr Zeilen, noch mehr Spalten und vielleicht auch weiteren Arbeitsblättern. Spätestens an einem vitalen Multiprojektmanagement mit großem Portfolio werden die Grenzen dieses Vorgehens aber sehr schnell klar.

Ein Projektplan Tool bzw. eine Projektmanagement-Software dagegen wächst mit ihren Aufgaben, ohne dass Sie die Übersicht verlieren. So kennt Can Do keine mengenmäßigen Grenzen, seien es Projekte, Portfolios, Ressourcen oder Arbeitspakete.

2. Projektplaner Software ist agil und flexibel

Unbenommen: Solange es um die reine Planung von einer Handvoll Projekten mit fixen Meilensteinen geht, kann man diese durchaus mit einem Tabellen-Sheet abbilden. In einem solchen Fall dient z.B. Excel^® vor allem einer übersichtlichen Formatierung. Aber was, wenn Sie es – was ja eher dem Standard entspricht – mit agilen Projekten zu tun haben? Wenn sich Meilensteine verschieben, Projekte gegenseitig beeinflussen oder gar ausbremsen, Mitarbeitende zwischen den Teams wechseln – oder am komplexesten: Wenn Mitarbeitende in mehreren Projekten parallel eingesetzt werden? Dann ist zermürbende Handarbeit angesagt, um die Tabelle wieder der Realität anzupassen. Wir haben im Laufe der Zeit PMOs und Projektmanager:innen kennengelernt, die weniger Zeit auf die eigentliche Projektplanung verwenden konnten als sie gebraucht haben, um in den Tabellen aufzuräumen und sie wieder an den tatsächlichen Projektstand anzugleichen. Aus der Tabellenkalkulationssoftware ist also nicht wie geplant eine Projektplanungs Software geworden – sondern eine zeitverzögerte digitale Dokumentation des Projektverlaufs.

Anders, wenn Sie eine spezialisierte Projektplaner Software verwenden: Can Do passt sich dynamisch neuen Gegebenheiten an. Wenn sich Teams ändern oder Meilensteine verschieben, zeigt Can Do die Auswirkungen – in Echtzeit und selbst in Multiprojekt-Portfolios. Mehr noch: Die Künstliche Intelligenz von Can Do berechnet Tausende möglicher Entwicklungen und unterbreitet konkrete Handlungsempfehlungen, damit das Projekt eben doch nicht in Schieflage gerät und die Ziele eingehalten werden können. Und schließlich dient die KI auch dazu, "Was wäre, wenn"-Szenarien zu simulieren und entsprechende Reaktionen zu planen, bevor diese eintreten.

3. Ein Projektplan Tool ist vertrauenswürdig

Zugegeben, das klingt jetzt etwas anmaßend  – aber es verhält sich doch so: Eine Tabelle ausfüllen kann jede(r), der oder die halbwegs eine Tabellenkalkulations-Software bedienen kann. Dieser Umstand kann sich auf die Akzeptanz der Projektplanung bzw. des Projektmanagements auswirken: Für die Team-Mitglieder erscheinen Meilensteine und Projektziele oftmals willkürlich – eben als mehr oder weniger überlegt ausgefüllte Kästchen in einer Tabelle, die man genauso gut auch wieder verschieben kann. Bei einer Software Projektverwaltung bzw. einer PM-Software wie Can Do verhalten sich die Themen Vertrauenswürdigkeit, Akzeptanz und Transparenz ganz anders: Dort folgen Ziele, Meilensteine oder Teamverteilungen einer Berechnung. Sie werden auf Basis nachvollziehbarer, objektiver Fakten und Daten erstellt und verteilt. Can Do geht als Projektmanagement-Software sogar noch einige Schritte weiter: Teams werden mithilfe des eigenen Watermodel^®-Algorithmus‘ verteilt, und Meilensteine oder ganze Projektverläufe werden laufend in Echtzeit von der Can Do KI neu bestimmt. Diese Neutralität, die einem Projektplan Tool (einer Projektmanagement Software) immanent ist, kann eine "von Hand" bestückte Tabelle nicht erreichen. Teams und Mitarbeitende werden die Ergebnisse und Prognosen eines Projektplan Tools stets für fairer, realistischer und vertrauenswürdiger halten.

4. Eine Software Projektverwaltung lässt sich verbinden

Eine Tabelle ist eine Tabelle ist eine Tabelle: Sie steht für sich, hat eine autarke Aussagekraft und kann kaum mit keiner anderen Software in Verbindung treten. Das ist bei kleineren Projektmanagement-Aufgaben vielleicht auch irrelevant – aber mit zunehmender Komplexität der Projekte wird es zu einer immer größeren Belastung, dass sich die Tabellensheets nur händisch befüllen und auswerten lassen. Anders sieht es aus, wenn Sie Projektmanagement Software (Software Projektverwaltung) einsetzen: Diese verfügt meist über Integrationen bzw. Schnittstellen. So auch die Projektplanungs Software Can Do: Sie können zum Beispiel mit unserem eigenen Migrator die Projektteams-Software Jira^® automatisch integrieren, Schnittstellen zu SAP^® nutzen – und sogar Auswertungen für die Stakeholder als Excel^® -Sheet ausgeben.

5. Diese Projektplanungs-Software orientiert sich am Menschen

Eine Tabellenkalkulation ist immer auch ein Abstraktionstool: Vorgänge im Unternehmen, egal welcher Art, werden als Zahlen oder Diagramme behandelt und ausgewertet. Auch die für Ihre Projekte so wichtigen Ressourcen selbst, die Mitarbeitenden, werden zur Zahl und Rechengröße. Das Projektplan Toll (PM-Software) Can Do setzt hier seine KI ein, um das Ressourcenmanagement von seiner menschlichen Seite anzugehen. Wir simulieren also, wie Menschen sich ihre Arbeit organisieren. Während des Projektverlaufs wird die Ressourcenverteilung dann weiter kontrolliert und in Echtzeit aktualisiert – stets unter Berücksichtigung sämtlicher parallel laufender Projekte.

Fazit: Der Wechsel lohnt sich

Es ist schon verständlich: Statt sich in eine Projektplaner Software (Projektmanagement Software) einzuarbeiten, erscheint es für Projektmanager:innen zunächst sinnvoller, einfach eine ohnehin im Unternehmen vorhandene und genutzte Software zu nutzen – und meist ist das Excel^®. Die Zeit, die man aufgrund der geringen Anwendungshürde einspart, wird aber meist zu einem späteren Zeitpunkt (und dann viel umfangreicher) verschwendet. Zum Beispiel bei der Suche nach Workarounds oder beim Versuch, eine Tabelle für ein aktuelles Projekt irgendwie passend zu machen.

Viel sinnvoller ist es, lieber sofort als später die Digitalisierung (und auch die Professionalisierung) im Projektmanagement auf eine gute Basis zu stellen – mit einer Projektplaner Software bzw. Projektmanagement Software wie Can Do. Eine flache Lernkurve, die durch Consultants begleitete, schrittweise Einführung der Software und umfassende Personalisierungsmöglichkeiten, bei denen nur die relevanten Funktionen im Vordergrund stehen, machen den Wechsel auf das Projektplan Tool Can Do ganz leicht.

Sie wollen Can Do kennenlernen? Dann sprechen Sie mit einem unserer Consultants und lassen Sie sich den vielleicht besten Weg aus dem Projektmanagement per Tabelle zeigen!