Workflows ermöglichen schnelle Prüfprozesse in pds Software: Angebote und Eingangsrechnungen 

Mit den Workflows in pds Software sind Handwerksbetriebe in der Lage, manuelle Arbeitsabläufe zu automatisieren, Aufgaben im Team zu vergeben und den gesamten Vorgang zu überwachen. So können pds Anwender mit dem Rechnungseingangsworkflow Eingangsrechnungen formatunabhängig digitalisieren, prüfen, freigeben und weiterverarbeiten. Mit Hilfe des Urlaubsworkflows als integraler Bestandteil der digitalen Zeiterfassung von pds können Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen, die automatisch an den zuständigen Prüfer zur Freigabe weitergeleitet werden. In dem Urlaubsworkflow lassen sich zur weiteren Vereinfachung der Freigabeprozesse verschiedene Teamstrukturen abbilden und freigegebene Urlaube werden direkt in die Ressourcenplanung übernommen.

„Prozesse optimieren, Arbeitsabläufe verkürzen und Aufgaben klar zuteilen: Diese Ziele verfolgen wir mit den neuen Workflows für pds Software. Auf der ISH 2023 geben wir zusätzlich mit dem Angebotsworkflow erstmals exklusive Einblicke in unsere neueste Workflow-Entwicklung“, so Stephanie Ladiges aus dem pds Produktmanagement. Der pds Angebotsworkflow unterstützt u. a. mit definierbaren Workflow-Aufgaben zu jeder Projektphase (z. B. Gasleitung beantragen, Schornsteinfeger informieren), mit Hinweisen auf offene Aufgaben oder unausgefüllte Felder sowie summenbasierten Freigabeprozessen. Im nächsten Schritt wird der Angebotsworkflow um Erinnerungen an Abgabefristen, automatische Unterschriften und um einen automatisierten Versand von Angeboten erweitert.

Wartungen nach VDMA-Vorgaben

pds ist ab sofort Lizenzpartner des VDMA, dem größten Maschinenbauverband Europas und Fachverband des ISH-Beirats. Anwender der pds Software erhalten somit Zugriff auf die VDMA Einheitsblätter 24186 Teil 0 – 7, die die Leistungsprogramme zur Wartung von Baugruppen und Bauelementen in technischen Anlagen und Ausrüstungen in Gebäuden enthalten. In pds Software können Anwender die Einheitsblätter des jeweiligen Fachbereiches selektieren, z. B. Luft-, Heiz-, Elektro-, Sanitär- oder Kältetechnische Geräte und Anlagen, um auf das jeweilige technische Regelwerk für die Planung und Durchführung von Wartungsaufträgen zuzugreifen. Die Felder Struktur, Typ Fachbereich und Wartungsabstände werden in pds Software daraufhin automatisiert befüllt. Der Anwender muss nun nur den jeweiligen Verrechnungssatz eintragen und aktualisieren, damit der Wartungsauftrag kalkuliert und geplant wird. „Das ist ein guter Start für pds Kunden, um in das Thema „Wartung nach VDMA-Vorgaben“ einzusteigen“, so Susanne Vital, Produktmanagement bei pds.

Digitaler Einkauf: Vereinfachte Lieferantenshop-Suche in pds

Ein zuverlässiges Beschaffungsmanagement ist in Zeiten von Lieferengpässen und Materialknappheit im Handwerk wichtiger denn je. Dank der Integration des Fachgroßhandels und der neuen, komfortablen Lieferantenshop-Suche können Handwerksbetriebe ihren digitalen Einkaufsprozess in pds noch einfacher gestalten. Mit dem neuen Bereich „Katalog – Lieferantenshops öffnen“ können Anwender ab sofort auch außerhalb eines Vorgangs aus pds Software die Online-Shops öffnen und für gewünschte Artikel bequem passende Lieferanten, Preise und Lieferzeiten suchen. Der jeweilige Artikel lässt sich im nächsten Schritt via IDS in den neuen Merkbereich der pds Software übertragen. Sämtliche „gemerkten“ Artikel lassen sich schließlich einfach per drag & drop in den gewünschten Vorgang ziehen. Auch Shops lassen sich auf diese Weise speichern, um schnell auf die favorisierten Shops zugreifen zu können.

pds integriert Girocode-Funktion für einfaches Bezahlen

Bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen besteht künftig beim Druckvorgang und PDF-Export von Rechnungen die Möglichkeit, einen QR-Code mit allen für die Überweisung notwendigen Informationen einzubinden, der einfach von der Banking-App gescannt werden kann. „Dies soll dem Endkunden ermöglichen, eine offene Rechnung möglichst unkompliziert, sicher und mit wenig Zeitaufwand z. B. via Smartphone zu begleichen“, kommentiert Nico Abeling aus dem pds Produktmanagement.

pds Mitarbeiter App erhält neue Digitaldienste

Mit dem neuen pds Mitarbeiter Release, das ebenfalls in einer modernen Dark- und Lightmode-Oberfläche verfügbar ist, können Handwerksbetriebe mit dem pds Personalwesen künftig Verdienstnachweise und Steuerunterlagen vollständig digital übermitteln. Aufwände für das Ausdrucken und Versenden oder Verteilen der Verdienstnachweise entfallen damit. Mit der neuen Stundenauswertung erhalten Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über ihre geleisteten Arbeitsstunden. Ergänzend ermöglicht das Zeitkonto den Einblick in aktuelle Stundensalden, bei Bedarf auch mit Anzeige von Beträgen.  Zudem wird die pds Mitarbeiter App, die für Android, iOS und als Webzugriff von jedem beliebigen Endgerät eingesetzt werden kann, um eine Personen- und Dokumentensuche erweitert. Die Personensuche ermöglicht den Zugriff auf gängige Personendaten wie Name und Anschrift, aber auch CRM-Infofelder, Bemerkungen und Telekommunikationsdaten können eingesehen werden. Darüber hinaus können Änderungen von z. B. Telefonnummern mobil bearbeitet werden. Durch die Dokumentensuche in pds Mitarbeiter kann jederzeit und von überall auf das Dokumentenmanagementsystem und somit alle relevanten Dokumente zugegriffen werden.

SMS Versand für das Servicegeschäft

Zukünftig können Handwerksbetriebe mit pds Software aus dem Serviceauftrag heraus automatisierte SMS an Kunden verschicken, um diese etwa über anstehende Wartungen oder Verzögerungen bei Serviceaufträgen zu informieren. Unternehmen erhöhen damit nicht nur ihren Servicelevel bei ihren Kunden, sondern minimieren durch die Ankündigung auch unproduktive Wartezeiten ihrer Monteure. Die automatisierten SMS stellen eine optimale Ergänzung zum digitalen, automatisierten Briefversand aus der pds Handwerkersoftware dar.

pds auf der ISH 2023

Vom 13.03. – 17.03.2023 informieren die Experten der pds GmbH am Stand C85 in Halle 5.1 über die neuesten Entwicklungen rund um die pds Software, die pds Apps und die pds Cloud. Zur Anmeldung eines persönlichen Gesprächstermins gelangen Interessenten über https://pds.de/ish.