Das Hinweisgeberschutzgesetz in der Praxis

Das HinSchG verpflichtet Beschäftigungsgeber zur Einrichtung einer internen Meldestelle über die Whistleblower einen Hinweis über Missstände, Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten im Unternehmen einreichen können. Hier eine kurze Zusammenfassung, was das interne Whistleblower-System erfüllen muss:

• Hinweise müssen schriftlich, mündlich oder persönlich eingereicht werden können – „persönlich“ umfasst im neuen Gesetz nicht nur eine persönliche Zusammenkunft, sondern auch eine Bild- oder Tonübertragung.
• Innerhalb von sieben Tagen muss eine Bestätigung über einen eingegangenen Hinweis erfolgen und spätestens nach drei Monaten muss die Meldestelle den Hinweisgeber informieren, welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder geplant sind, um den Hinweis effektiv aufzuklären.
• Alle Hinweise müssen rechtskonform dokumentiert und organisiert werden.
• Allen Hinweisen muss nachgegangen werden – auch anonymen.
• Hinweisgeber können sich an eine interne oder an eine externe Meldestelle wenden – Unternehmen profitieren davon, wenn Hinweise über Missstände intern eingereicht werden und sollten darum die Meldestelle attraktiv gestalten und transparent kommunizieren, wie sie funktioniert.

Letzte Neuerungen

Eine der Änderungen, die im verabschiedeten Gesetz zuletzt hinzukam, betrifft den Umgang mit anonymen Meldungen: Der interne Meldekanal muss so gestaltet sein, dass eine anonyme Kontaktaufnahme von Seiten des Whistleblowers möglich ist und auch die Kommunikation zwischen Hinweisgeber und interner Meldestelle komplett anonym ablaufen kann. Im Entwurf galt dies noch als Option. Diese Verpflichtung tritt zwar erst am 1. Januar 2025 in Kraft, aber es ist natürlich sinnvoll, das Meldesystem gleich so auszugestalten, dass es alle Anforderungen erfüllt.

Eine weitere Änderung betrifft Entschädigungsansprüche: Whistleblower haben nicht nur dann einen Entschädigungsanspruch, wenn Repressalien durch Beschäftigungsgeber Vermögensschäden nach sich ziehen, sondern auch wenn es aufgrund der Repressalien zu Schäden kommt, die nicht das Vermögen betreffen. Solche immateriellen Schäden können beispielsweise psychische Belastungen durch Mobbing oder Reputationsschäden sein.

Grundsätzlich können Whistleblower wählen, ob sie externe oder interne Meldekanäle nutzen. Whistleblower, die sich für eine externe Meldestelle entscheiden, können sich in Zukunft an das Bundesamt für Justiz wenden. Hinweise können auch über die bestehenden Meldesysteme der BaFin oder des Bundeskartellamts eingereicht werden.

Effizientes Outsourcing

Anonymität, Mehrsprachigkeit, Personalfragen, zeitliche Fristen: Bei der rechtskonformen Umsetzung eines Whistleblower-Systems gibt es einiges zu beachten und die Implementierung im Unternehmen ist in der Praxis alles andere als trivial. Eine Nichteinhaltung der Pflichten oder fehlerhafte Abläufe können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen.

Damit ein Unternehmen mit möglichst geringem Aufwand den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird, empfiehlt es sich, eine digitale Plattform für das interne Meldesystem zu wählen. Im Gegensatz zu einer Ombudsperson ermöglicht eine digitale Plattform eine orts- und zeitunabhängige 24/7-Erreichbarkeit einfach und effizient. Auch die Mehrsprachigkeit kann hier problemlos umgesetzt werden.

Um zu gewährleisten, dass das HinSchG regelkonform umgesetzt wird, können Unternehmen die Meldestelle auslagern – was mit einer digitalen Lösung einfach umsetzbar ist. Damit schonen Unternehmen eigene Ressourcen und sparen sich eine fachliche Schulung des Teams und gegebenenfalls eine Ausbildung der Verantwortlichen für die Meldestelle. Denn diese Person muss ihre Aufgabe nicht nur unabhängig, sprich, weisungsfrei ausüben, sondern auch über die notwendige Fachkunde verfügen, um zu beurteilen, wie ein Hinweis einzuordnen ist und an welche Person er weitergeleitet werden muss.

Erfahrene Compliance-Experten begleiten mittelständische Unternehmen bei der rechtskonformen Umsetzung der neuen Regelungen. Mit den individuell passenden digitalen Tools werden bei der Entwicklung und Einrichtung des internen Whistleblower-Systems alle Anforderungen an Kompetenz, Transparenz, Erreichbarkeit, Anonymität, Fristeinhaltung und Datenschutz problemlos und zuverlässig erfüllt.