Die durch die Corona-Pandemie grundlegend veränderte Arbeitswelt und die zunehmende Etablierung des Homeoffice bringen neue Anforderungen an die Erfassung der Arbeitszeit mit sich. Da ein fortschreibendes Arbeitszeitkonto für jeden Arbeitnehmer verpflichtend ist und Unternehmen es tunlichst vermeiden wollen, in die Lohnschuldfalle zu geraten, ist für das Jahr 2023 eine starke Zunahme mobiler Zeiterfassungssysteme zu erwarten. Sie bieten ein Maximum an Flexibilität und sind in der Lage sowohl am klassischen Arbeitsplatz als auch im Homeoffice die Arbeitszeiten zu erfassen. Da der Markt bereits über zahlreiche mobile Zeiterfassungssysteme verfügt, können sich die Unternehmen die Lösung aussuchen, die zu den eigenen Anforderungen am besten passt. Herkömmliches Stempeln und erst recht die traditionelle Vertrauensarbeitszeit werden zeitnah der Vergangenheit angehören.

Bei der elektronischen Zeiterfassung wird der lückenlose Datenaustausch zwischen den Systemen an Bedeutung gewinnen. Sobald die Arbeitszeiten einmal digital erfasst sind, richtet sich der Fokus darauf, wie man die darin enthaltenen Informationen möglichst unkompliziert und automatisiert nutzen kann. Es geht darum, beispielsweise Überstunden zu reduzieren, Schichtpläne zu optimieren oder Urlaubsanträge besser zu koordinieren. Vor allem aber wird die digitale Verbindung zwischen Zeiterfassung und Lohnabrechnung immer mehr an Bedeutung gewinnen. Elektronische Zeiterfassungssysteme, welche die entsprechenden Schnittstellen haben sowie eine moderne Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung (digitaler Lohnzettel) unterstützen, werden im kommenden Jahr verstärkt zum Einsatz kommen. Der Kunde wünscht sich alles aus einer Hand.

Nicht zuletzt weiß jeder, der in Zeiten der Corona-Pandemie Kurzarbeitergeld beantragt hat, wie wichtig die minutengenaue Dokumentation der Arbeitszeiten ist, zumal das Kurzarbeitergeld bis zum 31.12.2025 noch rückwirkend geprüft werden kann. Aber auch gegenüber dem Zoll, dem Finanzamt oder der Sozialversicherung sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, bis ins Detail die Arbeitszeiten ihren Angestellten dokumentieren zu können. Jeder Unternehmer muss den Schritt in Richtung einer digitalen Zeiterfassung gehen, insbesondere, wenn er die Prüfungen bisher eher als undurchsichtiges Glückspiel empfunden hat. Je genauer die Arbeitszeitdarstellung ist und je einfacher die Erstellung sowie Handhabung eines solchen Reportings ist, desto intensiver wird die entsprechende Zeiterfassungslösung genutzt werden.