Warum ist es wichtig, einen Newsletter-Redaktionsplan zu haben?

Gerade für kleinere Unternehmen stellt der Newsletter eine passende Kommunikationsart dar, die gut zum Unternehmen passt und einen direkten Draht zu den Kunden ermöglicht, die oft persönlich bekannt sind. Ist die Entscheidung getroffen, den Newsletter als Teil der Werbeaktivitäten aufzunehmen, ist damit ein erster wichtiger Schritt getan. Über diesen Weg gerät das Unternehmen bei Kunden nicht in Vergessenheit und auch weitere Käufer lassen sich so anbahnen. Damit diese Marketingmaßnahme allerdings Erfolg hat, gilt es, interessante Inhalte zu gestalten und den Newsletter regelmäßig zu versenden. Der Newsletter-Redaktionsplan kann hier ein wichtiges Rahmengerüst geben. Denn gerade kleinere Betriebe haben keine eigene Marketingabteilung, die sich um die Newslettergestaltung kümmert. Dies wird oft von der Geschäftsleitung selbst oder aber von Mitarbeitern übernommen, die sich für den Großteil ihrer Arbeitszeit mit anderen Dingen beschäftigen. Im hektischen Alltag kann es dann schon vorkommen, dass nicht ausreichend Zeit für Brainstorming gegeben ist, um mit guten Ideen für den Newsletter hervorzukommen. Wer hier auf einen rechtzeitig vorbereiteten Redaktionsplan zurückgreifen kann, ist klar im Vorteil. Dieser gibt eine gute Struktur und Themen für die meisten Aussendungen des Jahres bereits vor. So ist es sogar möglich, viele Newslettertexte bereits in Zeiten vorzubereiten, in denen weniger zu tun ist.

Kategorien helfen bei der Themenfindung für den Newsletter

Am einfachsten wird der Redaktionsplan für das neue Jahr in einer Excel-Liste übersichtlich gestaltet. Eine Spalte kann die Kalenderwochen für den geplanten Versand enthalten, eine weitere das Thema. Aber auch der Name der Person, die den Newsletter erstellen wird sowie Links oder Stichworte können bereits abgespeichert werden. Eine wichtige Spalte, die auch die Themenfindung für den Newsletter erleichtert, ist die Kategoriespalte. Im ersten Schritt vor der Themenauswahl sollte einmal überlegt werden, welche Themenkategorien grundsätzlich anfallen. Dabei kann es sich um Events handeln wie saisonale Anlässe oder Firmenjubiläen. Eine andere Kategorie kann z.B. als „Anleitung“ benannt werden, wenn Tipps und Ratschläge bei der Anwendung von Produkten weitergegeben werden. In der Kategorie „Insights“ kann ein Blick hinter die Kulissen gegeben werden, sodass Kunden z.B. mehr über Fertigungsprozesse im Produktionsbereich erfahren oder auch Lieferanten vorgestellt werden. Je nach Ausrichtung des Unternehmens lassen sich die Themen in unterschiedliche Kategorien einteilen. Schon der Blick auf die Kategorien gibt oft Inspiration für neue Themenideen.

THEMEN-IDEEN FÜR DIE NEWSLETTER-INSPIRATION

Wenn der Redaktionsplan erstellt wird, sind Ideen für passende Themen gefragt. Dabei ist es wichtig, das eigene Unternehmen im 360-Grad-Blick zu betrachten und auch die Interessen der Kunden im Blick zu behalten. Wichtig ist vor allem ein guter Aufhänger, um die Aufmerksamkeit der Leser zu gewinnen. Denn wenn der Newsletter im Posteingang aufscheint, wird die Entscheidung über Öffnen oder Löschen in wenigen Sekunden getroffen. Mit den folgenden Bereichen sollten sich bereits viele Themen für den Jahres-Redaktionsplan finden:

Saisonale Anlässe: Themen wie Ostern, Weihnachten oder auch Silvester sind nie verkehrt im Newsletter, da sie die meisten Menschen betreffen. Händler für Schreib- und Büroartikel sollten natürlich auch Ereignisse wie den Ferienbeginn oder Schulanfang im Auge haben, während für einen Händler von Kaminöfen vor allem die Herbst- und Winterzeit wesentlich sein kann. Selbstredend sollten Tierbedarfsshops weder auf den Welthunde- noch auf den Weltkatzentag vergessen.

Großereignisse bieten immer wieder eine willkommene Gelegenheit, um damit einen Aufhänger für den Newsletter zu finden. Ob Fußball-Europameisterschaft, Winter-Olympiade oder auch der Marathon in der eigenen Stadt. Große Ereignisse wie das Oktoberfest oder auch der Muttertag beschäftigen viele Menschen und werden medial groß aufbereitet. Auch im Newsletter lohnt es sich, darauf einzugehen oder sogar Aktionsangebote damit zu verknüpfen.

Aktionen: Aktionen kommen gut bei Kunden an, vor allem, wenn sie sich an den Kaufgewohnheiten der Newsletter-Empfänger orientieren. Mit KI unterstütztem Newslettermanagement gelingt es, die Inhalte für den Newsletter individuell anzupassen und so perfekt abgestimmte Aktionsangebote zu schnüren. Rabattaktionen und limitierte Angebote verleiten zu emotionalen Kaufentscheidungen. Jedoch sollte diese Methode auch nicht übertrieben werden.

Der Blick hinter die Kulissen: Der Newsletter eignet sich perfekt, um nach und nach eine eigene Community aufzubauen. Diese fühlt sich umso stärker einem erlesenen Kreis zugehörig, wenn sie das Gefühl hat, Informationen zu erhalten, zu denen andere keinen Zugang haben. Wenn der Schreiner also einen Blick in seine Werkstatt erlaubt oder der Konditor Auskunft über die spezielle Teigzusammensetzung und die Verarbeitung in der Backstube gibt, befriedigt das häufig die Neugier vieler Kunden. Gleichzeitig werden die Produkte auf diese Weise stark aufgewertet.

Kundenrückmeldungen aufnehmen und redaktionell behandeln: Unternehmen mit persönlichem Kundenkontakt haben einen Riesenvorteil. Sie bekommen Tag für Tag direkte Rückmeldungen von Kunden. Ob dies Beschwerden, Lob oder lediglich Hinweise sind – vieles davon lässt sich auch im Newsletter ansprechen. Denn Kunden stellen sich häufig dieselben Fragen. Wer es schafft, diese im Newsletter zu beantworten, trifft daher auf hohe Aufmerksamkeit der Zielgruppe.

Team mitreden lassen: Die Erstellung des Redaktionsplans sollte keine stille Einzelarbeit sein. Wenn es Mitarbeiter gibt, sollten auch diese in den Brainstorming-Prozess miteinbezogen werden. Denn jedes Teammitglied hat einen anderen Arbeitsalltag und damit auch andere Perspektiven auf das Unternehmen.

Den Start ins neue Jahr als Inspirationsquelle nutzen

Die Zeit zwischen den Feiertagen und der Jahreswechsel eignen sich perfekt, um sich erste Gedanken zum Redaktionsplan für das neue Jahr zu machen. Denn hier gelingt es am besten, etwas Abstand zur täglichen Arbeit zu gewinnen und damit auch mehr die Sicht der Kunden einzunehmen. So entstehen auch gute Einfälle zu Themen, die unterm Jahr nicht immer im Fokus stehen.