Viele kleine und mittelständische Dienstleistungsunternehmen, oft auch mit mehreren Niederlassungen, schwören auf Excel. Die Software ist leicht bedienbar und liefert schnell sichtbare Ergebnisse. Schwierig und langwierig kann es allerdings werden, wenn es um Planungsaufgaben wie die Disponierung von Service-Mitarbeitern, von Dienstfahrzeugen, Spezialwerkzeugen und Prüfmitteln geht. Dann kommt man mit Excel schnell an Grenzen. Die umständliche Abstimmung über die Verfügbarkeit der Service-Kräfte beispielsweise raubt dem Projektleiter viel Zeit, die ihm für seine eigentlichen Aufgaben fehlt. Zudem wird die Leitungsebene nicht kontinuierlich über die Abarbeitung der Service-Aufträge an allen Standorten informiert. Der Grund: Stammwerk und Niederlassungen arbeiten nicht mit einem einheitlichen System, wenn die Service-Aufträge noch in diversen Excel-Formularen bzw. analog verwaltet werden. Meist ist auch die Rechnungsstellung zeitaufwendig und fehleranfällig, weil dafür die von den Service-Mitarbeitern handschriftlich ausgefüllten Aufträge erst entziffert und dann ins ERP-System übertragen werden müssen.

Hier kann Stella Systemhaus Abhilfe schaffen und diesen Unternehmen mit der Software Stella G2 eine IT-Lösung zur Verfügung stellen, bei der die benötigten Daten vollständig und revisionssicher auf einem zentralen Datenbankserver liegen. Im Kern geht es um die Bereitstellung von verschiedenen Listen, die einen Überblick über die Verfügbarkeit und den tatsächlichen Einsatz der Service-Kräfte, der Dienstfahrzeuge, Spezialwerkzeuge und Prüfmittel geben. Die Listen beinhalten verschiedene Sichten für den Projektleiter und für die jeweilige Service-Kraft.

Wochenplan für den Projektleiter
Diese Liste beinhaltet die offenen Service-Aufträge und die für die Abarbeitung infrage kommenden Mitarbeiter, Dienstfahrzeuge, Spezialwerkzeuge etc. Hat der Projektleiter eine Kalenderwoche ausgewählt, sieht er die offenen Aufträge in dieser Woche und die jeden Tag für die Erledigung zur Verfügung stehenden Service-Kräfte, Fahrzeuge, Werkzeuge etc. Er kann aus dem Mitarbeiterpool, den Fahrzeugen und Werkzeugen auswählen und seine Entscheidung abspeichern.

Um die Mitarbeiter richtig einteilen zu können, benötigt der Projektleiter Informationen über ihre Qualifikation und darüber, ob sie an dem betreffenden Tag Urlaub haben oder möglicherweise krank sind. Deshalb greift die Software automatisch auf Urlaubsplan und Krankheitsliste aus der Personalverwaltung zu. Der Projektleiter sieht dann nur die Service-Kräfte auf seiner Liste, die tatsächlich zur Verfügung stehen. Liegen Urlaubs- und Krankheitslisten nicht digital vor, stellt Stella die Tools zur Verfügung.

Auftragsplan für den Projektleiter
Die Service-Aufträge können nicht nur aus Wochensicht, sondern auch aus Projektsicht betrachtet werden. Wählt der Projektleiter dort einen Auftrag aus, sieht er über den gesamten Auftragszeitraum, an welchen Tagen wieviele Arbeitskräfte gebraucht werden und kann die entsprechenden Mitarbeiter über die Auswahlliste fest einplanen.

Mitarbeiterplan für den Projektleiter
Diese Liste beinhaltet Namen und Qualifikation aller zur Verfügung stehenden Service-Kräfte. Muss zum Beispiel wegen einer Havarie umdisponiert werden, sieht der Projektleiter sofort, welcher Mitarbeiter frei ist bzw. von einem anderen Projekt abgezogen werden kann, um die Havarie zu beseitigen.

Einsatzplan für den Service-Mitarbeiter
Diese Liste steht jedem einzelnen Mitarbeiter zur Verfügung. Er kann sich über sein Tablet vertraulich in die Firma einwählen. Es zeigt ihm die aktuelle Woche an und an welchem Tag er wo im Einsatz ist. Er kann daraus auch entnehmen, welches Fahrzeug, welche Spezialwerkzeuge und welche Prüfmittel ihm für seinen Auftrag zur Verfügung stehen. Der Service-Mitarbeiter trägt im Tablet z.B. ein, welche Kaufteile er eingesetzt bzw. getauscht und wieviele Stunden er am Einsatzort  gearbeitet hat. Diese Angaben lässt er sich vom Kunden bestätigen. Am Ende markiert er seinen Auftrag als erledigt. Damit weiß der Projektleiter, dass der Service-Auftrag abgeschlossen ist.

Einsatzplan für die Service-Fahrzeuge/Dienstfahrzeuge
Diese Liste gibt Auskunft über die bereits verplanten bzw. noch freien Service-Fahrzeuge. Hat der Projektleiter im Wochenplan eines der Dienstfahrzeuge einem Auftrag zugeordnet, ist das in dieser Liste ersichtlich. Änderungen werden automatisch aktualisiert.

Einsatzplan für die Spezialwerkzeuge, die auf der Baustelle bzw. zum Service-Termin o.ä. zur Verfügung stehen müssen
Analog der Service-Fahrzeuge kann der Projektleiter aus dieser Liste ersehen, welche Spezialwerkzeuge für die einzelnen Aufträge eingeplant sind.

Einsatzplan für die Prüfmittel
Liste 7 beinhaltet die Prüf- oder Messmittel, die der Service-Mitarbeiter vor Ort benötigt, um seinen Auftrag ordnungsgemäß erfüllen zu können. Der Projektleiter kann daraus entnehmen, welche Prüfmittel für den jeweiligen Auftrag zur Verfügung stehen.

Werden weitere Listen benötigt, können sie im jeweiligen Unternehmen selbst entworfen werden – ohne Programmierkenntnisse.

Der Nutzen
Er besteht vor allem darin, dass die Produktivität bei der Abwicklung der Service-Aufträge enorm gesteigert werden kann. Durch Rückmeldefähigkeit der vor Ort geleisteten tatsächlichen Arbeit spart der Projektleiter bzw. die Abrechnungsstelle Zeit in Größenordnungen ein, weil die Software G2 die aufwendige Kommunikation mit den Service-Mitarbeitern übernimmt. Die Daten, die die Abrechnungsstelle bekommt, sind verlässlich, weil sie vom jeweiligen Mitarbeiter getypt vor Ort im Tablet eingetragen werden können. Damit wird eine schnelle und korrekte Rechnungsstellung nach der Erledigung des Auftrags möglich.

Hinzu kommt, dass die Leitungsebene jederzeit über den Fortgang der Service-Aufträge an allen Standorten informiert ist, weil Stammwerk und Niederlassungen einheitlich mit einem System arbeiten. Das macht es möglich, frühzeitig auf sich anbahnende Probleme zu reagieren. Die Software liefert der Geschäftsführung außerdem Statistiken über die Auslastung der Service-Mitarbeiter, der Fahrzeuge, der Spezialwerkzeuge und der Prüfmittel.