Vielleicht kommt Ihnen das folgende Beispiel einer Klinik aus unserer Weiterbildung bekannt vor:

„Patient Herr Sommer soll aufgenommen werden. Frau Müller von der Verwaltung nimmt die Patientendaten auf und möchte den Behandlungsvertrag erstellen. Beim Drucken der Dokumente entsteht ein Papierstau, den Frau Müller erst beheben muss (1 Minute). Trotz Erklärungen durch Frau Müller möchte Herr Sommer das gesamte Dokument in Ruhe durchlesen, bevor er unterschreibt und fragt bei einigen Punkten nach (10 Minuten). Als Frau Müller die erforderlichen Informationen zur Betten- und Arztwahl ans Bettenmanagement weiterleiten möchte, erreicht sie telefonisch bei den ersten Versuchen niemanden (2 Minuten). Zudem ist nicht ersichtlich, ob Herr Sommer direkt auf Station A1 erscheinen oder zuerst das ärztliche Aufnahmegespräch in der Ambulanz stattfinden soll. Frau Müller fragt sich durch (2 Minuten).

Verschwendete Zeit für Anrufe, Fragen und Recherche: 15 Minuten.

Die an unserer Weiterbildung teilnehmenden Kliniken fanden an einem Vormittag durchschnittlich 96 solcher Schwachstellen mit einem Zeitpotenzial von ca. 29 Stunden – bei nur einmaligem Auftreten der Zeitfresser. Bei einer angenommenen 1250-fachen Durchführung sprechen wir von mehr als 36.000 Stunden „Schrottzeit“ – für eine Klinik.

Die Beschaffung der benötigten Informationen ist sowohl für das Klinikteam als auch für den Patienten anstrengend und nicht zufriedenstellend. Der Patient fühlt sich nicht gut betreut und wird die Klinik nicht weiterempfehlen. Die entstandenen Zeitfresser binden Personal und führen zu einer Verschiebung von Schlüsselprozessen wie der Visitendurchführung und der anschließenden Visitennachbereitung durch die Pflegekräfte.

Um die Arbeitsbedingungen und den Ablauf zu verbessern, wurden die Prozesse mithilfe unseres praxisorientierten Handlungsmusters gemeinsam im Team aufeinander abgestimmt. So konnte ein systematisches Daten-Erinnerungs-Konzept etabliert werden, was die Beschaffung der gewünschten Informationen erleichterte und eine deutliche Verbesserung der Zufriedenheit von Patienten, Pflegekräften und Ärzten zur Folge hatte.

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"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"