Egal wohin man schaut, alles ist teuer, wird teurer und immer noch teurer. Jeder versucht, sein Geld zusammenzuhalten, wenn möglich, Rücklagen zu bilden, Preise zu vergleichen usw. Prioritäten verschieben sich. Da bekommt jetzt auch die Absicherung der Liquidität eines Unternehmens ein ganz neues, vielleicht schwereres Gewicht. „Vieles in der heutigen Zeit kann man nicht (mehr) beeinflussen. Man kann lediglich versuchen, angemessen zu reagieren“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der BREMER INKASSO GmbH. „Dennoch gibt es ein paar Dinge, die man gerade in einer Zeit, in der viel von außen vorgegeben zu werden scheint, tun kann, um die Liquidität des eigenen Unternehmens bestmöglich zu sichern. Dabei ist es durchaus wichtig, sich vor Augen zu führen, welche Schritte insbesondere den Forderungseinzug betreffend im eigenen Handlungs- und Entscheidungsbereich liegen und welche eben nicht. Auf letztere muss dann nicht unnütz Energie und Zeit verschwendet werden. Eine ehrliche Analyse des eigenen Vorgehens und der Abläufe im Unternehmen ist dafür unerlässlich.“

Selbst in der Hand hat man — alles Wichtige schriftlich festzuhalten

„Das A und O im Geschäftsleben ist die Nachweisbarkeit der Absprachen, der vereinbarten Vertragsinhalte, der gemachten Angebote, der erteilten sowie übernommenen Aufträge usw. Wird jeder einzelne Schritt schriftlich dokumentiert, hilft das nicht zuletzt beiden Geschäftsparteien. So werden u. a. Missverständnisse vermieden, können getroffene Absprachen jederzeit nachgelesen und ggf. auch bewiesen werden.“ 

Selbst in der Hand hat man — gute individuelle Geschäftsbedingungen zu nutzen

„Wer für sein Unternehmen keine Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) hat, auf deren Basis er alle Geschäfte abschließt, handelt schon fast fahrlässig. Sie bieten neben Klarheit für beide Geschäftsparteien über die dem Geschäftsabschluss zu Grunde liegenden Bedingungen und Vertragsinhalte auch die Möglichkeit, die Besonderheiten des Unternehmens und die Alleinstellungsmerkmale abzudecken. Vielfältige Regelungen können darin schriftlich fixiert werden und müssen so nicht jedes Mal wieder neu definiert werden. Es ist anzuraten, sich AGB nicht einfach aus dem Internet herunterzuladen oder vom Mitbewerber zu übernehmen (u. U. Urheberrechtsverletzung), sondern sie sich ggf. von einem Anwalt formulieren zu lassen. Ein Anwalt haftet für die Rechts- und Abmahnsicherheit der von ihm erstellten Klauseln. Das ist einmalig gut investiertes Geld.“

Selbst in der Hand hat man — den Eigentumsvorbehalt zu regeln

„Besonders derjenige, der ein Unternehmen hat, das Lieferungen erbringt, sollte unbedingt, wenn er seine Geschäftsbedingungen nicht von einem Anwalt formulieren lässt, darauf achten, dass die eigenen Geschäftsbedingungen Regelungen zum normalen und zum verlängerten Eigentumsvorbehalt enthalten. Grob skizziert bedeuten sie, dass das Eigentum an einer (gelieferten) Sache so lange besteht, bis diese vom Kunden vollständig bezahlt wurde. Solche Regelungen können bei Kundeninsolvenz u. U. Verluste vermeiden helfen.“ 

Selbst in der Hand hat man — den Zugang der Rechnung beweisen zu können

„Denn das ist enorm wichtig. Besonders dann, wenn man Anwalts- oder Inkassokosten von einem Schuldner erstattet bekommen möchte. Im Falle, dass der Schuldner den Zugang der Rechnung bestreitet, ist der Nachweis darüber, dass ihm die Rechnung tatsächlich zugegangen ist, zwingend erforderlich. Die persönliche Übergabe der Rechnung vor Zeugen ist in der Regel selten praktikabel. Es ist zu empfehlen (erst recht bei schwierigen Kunden), zweigleisig zu fahren. So kann man z. B. die Rechnung im Vorwege faxen oder per E-Mail versenden (das Sendeprotokoll bzw. die Lesebestätigung aufbewahren!) und die Rechnung per Post (ggf. per Einwurfeinschreiben) hinterherschicken. Möglich ist sogar die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher.“

Selbst in der Hand hat man — ein unmissverständliches Zahlungsziel festzulegen

„Wer dem Kunden keinen Raum für Interpretationen beim Zahlungsziel einer Rechnung geben will, der muss das Datum auch unmissverständlich benennen. Eine Formulierung wie ‚Der Rechnungsbetrag ist bis 16.12.2022 bei uns eingehend zu zahlen‘ ist eine klare, eindeutige Vorgabe. Bei der Festsetzung des Zahlungsziels sollte man sich am besten an den in der jeweiligen Branche üblichen Fristen orientieren. Handelsüblich sind 10 bis 14 Tage.“ 

Selbst in der Hand hat man — fällige Rechnungen sofort anzumahnen

„Voraussetzung dafür, dass eine fällige Rechnung umgehend angemahnt wird, ist eine Buchhaltung, die stets aktuell ist (auch das hat man selbst in der Hand!). Die Mahnung sollte respektvoll sein, aber deutlich machen, dass man das ausstehende Geld möchte. Eine Rechnungskopie beizufügen kann dem Schuldner als Gedächtnisstütze dienen, besonders wenn ihm die offene Rechnung nur ‚durchgerutscht‘ ist. Ist eine weitere Mahnung nötig, sollte sie im Abstand von 7-10 Tagen erfolgen. Mehr als drei Mahnungen sollten nicht verschickt werden.“ 

Selbst in der Hand hat man — sich die Mahnkosten ersetzen zu lassen

„Auch wenn es sich bei Mahnkosten um keine großen Summen handelt, sollte sie der Schuldner ersetzen, denn das steht einem Gläubiger grundsätzlich zu. Ohne Einzelnachweis werden von vielen Gerichten Pauschalen zwischen 1,00 € und 5,00 € pro Mahnschreiben ab der zweiten Mahnung anerkannt. (Für die erste Mahnung darf nur eine Mahngebühr erhoben werden, wenn der Kunde vorher schon z. B. aufgrund des Ablaufs der 30-Tages-Frist in Verzug war.)“

Selbst in der Hand hat man — dem Schuldner Verzugszinsen zu berechnen

„Auch das sind in der Regel keine großen Summen, doch auch Verzugszinsen stehen dem Gläubiger zu, ist der Schuldner in Zahlungsverzug. Wenn die Berechnung manchem auch etwas kompliziert erscheint, die eigene erbrachte Leistung sollte einem die Auseinandersetzung damit Wert sein. Als Berechnungsgrundlage dient der flexible Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank (aktuell liegt er unverändert bei -0,88%). Sofern der Schuldner ein Unternehmer ist, liegt der Zinssatz für Entgeltforderungen bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Ansonsten beträgt der Verzugszinssatz fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.“

Selbst in der Hand hat man — den Schuldner in Verzug zu setzen

„Der Zahlungsverzug des Schuldners ist zwingende Voraussetzung dafür, dass man Verzugszinsen und entstandenen Verzugsschaden gegen den Schuldner geltend machen kann. Dazu gehören u. a. auch die Kosten für einen Rechtsdienstleister wie einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen, die z. B. für die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheides in Anspruch genommen wurden. Spätestens mit Eintreffen einer Mahnung kommt ein Schuldner in Zahlungsverzug. Eine Mahnung vor Fälligkeit einer Rechnung ist jedoch ungültig! Ist der Schuldner Unternehmer, kommt er auch ohne Mahnung in Zahlungsverzug, und zwar automatisch 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung. Ist der Kunde Verbraucher, kommt genannte Regelung nur dann zur Anwendung, wenn er in der Rechnung deutlich auf diese Verzugsregelung hingewiesen wurde.“

Selbst in der Hand hat man — sich Hilfe zu holen oder eben nicht

„Sich selbst etwas zuzutrauen ist gut, die eigenen Fähigkeiten zu überschätzen, kann jedoch teuer werden. Notorische Nichtzahler können einen Unternehmer an seine Grenzen bringen. ‚Sie’ zerren an den Nerven, ihnen bzw. ihrem Geld hinterherzulaufen, bindet Arbeitszeit und –kraft. Bevor eine Forderung aus solchen Gründen aufgegeben wird, sollte der Weg lieber zu einem Rechtsdienstleister führen, der Erfahrung im Umgang mit säumigen Zahlern hat und auch über die nötige Distanz zum Schuldner sowie über das juristische Wissen verfügt, um die Forderung ggf. doch noch zu realisieren. Die Kosten für die Beauftragung sollte man nicht scheuen, denn sie sind in der Regel vom Schuldner als Verzugsschaden zu ersetzen (s. o.).“ 

Die aktuellen Herausforderungen für Unternehmen sind das eine, aber das andere ist, dass trotzdem dadurch nicht alles nur fremdbestimmt ist. Was man für die Liquidität des eigenen Unternehmens tun kann, was man selbst in der Hand hat, sollte man auch umsetzen, u. U. ändern, verbessern, umstellen usw., aber angehen und sich nicht aus der Hand nehmen lassen. Frei zitiert ist dabei ‚lediglich‘ darauf zu achten, dass man hinnimmt, was man nicht ändern kann, verändert, was man verändern kann, und in der Lage ist, beides voneinander zu unterscheiden.