Umstellung von Microsoft E-Mail-Konten auf OAuth 2.0

Hierbei handelt es sich nicht direkt um ein neues Feature von TOPIX, dennoch ist es eine wichtige neue Funktion, welche wir nicht unerwähnt lassen wollen: Um die Sicherheit der Microsoft-E-Mail-Konten zu erhöhen, wurde von Microsoft das Standardprotokoll OAuth 2.0 eingeführt. Die bisherige Authentifizierung mit E-Mail und Passwort wird damit auf eine sicherere Authentifizierung umgestellt. In der neuen TOPIX Version können Sie Ihre E-Mail-Konten jetzt auf das Verfahren OAuth 2. umstellen. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie im Quick Guide, oder kontaktieren Sie bei Fragen Ihren Account-Manager.

Bestellanfrage aus Auftrag generieren

Kommen wir zum ersten praktischen Update-Highlight: Ab sofort können aus einem Auftrag heraus direkt Bestellanfragen generiert werden. Über das Aktionsmenü können Sie den Befehl "Bestellanfragen erzeugen" starten. Damit ist es möglich, für die erforderlichen Artikel eine Preisauskunft bei diversen Lieferanten einzuholen. Die Bereiche Auftragsabwicklung und Einkauf werden somit noch besser verknüpft, und Ihre Arbeitsabläufe werden beschleunigt.

Fremddokumente über die TOPIX Apps verwalten

Mit dem Feature-Update erhalten Sie die Möglichkeit, über die kostenlosen TOPIX Apps für iOS und Android vorhandene Fremddokumente wie Bilder oder PDF’s einzusehen und neue Dokumente hinzuzufügen. Dadurch können Sie direkt von Ihrem mobilen Endgerät Bild-Formate an bestehende Datensätze anhängen. Die hinzugefügten Dokumente werden zu Ihrem TOPIX Server übertragen und stehen damit anderen Mitarbeitern zur Verfügung. Diese Funktion erleichtert das mobile Arbeiten und beschleunigt die Zusammenarbeit im Team enorm.

MS Word und Excel – Import und Export

Die nächste Funktion ist schnell erklärt und sehr nützlich. So haben Sie – dank der in TOPIX integrierten Textverarbeitung 4D Write Pro – die Möglichkeit, Dokumente aus TOPIX heraus in Microsoft Word zu exportieren und können umgekehrt von Microsoft Word zu TOPIX importieren. Mit 4D View Pro ist diese Funktion ebenso für Excel-Tabellen verfügbar. Das Update bietet somit einen flexiblen Gestaltungsraum für Ihre Dokumente. Ausgearbeitete und gestaltete Dokumente mit Grafiken oder Tabellen lassen sich einfach zu TOPIX importieren und können von dort aus direkt versandt oder weiterverarbeitet werden.

Erweiterung für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung

Bisher war es mit der KI-gestützten Dokumentenverarbeitung möglich, im Bereich der Eingangsrechnungen PDF-Belege per OCR verarbeiten zu lassen, um bestimmte Angaben automatisch in das System einzulesen. Ab sofort können auch PDF-Belege aus anderen Bereichen, wie Bestellungen und Wareneingänge, per OCR in der Cloud verarbeitet werden. Sie müssen kaum noch Daten nacherfassen, denn Lieferanten-, Zahlungs-, Vorgangs- und Positionsdaten werden automatisch erkannt und zeitgleich Fehler durch eine händische Erfassung vermieden.

CardDAV-Schnittstelle

Einige unserer Kunden kennen bereits die CalDAV-Schnittstelle, welche Kalendereinträge zwischen TOPIX und anderen Systemen synchronisiert. Die gleiche praktische Möglichkeit, Daten aktuell zu halten, besteht nun durch die sogenannte CardDAV-Schnittstelle auch für Kontakte. Der einzige Unterschied ist, dass CardDAV nur in eine Richtung arbeitet. Dies liegt daran, dass TOPIX das führende System darstellt, in dem alle Daten zentral gepflegt werden, sowie viele zusätzliche Detail- oder Zusatzfelder bestehen.

Mithilfe eines neuen Befehls im Aktionsmenü des Bereichs „Personen“, können Sie ab sofort Kontakte von TOPIX an Ihre iCloud übertragen. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie alle Personen oder nur diejenigen, bei denen die Checkbox "Für Benutzer synchronisieren" angehakt ist, übertragen möchten. Damit Sie nicht bei jeder Person, die Sie übertragen wollen, den Haken händisch setzen müssen, lässt sich diese Option auch über „Automatisch ändern“ für eine beliebige Anzahl von Personen massenhaft aktivieren.

Noch mehr Features

Eine Auflistung aller Features inklusive einer detaillierten Beschreibung finden Sie in der ausführlichen Dokumentation zum Feature Update 2022. Um die Funktionen korrekt einzurichten und in vollem Umfang nutzen zu können, ist es möglicherweise sinnvoll, die Hilfe unserer Consultants in Anspruch zu nehmen. Ihr persönlicher Account-Manager steht Ihnen hierfür jederzeit gerne zur Seite.