Die YAMAHA Music Europe GmbH gehört zu den weltweit führenden Herstellern von Musikinstrumenten und Hi-Fi-Komponenten. Am Standort in Rellingen bei Hamburg befindet sich sein europäisches Headquarter. Dort agieren derzeit rund 300 Mitarbeitende für den lokalen und europaweiten Vertrieb der verschiedenen Produktgruppen sowie für die Zentralfunktionen. Etwa 500 weitere Arbeitskräfte befinden sich in Vertriebsniederlassungen, zum Beispiel in Frankreich, Italien, Spanien, Skandinavien und im Vereinigten Königreich.

E-Mail-Pingpong mit Excel-Dateien

Die Human-Ressources-Abteilung, kurz HR, von YAMAHA nutzte zuvor Lotus Notes, um Daten für Zielvereinbarungsgespräche zu erfassen und ein Bonussystem zu erstellen. Zu diesem Zweck erhielten Mitarbeitende und Vorgesetzte Excel-Dateien, die mehrfach ausgefüllt, aktualisiert und per E-Mail versendet wurden. Das Resultat: ein extremer Zeitaufwand – die Vor- und Nachbereitung der Gespräche war mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden. Deshalb wünschte sich der Kunde eine einfachere Lösung mit zentral abgelegten Dokumenten und einem automatisierten Workflow mit E-Mail-Benachrichtigungen, sodass das manuelle Versenden der Dateien per E-Mail nicht weiter notwendig wäre. SharePoint 2013 On-Premises war bereits vorhanden und sollte dabei als zentraler Anlaufpunkt für Mitarbeitende sowie Vorgesetzte dienen.

Nintex Workflow automatisiert manuelle Tätigkeiten im Handumdrehen

In einer ersten Besprechung empfahlen wir Nintex Workflow als Lösung, um die gewünschten und komplexen Geschäftsprozesse professionell abzubilden. YAMAHA befürwortete den Vorschlag, woraufhin wir eine erste Version entwarfen.

Zentrale Ablage in erster Version

Mit Nintex Workflow erhalten alle Mitarbeitende automatisch eine Dokumentenmappe in SharePoint. In diesen zentralen Ordner lassen sich Excel Dateien manuell verschieben, wodurch automatisch E-Mails verschickt und berechtigte Personen benachrichtigt werden. Durch die zentrale Ablage kann die Human-Ressources-Abteilung unkompliziert auf wichtige Informationen zugreifen: zum Beispiel zum Status der Datei. Das führt zu mehr Übersicht, einer geringeren E-Mail-Flut und einer großen Zeitersparnis.

Im zweiten Schritt wurden die Excel-Dateien durch vollständig in SharePoint integrierte Formulare ersetzt. So wurde die Möglichkeit geschaffen, Informationen in die Formulare hochzuladen sowie diese aus den Formularen herunterzuladen – etwa die Bonusberechnung oder das Interesse an Schulungen. Zuvor verhinderte dies ein technisches Problem: die Spalten und Zeilen waren in Excel teilweise gesperrt. So entstand ein hoher administrativer Aufwand. YAMAHA brauchte jeweils ein spezifiziertes Formular für die Jobkategorien Management, Office Staff und Field Staff – in Englisch, teilweise zusätzlich in Französisch. Auf diese Weise kann der Kunde mit wenigen Klicks und voll automatisiert für jeden Mitarbeitenden eine Zielvereinbarung erstellen.

Nintex Workflow für digitalisierte Zielvereinbarungen in SharePoint: Ablauf

Um die Umsetzung der Zielvereinbarung zu garantieren, wird ein Nintex Workflow genutzt. Dieser läuft wie folgt ab. Als ersten Schritt fragt der Layer2 Cloud Connector alle Nutzer:innen im Active Directory ab, wodurch diese in die SharePoint-Liste integriert werden. Daraufhin trägt die HR das Finanzjahr, die Niederlassung und die Jobkategorie in eine Excel-Tabelle ein. Daraus generiert der Workflow einen Datensatz, den die Abteilung mit allen relevanten Informationen ergänzen kann. Der Layer2 Cloud Connector importiert im nächsten Schritt die mitarbeitendenbezogenen Daten aus der Excel-Tabelle. Nach der Freigabe dieser Informationen erzeugt der Workflow eine Zielvereinbarung. Als nächstes stößt der Workflow den Prozessschritt durch das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen an. Danach importiert der Layer2 Cloud Connector aus Excel-Listen die notwendigen Informationen in die individuellen Formulare. Anschließend führen die Vorgesetzten das Zielvereinbarungsgespräch, welches beide mit einer elektronischen Unterschrift bestätigen. Somit ändert sich der Status im System und der Workflow läuft weiter. Zuletzt hol sich die HR-Abteilung die benötigten Daten aus der SharePoint-Liste, exportiert sie in die Excel-Datei und kann die gewünschte Auswertung vornehmen.

Sonderfälle berücksichtigt

Wir sorgten dafür, dass der Workflow die Berechtigungsstruktur automatisch anpasst – zum Beispiel bei Sonderfällen wie einem vorzeitigen Austritt von Mitarbeitenden oder beim Wechsel der Führungskraft. Zudem ermöglichten wir der Human-Ressource-Abteilung, Timings im Workflow einzustellen oder auch einzelne Gesprächsphasen zu überspringen.

Zentrale Informationen für mehr Übersicht während der Zielvereinbarungsgespräche

Unsere Lösung bietet YAMAHA zentrale Informationen und mehr Übersicht. Durch die integrierten SharePoint-Listen hat sich der administrative Aufwand deutlich verringert. Analysen lassen sich unkompliziert durch Datendownloads erstellen, wodurch die Personalabteilung Zeit spart. Zudem kann die Planung von Weiterbildungen in SharePoint eingebunden werden – Excel bot diese Möglichkeit nicht.

"Für uns hat sich der ganze Prozess von der Erstellung der Zielvereinbarungen bis hin zu Auswertungen jeglicher Art durch automatisierte Nintex Workflows in SharePoint sehr vereinfacht."

Kirke Wahabi-Knepel  |  HR Controller bei der YAMAHA Music Europe GmbH