Die digitale Transformation der Einkaufsorganisation ist Teil eines global angelegten Transformationsprogramms von ProMinent. Im ersten Schritt befasste sich das Projektteam mit der Beschaffung indirekter Materialien mit SAP Ariba Buying und der Beschaffung von Direktmaterialien mit SAP Ariba Commerce Automation. Beide Tools hat apsolut in der Snap-Variante implementiert, die speziell auf die Bedarfe mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind. Die Ariba-Module wurden durch zahlreiche zusätzliche Features ergänzt, unter anderem durch das apsolut Solution Module Order Confirmation Workflow. Dieser Baustein schließt einen Whitespot im SAP-Standard, indem er Einkäufer, Disponenten und Bedarfsanforderer aktiv darüber informiert, wenn Lieferanten Bestellbestätigungen erstellen, die von Bestellungen abweichen. Solche Abweichungen bleiben innerhalb der Standardlösung häufig unentdeckt und erzeugen unnötige manuelle Aufwände.

Im zweiten Schritt erfolgte die Implementierung von SAP Ariba Sourcing, das vollumfänglich integriert wurde.

Innerhalb des neu geschaffenen Sourcing-Prozesses werden RFQs (Requests for Quotation bzw. Preisanfragen) vom ERP-System an SAP Ariba übertragen. Materialstammdaten können in SAP Ariba ausgewählt und in RFPs (Requests for Proposals bzw. Aufforderungen zur Angebotsabgabe) importiert werden. Außerdem können aus RFPs heraus Einkaufsinfosätze von SAP Ariba an das ERP übertragen werden. Die PO (Purchase Order bzw. Kaufauftrag) kann schließlich in SAP Ariba erzeugt und an das ERP übertragen werden.

“Die Zusammenarbeit mit dem internationalen apsolut-Projektteam aus Deutschland und Indien war trotz des harten Zeitplans sehr effektiv. Durch den hohen Grad an Standardisierung und Automatisierung konnten wir bereits Einsparungspotenziale realisieren und insbesondere Prozesskosten reduzieren”,sagt Markus Ortlieb, Director Global Procurement bei der ProMinent GmbH.

Derzeit wird das Modul SAP Ariba Supplier Lifecycle & Perfomance implementiert. Der Go-Live erfolgt im dritten Quartal 2022.