Ob Projektdaten, Skills-Datenbank, Projekt-, Budget- und Zeitpläne, Dokumentation für die Stakeholder, Urlaubspläne oder vieles andere mehr: Im Projektmanagement fällt eine Vielzahl an unterschiedlichsten Daten an, und sie alle müssen revisionssicher verwaltet und archiviert werden. Was die Angelegenheit besonders schwierig macht: All diese Daten werden von diversen Programmen produziert. Und wenn sie nicht programmzentriert ohne nachvollziehbare Struktur gespeichert werden, liegen sie an den unterschiedlichsten Speicherpunkten. Als wäre dieses Durcheinander nicht genug, gibt es auch noch Mitarbeitende, die „mal schnell“ etwas lokal speichern und sich nicht an die (hoffentlich vorhandene) Verfahrensdokumentation halten.

Dementsprechend umfangreich und schwierig kann es werden, für Revisionssicherheit im Projektmanagement zu sorgen. Im letzten Blogpost haben wir die einzelnen Schritte hierzu in folgenden Kapiteln erläutert:

• Revisionssicherheit – was ist das?
• Revisionssicherheit – Begriffsklärung
• Revisionssicherheit – die Maßnahmen Heute wollen wir dir zeigen, wie du dir den Weg zur Revisionssicherheit im Projektmanagement deutlich vereinfachst.

So viel sei schon jetzt gesagt: Es ist sogar eine Abkürzung … Deshalb fällt auch dieser Beitrag zur Umsetzung der revisionssicheren Archivierung mit Can Do deutlich kürzer aus als die Auflistung der Maßnahmen beim letzten Post.

Verfahrensdokumentation mit Can Do 

Auch, wenn du das Hybride Projektmanagement mit Jira® und Can Do einsetzt, kommst du um eine Verfahrensdokumentation nicht herum. Es braucht auch hier konkrete Handlungsanweisungen für alle Projektbeteiligten, wie sie mit den anfallenden Daten umzugehen haben. Der große Vorteil ist aber: Im Hybriden Projektmanagement setzt du nicht eine Vielzahl von Tools und Add-ons ein, die allesamt ihre eigenen Daten produzieren. Vielmehr benötigst du vor allem nur mehr Jira® und Can Do. Es gibt also deutlich weniger Software, bei denen du und deine Mitarbeitenden Regeln etablieren und umsetzen müssen. Zudem verfügt Can Do über Integrationen und Schnittstellen zu anderen Programmen (etwa Office- oder Vertriebstools), so dass Can Do auch für diese die zentrale Datenkontrolle übernehmen kann. Hierzu mehr auch im nächsten Punkt:

Datenpunkte und Speicherorte mit Can Do

Can Do ist der Software-Mittelpunkt deiner Arbeit im Hybriden Projektmanagement – und der Ort, an dem die zugehörigen Daten Deines Projektmanagements abgelegt und verwaltet werden. Das gilt für dich genauso wie für alle Mitarbeitenden im PM, die Can Do nutzen. Can Do ist als Software as a Service (SaaS) konzipiert und führt alle Projektdaten an einem zentralen Speicherort zusammen – auch die Daten aus diversen Jira®-Instanzen oder aus anderen integrierten Programmen. Das macht die „Datendisziplin“ für alle Projekt-Beteiligten einfach und erleichtert dir die revisionssichere Archivierung von Daten: die erfolgt bei Can Do nämlich automatisch. Auch um die Redundanz kümmert sich Can Do:

Redundanz mit Can Do

Can Do lässt sich ganz nach Wunsch als On-Premise-Installation (also bei dir vor Ort auf einem Server) oder in der Cloud (via AWS) betreiben. Dabei überwiegen für die meisten Unternehmen und ProjektleiterInnen die Vorteile der Cloud-Version, wie etwa:

• Keine Server-Hardware, mit der die Systemvoraussetzungen von Can Do erfüllt werden, nötig
• Automatische Updates
• DSGVO-Konformität

Vor allem aber sorgt Can Do in der Cloud eigenständig für die Redundanz deiner Daten – ohne weiteres Zutun von deiner Seite. Das Thema Daten-Backups kannst du also, was Can Do und seine Daten angeht, bei der Cloud-Version abhaken.

Testierung mit Can Do

Weil Can Do im Mittelpunkt der Datenverwaltung und -archivierung in deinem PM steht und alle Daten an einem zentralen Punkt speichert, ist es auch für deine / deinen Wirtschaftsprüfer/in einfacher, die Revisionssicherheit deines Projektmanagements zu testieren und zu zertifizieren.

Fazit: Can Do macht’s dir leicht

Revisionssicherheit im Projektmanagement ist ein Thema, das eine Menge Arbeit erfordert – oder einfach den Einsatz der richtigen Software fürs Projektmanagement! Can Do ist das Herz deines Hybriden Projektmanagements und nimmt dir die Aufgaben rund um Revisionssicherheit größtenteils ab. Dazu kommt eine vereinfachte Zertifizierung der Maßnahmen zur Revisionssicherheit. Auch, wenn dir Can Do einen der schnellsten und direktesten Wege zur Revisionssicherheit bietet, bleibt diese dennoch ein komplexes Thema. Ansprechpartner für die revisionssichere Archivierung im Projektmanagement ist zunächst dein/e Wirtschaftsprüfer/in. Und wenn es um die tägliche Umsetzung im Hybriden Projektmanagement geht, natürlich wir. Wir beraten dich gerne bei allen Anwender-Fragen zur Revisionssicherheit mit Can Do: Nimm einfach Kontakt auf.