Lauras Projekt zieht Kreise

„Hi Laura, ich störe hoffentlich nicht?“ Freundlich lächelnd, steckt Claus seinen Kopf durch Lauras Bürotür. "Nein, nein!", erwidert sie. "Komm rein." Laura ist ihre Überraschung anzusehen: Claus hat eine Schlüsselstellung im Vertrieb von ACME-Teamsoft inne – und vom Vertrieb kommt eigentlich fast nie jemand beim Projektmanagement vorbei. "Danke", sagt Claus, setzt sich und kommt auch gleich zum Punkt: "Dein Hybrides Projektmanagement hat ziemlich Furore gemacht. Und ich bin heute hier, weil ich den Vertrieb gerne einbinden möchte." Laura ist erstaunt. "Den Vertrieb? Ins Projektmanagement einbeziehen? Das ergibt doch gar keinen Sinn. Schließlich sind unsere Software-Tools schon aus dem Projektstadium raus, bevor sie verkauft werden." Claus nickt und erwidert: "Ja, das galt bislang. Aber in Zukunft werden wir wohl mehr miteinander zu tun haben. Und das soll auch durch die Software unterstützt werden. Ich erklär’s dir."

Hybrides PM bringt Ordnung in den Vertrieb

Tatsächlich waren Entwicklung und Vertrieb bei ACME-Teamsoft (wie so Manches …) bislang eher chaotisch organisiert. Meist haben die Entwicklerteams neue Features oder eine gänzlich neue Software entwickelt und zur Marktreife gebracht – und dann war es Aufgabe des Vertriebs, diese den Interessenten und Kunden anzubieten und zu verkaufen.

Mit dem Projekt, das eine Intralogistik-Software als neues Produkt hervorbrachte, soll sich bei ACME-Teamsoft einiges ändern: So werden auch alle zukünftigen Projekte als Hybride Projekte mit Can Do und Jira® umgesetzt. Außerdem ist dieses jüngste Software-Projekt so modular aufgebaut, das es leicht auf andere Branchen anpassbar ist.

"Das ist auch der Grund, weshalb bei uns der Vertrieb eine ganz neue Aufgabe übernimmt: Wir stehen in Zukunft, je nach Produkt, auch mal ganz am Anfang der Kette und verkaufen eine neue Software, noch bevor sie projektiert wird." – "Das ist ja spannend!", sagt Laura. "Und deshalb benötigt Ihr mehr Einblicke ins Projektmanagement?"

"Genau", antwortet Claus und fährt fort: "Unsere neue Software kann relativ einfach an andere Branchen und für andere Problemlösungen angepasst werden. Wir werden also im Marketing und Vertrieb in Zukunft die potenzielle Nachfrage innerhalb einer Zielbranche abchecken und bei vorhandenem Bedarf eine adaptierte Version anbieten – sobald sich der Aufwand rechnet." Laura unterbricht ihn: "Ah, alles klar. Und Can Do kann Euch zeigen, wann dieser Rentabilitäs-Punkt erreicht ist." – "Richtig. Wenn möglich, wäre es für uns ideal, wenn wir wissen, wie hoch die Projektkosten in einem Vergleichsfall waren, wieviel Zeit nötig ist und ob Ihr überhaupt Ressourcen habt. So könnten wir unter anderem bestimmen, wie hoch unser Angebot ausfallen muss und welche Lieferzeit wir zusagen können. Meinst Du, das geht?" Laura nickt fröhlich: "Ich glaube, ich habe da sehr gute Nachrichten für Dich und Deine Abteilung …" Sie zieht einen Ausdruck der Can Do Overview Map aus der Ablage und deutet auf einen bestimmten Punkt des Diagramms.

Can Do spricht mit dem Vertrieb – z.B. mit Salesforce^®

Was Laura im Sinn hat (und worauf sie zeigt), ist eine Verknüpfung von Can Do und dem CRM-Tool, das bei ACME-Teamsoft eingesetzt wird: Claus und seine Mitarbeitenden arbeiten mit Salesforce®, und dafür gibt es bei Can Do eine eigene Schnittstelle. Die Vorteile einer solchen Integration ins Projektmanagement, die sich daraus für den Vertrieb (und den Service) ergeben, liegen auf der Hand:

• Ohne langwierige Rückfragen können Fragen der Kundinnen und Kunden zum Projektfortschritt direkt beantwortet werden.
• Auf einen Blick ist absehbar, ob für neue Aufträge und Projekte genug Kapazitäten vorhanden sind.
• Wenn die Projektkosten zu stark steigen, kann frühzeitig reagiert werden.
• Die Angebotskalkulation kann viel praxisnäher erfolgen.
• Es findet eine automatische Zuordnung von Projekten zu Kunden statt.
• Wenn seitens des PM ein Kundenkontakt nötig ist, kann dies der Vertrieb direkt übernehmen.
• Durch Zugriff auf die Projektdaten erhalten Interessenten schon früh detaillierte Informationen.

Hybrides PM macht Leads zu Kunden. Und mehr.

Zugegeben: Die Behauptung in dieser Zwischenüberschrift geht ziemlich weit. Tatsächlich kann Hybrides Projektmanagement mit Can Do, das mit deinem CRM verknüpft ist, einen Großteil zur Conversion beitragen. Denn der stetige Informationsfluss zwischen Projektmanagement und Vertrieb sowie die wertvollen Insights im Projektverlauf sorgen dafür, dass die Mitarbeitenden im Vertrieb den Leads gegenüber bestens informiert und stets lösungsorientiert auftreten – was die Abschlusschancen erhöht.

Ebenso kann die Angebotserstellung transparenter und nachvollziehbarer erfolgen. Aber auch nach der Konversion zum Kunden ist die Verknüpfung mit Can Do wertvoll: Weil sie den Vertrieb, die Kundenbetreuung oder den Service dabei unterstützt, umgehend zufriedenstellende Antworten zum laufenden Projekt geben zu können.

Bei Laura hat die Einführung des Hybriden Projektmanagements mit Can Do und Jira® also dazu geführt, dass nicht nur die Projekte selbst optimiert werden, sondern auch der Vertrieb seine Arbeit zielorientierter und effizienter erledigen kann. Selbst neue Geschäftsfelder öffnen sich. Für ACME-Teamsoft hat sich die Umstellung aufs Hybride PM also gleich in mehrfacher Hinsicht gelohnt und wird dazu beitragen, das Unternehmen, seine Projekte und seinen Erfolg solide zu skalieren.

Auch du kannst dir die Overview Map zum Hybriden Projektmanagement laden. Und bei Fragen zur Map oder zum Hybriden PM stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung – nimm einfach Kontakt auf!