Wir erleben gerade eine unglaublich hohe Flexibilität in der Event-Branche. Wer erfolgreich ein Event für seine Projekt- oder Unternehmensziele planen und durchführen möchte, sollte daher neue, digitale Event-Formate nicht nur kennen, sondern auch geschickt ihre Vorteile für die eigene Zielsetzung nutzen! Doch, ob eine live, hybride oder digitale Durchführung möglich und zielführend ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. 

Live Events sind die richtige Wahl, wenn die emotionale Komponente entscheidend ist. Das kann der direkte Kundenkontakt sein, Netzwerken während und nach dem Event oder auch ein besonders intensiver Austausch in langen Sessions.  

Digitale Events bieten sich vor allem dort an, wo der zwischenmenschliche Faktor eine geringere Rolle spielt. Wissensvermittelnde Events von kurzer Dauer wie Vorträge, Meetings oder Schulungen können vollkommen unproblematisch im digitalen Raum durchgeführt werden. Gerade bei langen An- und Abreisen – zum Beispiel bei Kundengesprächen – ist ein digitales Meeting oft unkomplizierter, nachhaltiger und vor allem kostensparend.  

Folgende Veranstaltungen können auch gut digital umgesetzt werden, einige exemplarische Beispiele findest du am Ende des Blogartikels: 

1. Videopräsentationen (Onlinemeeting, Produktschulung, Verkaufsgespräch) 
2. Webinar (Online-Seminar, Teamschulung, Workshop) 
3. Online-Messe  
4. Pressekonferenzen (auch hybrid möglich) 
5. Vertriebstagung 
6. Präsentation / Abstimmungsmeetings 
7. Teambuilding 
8. Betriebsversammlung 

Hybride Formen kommen überall da ins Spiel, wo Vorteile der live und digitalen Varianten sinnvoll verknüpft werden können. So kann das Einflechten digitaler Techniken ein Live-Event zusätzlich in Schwung bringen oder eine Gruppe von Teilnehmenden vor Ort einen online Live-Stream interessanter aussehen lassen. 

Auch verschiedene Kreativtechniken wie beispielsweise Speed-Geeking können für hybride Events Gold wert sein. Eine tolle Übersicht verschiedener Techniken und ihre Anwendungsbereiche findest du in unserem E-Book "Die 15 wichtigsten Veranstaltungsformate”. 

Produktpräsentation: Die Mischung macht’s!  

Um ein neues Produkt zu platzieren, müssen potenzielle Käufer überzeugt werden. Das erfordert in aller Regel eine hohe Wissensvermittlung UND eine emotionale Ansprache. Darum sind Produktpräsentationen eine gute Gelegenheit, einen hybriden Ansatz zu wählen. Die Ansprache und Interaktion mit Kunden vor Ort ermöglicht eine intensive Bindung. Die Aufzeichnung und Streaming der Produktpräsentation kann wiederum den Kreis der zu erreichenden Kunden deutlich erhöhen. Die Verwendung von Chat-Tools oder Umfrage-Tools bietet einen zusätzlichen Kanal, zur Kundenkommunikation.  

Darauf solltest du achten: 

• genauer Ablaufplan mit klarer Zuordnung, digitaler und live Elemente
• technisches Equipment für Aufzeichnung, Moderation einplanen 
• Testlauf für Technik (vermeidet Pannen und lange Pausen beim Event)
• zusätzliche Personen für ggf. Aufzeichnung, Chatbetreuung, etc. 
• Versand von Präsentation und Videomitschnitt nach Event (barrierefrei mit Untertiteln versehen)  

Virtuelle Messen: Die richtige Technik ist entscheidend 

Wer hätte gedacht, dass auch Messen digital abgehalten werden können? Doch es geht! Inzwischen gibt es sogar Software-Anbieter, die die Umsetzung unterstützen. Virtuelle Showrooms, Live Chats und Breakout Rooms ermöglich allen Teilnehmenden zeitunabhängig und unkompliziert einen Zugang zu den für sie relevanten Informationen als auch den Austausch mit relevanten Playern. Die “Digitalisierung” der klassischen Messestände erlaubt Ausstellern ganz neue Präsentationsmöglichkeiten und die Einsparung der 

Kosten für An- und Abreise, Materialtransporte und Übernachtungen liefert einen zusätzlichen Anreiz, auf eine Teilnahme vor Ort zu verzichten.

Darauf solltest du achten:

• kreatives Konzept ausarbeiten (nutze digitale Möglichkeiten voll aus!) 
• technisches Equipment besorgen 
• Testlauf für Technik 
• Personal schulen für Aufzeichnung, Chatbetreuung, etc. (möglichst auch Testlauf planen) 
• Versand von Material an Interessierte (online, On-Demand über Mediathek o.ä.) 
• klare KPI festlegen und nach Event auswerten (Interaktionen, Zugriffe, gesammelte Kontakte, etc.)  

Pressekonferenz: Die Journalisten werden es danken 

Journalisten bearbeiten nicht selten eine ganze Liste von Pressemitteilungen und hetzen von einem Termin zum anderen. Wer die Teilnahme an der eigenen PK erhöhen will, sollte es ihnen also so einfach wie möglich machen. Eine digitale Durchführung erspart ihnen die An- und Abreise und ermöglicht eine Teilnahme aus der Redaktion genauso wie aus dem ICE. Für Spezialthemen mit internationaler Relevanz ist die Einbeziehung von Redaktionen weltweit unkompliziert möglich.  

Wer trotzdem nicht auf die Atmosphäre einer Live-PK verzichten möchte, kann auch eine hybride Form wählen und ausgewählte, regionale Pressevertreter einladen und die Veranstaltung live streamen. Eine Chatfunktion mit guter Moderation ermöglicht es auch Journalisten aus dem Stream heraus Fragen zu stellen.

Darauf solltest du achten:  

• Technisches Equipment für Aufzeichnung, Moderation einplanen 
• Testlauf für Technik (vermeidet Pannen und lange Pausen beim Event) 
• Zusätzliche Personen für ggf. Aufzeichnung, Chatbetreuung, etc.
• Versand von Pressemitteilung, Material und/oder Videomitschnitt Ggf. Zeitverschiebung bei internationaler PK beachten 

So legst du jetzt los! 

Genauso, wie Live-Events anhand der Zielsetzung genau durchdacht und geplant werden sollten, sind auch hybride und digitale Events auf ihre Passgenauigkeit zu den erhofften Zielen zu prüfen. Wer sich noch nicht sofort an die Planung eines ersten digitalen Events herantraut, kann in jedem Fall mit hybriden Formaten experimentieren und verschiedene Techniken ausprobieren. Eine tolle Hilfe zum Planen des richtigen Veranstaltungsformates haben wir hier für euch zusammengestellt:  

Jetzt reinlesen!