Im Zeitalter hybrider Arbeit zählen Videokonferenzen und Online-Meetings für viele Menschen wie selbstverständlich zum beruflichen Alltag. Die Vorteile für die Zusammenarbeit in Teams und Abteilungen sowie mit Partnern und Kunden liegen dabei auf der Hand. Doch so praktisch das Format in vielen Fällen sein kann und so komfortabel es ist, auch aus dem Homeoffice an Meetings teilnehmen zu können: Einen Großteil des Tages in Online-Konferenzen zu verbringen, kann manchmal auch anstrengend und ermüdend sein, was mittlerweile auch durch verschiedene Studien belegt ist. Und so hat sich auch nicht völlig umsonst der Begriff „Videokonferenz-Müdigkeit“ etabliert. Allerdings ist dies nicht unvermeidbar. Häufig tragen bereits kleine Tipps und Tricks dazu bei, mögliche negative Folgen auszuschließen oder zumindest deutlich abzumildern. Die Experten von ClickMeeting (https://clickmeeting.com), einer europäischen Plattform für Webinare und Online-Meetings, haben sieben einfach umsetzbare Tipps zusammengestellt, mit denen sich der Videokonferenz-Müdigkeit wirksam der Kampf ansagen lässt.

1) Es muss nicht immer eine Videokonferenz sein

Der erste Tipp klingt einfach und banal, sollte aber keinesfalls unterschätzt werden: In der digitalen Welt sind berufliche Online-Meetings eine große Erleichterung und viele haben sich daran gewöhnt. Aber man muss diese Lösung keinesfalls immer nutzen. Geht es beispielsweise lediglich um eine kurze Abstimmung mit Kollegen, sind der Griff zum Telefonhörer oder das Schreiben einer E-Mail ohnehin häufig schnellere und einfachere Varianten.

2) Die Teilnehmerzahl begrenzen

Ist geklärt, dass das Meeting online stattfindet, sollte im zweiten Schritt sehr genau überlegt werden, wer tatsächlich daran teilnehmen muss. Ähnlich wie bei der in E-Mails häufig inflationär genutzten CC-Funktion ist es auch bei Online-Meetings oft nicht sinnvoll, möglichst viele Kolleginnen und Kollegen an Bord zu holen. Für ein effizientes und produktives Meeting ist auch hier weniger oft mehr.

3) Klare Agenda, gute Moderation

Während des Meetings selbst kann auch eine gute Moderation dazu beitragen, Stress zu reduzieren und das Meeting effizienter, angenehmer und letztlich auch kürzer zu halten. Das kann zum einen bedeuten, eine klare Agenda zu haben (und sich an diese auch zu halten). Zum anderen kann es gerade bei größeren Meetings auch hilfreich sein, Funktionen wie Breakout-Räume zu verwenden, um kleinere, eventuell effektivere Arbeitsgruppen zu bilden. Smalltalk kann an den richtigen Stellen sinnvoll sein und zur Auflockerung beitragen, eine gute Moderation sorgt aber dafür, dass das Meeting dadurch nicht unnötig in die Länge gezogen wird.

4) Multitasking im Online-Meeting vermeiden

Fast jeder kennt es: Ein Online-Meeting plätschert vor sich hin und am Smartphone erscheint die neueste Social-Media-Benachrichtigung oder der Rechner vermeldet per Signalton eine neue E-Mail. Die Versuchung ist dann sehr groß, zumindest kurz nachzuschauen. Was subjektiv vielleicht als willkommene Abwechslung erscheinen mag, hat objektiv betrachtet aber eher den gegenteiligen Effekt: Durch die Ablenkung geht der Fokus verloren, was es insgesamt schwieriger macht, der Videokonferenz zu folgen. Das Meeting wird dadurch tendenziell unproduktiver sein oder länger dauern, als eigentlich erforderlich, was in der Konsequenz zu mehr Stress führt. Weitaus besser ist es, sich für die Dauer des Online-Meetings komplett auf die Situation zu konzentrieren und externe Ablenkungen wie Benachrichtigungen und sonstige Störungen nach Möglichkeit abzuschalten.

5) Die Kamera muss nicht kontinuierlich eingeschaltet bleiben

Die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer sehen zu können, zählt einerseits zu den Hauptvorteilen von Videokonferenzen und Online-Meetings. Andererseits ist inzwischen aber längst bekannt, dass dies aus psychologischer Sicht auch Stress bedeuten kann. Besonders problematisch ist dabei oft, ständig auch die eigene Kameraansicht zu sehen, was zu vielen „Kontrollblicken“ führt. Eine Studie der Stanford University hat gezeigt, dass dieser gewissermaßen erzwungene Blick in den Spiegel gerade von Frauen manchmal auch als anstrengend empfunden werden und die Videokonferenz-Müdigkeit verstärken kann. Insgesamt gaben knapp 14 % der befragten Frauen und 5,5 % der befragten Männer an, sich nach Videokonferenzen „sehr“ oder sogar „extrem“ erschöpft zu fühlen. Erschwerend kommt generell hinzu: Es wird oftmals auch als unangenehm und bewegungseinschränkend erlebt, im Blickfeld der Webcam bleiben zu müssen – anders etwa als bei einem Gespräch in Präsenz. Hier kann allerdings relativ einfach für Abhilfe gesorgt werden. Denn in den meisten Videokonferenz-Lösungen lässt sich die Anzeige des eigenen Kamerabildes bei Bedarf einfach ausblenden. Wer sich durch die Kameraübertragung gestresst fühlt, sollte sich zudem nicht davor scheuen, nach einer kurzen Begrüßung oder Vorstellungsrunde ein generelles Deaktivieren der Kameras im Meeting vorzuschlagen. Gerade beim gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten oder während einer Präsentation ist dies ohnehin oft nicht erforderlich. Übrigens: Es kann ansonsten auch bereits helfen, die Größe des Videokonferenz-Fensters einfach etwas zu verkleinern – andere Gesichter wirken dadurch weniger dominant.

6) Pausen zwischen einzelnen Meetings

Nahtlos ein Online-Meeting nach dem anderen: Wer seinen Arbeitstag so plant, braucht sich über Stress oder Videokonferenz-Müdigkeit nicht zu wundern. Natürlich ist es in vielen Fällen leider kein Wunschkonzert. Wann immer möglich, sollten aber ausreichende Pausen zwischen den Meetings eingeplant werden – und diese zum Beispiel auch für entsprechende Bewegung, frische Luft und etwas Abwechslung genutzt werden. Während längerer, einzelner Online-Konferenzen sollte darüber hinaus die Moderation die Aufgabe übernehmen, regelmäßig eine echte Pause von einigen Minuten einzuläuten. Speziell bei Meetings ab einer Dauer von etwa einer Stunde trägt dies auch dazu bei, die zwangsläufig abnehmende Aufnahmefähigkeit und Aufmerksamkeit der Teilnehmenden wieder zu steigern.

7) Für einwandfrei funktionierende Technik sorgen

Wer zu allem Überfluss auch noch fürchten muss, dass während eines wichtigen Online-Meetings die Internet-Verbindung abreißt oder das eigene Headset nicht richtig funktioniert, schafft sich selbst eine zusätzliche Stressquelle, die Videokonferenzen anstrengender macht als nötig. Sinnvoll ist deshalb, bereits im Vorfeld dafür zu sorgen, dass alles bestmöglich funktioniert – von der genutzten Software über die Internet-Verbindung bis hin zu Hardware wie Rechner, Webcam und Headset.

„Videokonferenzen und Online-Meetings erleichtern täglich die Zusammenarbeit und Kommunikation in unzähligen Unternehmen, Teams, Organisationen und Behörden weltweit erheblich“, erklärt Dominika Paciorkowska, Geschäftsführerin und Vorstandsmitglied von ClickMeeting. „Wie bei jeder Technologie kommt es aber auf die richtige Nutzung und das richtige Maß an. Bei der Entwicklung von ClickMeeting achten wir ganz bewusst darauf, allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern eine möglichst angenehme Verwendung der Plattform zu ermöglichen. Dies beinhaltet zum Beispiel umfangreiche Funktionen für die Einbindung der Teilnehmenden eines Meetings. Außerdem gibt es den speziellen Edu-Modus für Online-Unterricht und -Weiterbildung, bei dem die Teilnehmenden lediglich die vortragende Person sehen, während diese auch weiterhin alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sieht.“