Unsere Projekte werden hybrid

Auch später, beim Lunch mit ihrem Kollegen Phillip, wirkt sie eher nachdenklich als optimistisch. „Seit Gründung von ACME-Teamsoft arbeiten wir unsere Projekte mit der gleichen alten Tabellenkalkulations-Datei ab, die immer wieder überschrieben wird. Das hat bisher auch nur geklappt, weil unsere Projekte übersichtlich und nicht besonders riskant waren. Aber jetzt geht’s um wirklich viel Geld, wir haben pünktlich zu liefern, müssen Externe in die Spur bekommen und transparente Zahlen liefern. Wie soll ich das mit unserer hemdsärmeligen Methode denn machen?“

„Aber wir arbeiten nicht nur mit dem Sheet, sondern in den Teams auch mit Jira …“, wirft Phillip ein, der in einem der Projekt-Teams von Laura mitwirkt und dort Scrum Master ist. „Damit sind wir doch ganz gut aufgestellt, und wir in den Teams lieben es. Weil es einfach zu bedienen ist und so ganz unserem agilen Flow entspricht …“

„Das ist es ja!“, entgegnet Laura. „Jira ist für euch toll, aber für mich ist es nicht das richtige Tool. Auf meiner Seite des Projektmanagements sind eher klassische Methoden gefragt. Und wenn ich Jira mit den Funktionen ausstatten will, die ich brauche, müssen wir eine ganze Menge Add-ons kaufen und pflegen. Für Euch in den Teams ist es natürlich super, wenn Ihr nach agilen PM-Methoden arbeiten könnt. Aber mir fällt diese Vorgehensweise jetzt auf die Füße. Weil unser Geldgeber eben anders tickt als Ihr mit Euren Kanban Boards, den Scrum Meetings und dem kreativen Chaos.“

„Naja, und warum nutzt du nicht beides? Also, agile und verstaub… äh, ich meine, klassische Methoden?“, fragt Phillip. Laura wirkt irritiert: „Wie soll das gehen? Netzplantechnik und Scrum sind wie Feuer und Wasser. Man muss sich schon für eine Technik entscheiden …“ – „Tut mir leid, aber ich glaube, da irrst du dich“, sagt Phillip. Ich habe da mal einen Artikel gesehen …“ Er nimmt sein Handy und sucht eine Zeitlang. „Ah, da: Hybrides Projektmanagement mit Can Do und Jira“ Er hält ihr das Handy hin. „Hm?“, macht Laura und überfliegt den Text. Nach zwei Minuten meint sie: „Interessant. Das schau ich mir an. Und falls so etwas wirklich für uns funktioniert, darfst du es als Scrum Master deinem Team in einer Präsentation vorstellen!“

„Na Danke“, lacht Phillip. „Aber zuerst lass ich mir das Ganze mal in Ruhe bei einer Live-Demo zeigen. Bist du dabei?“ – „Auf jeden Fall!“, sagt Laura. „Mach einen Termin und sag denen, was wir brauchen. Ich will aber keine allgemeine Präsentation, sondern die Lösung sehen, die genau zu uns passt.“

Phillip im Auge des agilen Sturms

„Ruhe!“ Zwei Wochen darauf versucht Phillip, sich Gehör zu verschaffen. Aber es ist wie immer bei seinen Scrum Meetings: Sein Team braucht eine Weile, bis es ihm zuhören mag. Also schnappt er sich den großformatigen Ausdruck der „Overview Map zum Hybriden Projektmanagement“, die er bei Can Do geladen hat, und hängt sie über des Kanban Board. Das wirkt: Ziemlich schnell hat er die Aufmerksamkeit auf sich gezogen und kann loslegen. „Wie ihr wisst, haben wir demnächst das größte Projekt in der Geschichte von ACME-Teamsoft zu stemmen. Laura und ich haben uns schlau gemacht, was sich in unserem Projektmanagement ändern muss, um dieses Vorhaben qualitätsvoll und pünktlich hinzubekommen.“ (Bei „ändern“ glaubt Phillip, ein erstes Raunen im Team zu hören.) Dabei sind wir auf das Hybride Projektmanagement gekommen, das wir demnächst einführen wollen. Hybrid bedeutet im Tagesgeschäft vor allem, dass neben Jira nun auch die PM-Software Can Do bei uns eingesetzt wird.

„Und was habe ich davon?“, meldet sich genau der Entwickler, der in solchen Situationen immer mit einer Frage vorprescht. Phillip ist darauf vorbereitet: „Zuerst einmal wenig, weil es dabei vor allem darum geht, das Projekt besser zu planen, zu kontrollieren und zu lenken. Mittel- und langfristig habt ihr aber sehr viel davon, weil damit alle Projekte besser koordiniert und die Ressourcen optimal eingesetzt werden. Der wichtigste Vorteil für euch ist aber, dass ihr an eurer Arbeitsweise im Projektteam fast nichts ändern müsst.“

Jetzt prasseln die Fragen seiner Kolleginnen und Kollegen auf Phillip ein, die er so oder ähnlich schon erwartet hat:

„Aber was ist mit Jira?“ – „Jira bleibt das Projekt-Tool unserer Wahl in den Teams und wird weiter eingesetzt.“

„Muss ich jetzt noch ein Tool mehr lernen und bedienen?“ – „Im Gegenteil: Die Teams bleiben in der Jira-Welt; es fallen sogar die meisten Add-ons weg.“

„Müssen wir zurück zur starren Netzplantechnik?“ – „Nein, die Teams arbeiten weiter agil.“

„Werden dann endlich die Ressourcen besser verteilt?“ – „Ja sogar KI-gesteuert!"

„Wer arbeitet überhaupt mit der neuen Software?“ – „In erster Linie das Projektmanagement; in unserem Fall aber auch das Unternehmens-Management und einige andere Stakeholder. Auf Ebene unseres Projekt-Teams habe nur ich mit Can Do zu tun, weil es mir bei der langfristigen Planung hilft.“

„Was ist mit der Zeiterfassung und der Fortschrittsmeldung“ – „Werden weiter von Euch in Jira eingegeben.“

Phillip weist nochmal auf die Overview Map hin. „Hier seht ihr, auf welche Unternehmensbereiche das Hybride Projektmanagement Einfluss hat und wo Can Do bzw. Jira eingesetzt wird. Ich habe jedem von Euch auch ein PDF davon gemailt.“

Die Agilen sind zufrieden

„Und, wie lief’s?“, will Laura beim nächsten Treffen mit Phillip wissen. „Wie erwartet ziemlich gut“, erwidert er. „Als mein Team gesehen hat, dass sich im Tagesgeschäft fast nichts ändert, war es einem Teil unverhohlen egal, was wir an Software einsetzen. Nicht wenige waren aber sehr an Can Do interessiert und wollten mehr darüber wissen. Das finde ich natürlich gut, weil es die Akzeptanz steigert. Alles in allem sehe ich seitens der Teams kein Problem für die Umstellung.“

„Sehr schön“, freut sich Laura. „Dann lass uns die nächste Hürde angehen: Unsere IT weiß nämlich noch gar nichts von ihrem Glück …“

In der nächsten Folge der Can Do Erfolgsstory erfährst Du, was IT und Helpdesk bei ACME-Teamsoft vom Hybriden Projektmanagement halten! In der Zwischenzeit kannst auch du dir die Overview Map zum Hybriden Projektmanagement laden. Und bei Fragen zur Map oder zum Hybriden PM stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung – nimm einfach Kontakt auf!