Hallo Dominique, schön, dass du da bist.

Danke, ich freue mich dabei zu sein.

Du bist seit einigen Monaten an der Digitalisierung bei der Stiftung Unionhilfswerk Berlin beteiligt. An welchen konkreten Aufgaben seid ihr gerade dran?

Wir arbeiten aktuell an mehreren Projekten zu Digitalisierung. Auch im Freiwilligenmanagement kann vieles durch den Einsatz von passender Software erleichtert werden: Es fängt schon beim Eintrittsprozess für neue Freiwillige an, an dessen Digitalisierung wir gerade arbeiten. Im Rahmen dieses Projektes haben wir beispielsweise eine digitale Signatursoftware ausgewählt, die unseren Nutzerbedürfnissen entspricht. Unter anderem durch diese Software wird es möglich sein, den Eintrittsprozess von neuen Engagierten schneller und papierfrei durchzuführen.

Gerade jetzt mit der Pandemie ist digitales Arbeiten mehr Thema denn je. Wo siehst du das größte Potential für das UNIONHILFSWERK?

Die Förderung des Bürgerschaftlichen Engagements steht für uns trotz und gerade wegen der widrigen Umstände in der Pandemie weiterhin an erster Stelle. Außerdem hoffen wir, für eine Arbeitserleichterung und erleichterte Kommunikation der Hauptamtlichen mit und auch zwischen den Freiwilligen untereinander zu sorgen.

Da Arbeiten am selben Ort für viele Aufgaben nicht mehr zwingend notwendig ist, können nicht nur Zeit, Energie und Kosten eingespart werden. Es ergeben sich auch neue Möglichkeiten, interessierte Bürger*innen für ein Engagement oder die Teilnahme an einer Veranstaltung zu gewinnen. Etwa, wenn man nach der Arbeit nicht noch durch Berlin fahren muss, sondern eine Veranstaltung via MS Teams von zu Hause aus wahrnehmen kann.

Aus meiner Perspektive ist die größte Herausforderung, die Digitalisierungsprojekte mit ihren Vorteilen für die flexible Zusammenarbeit und Teilnahme auch nach dem Abflauen der Pandemie weiter voranzutreiben. Idealerweise schafft man es, hybride Angebote anzubieten, also solche, die sowohl die digitale Teilnahme, als auch die Teilnahme vor Ort ermöglichen. Auf der anderen Seite leben viele Formate, Engagementformen und Veranstaltungen von der Präsenz, vom Zusammensein und vom direkten sozialen Austausch. Das ist wichtig und gut so und hier sehe ich Digitalisierung als Werkzeug, das mehr Zeit für diese Begegnungen ermöglicht.

Was sind weitere digitale Bereiche, an denen du arbeitest?

Ein Projekt ist die Einführung einer zentralen Datenbank zur Verwaltung von Freiwilligen, der Bedarfe der Einrichtungen des UNIONHILFSWERK und von Veranstaltungen. Durch die Vernetzung mit externen Plattformen wie Aktion Mensch oder Berlin Bürgeraktiv können per Mausklick die Bedarfe unserer Einsatzstellen dort geteilt werden, sodass eine deutlich größere Reichweite erzielt und gleichzeitig Zeit gespart wird. Einerseits wollen wir durch die gemeinsame Datenbank die Verwaltung der Freiwilligen zentralisieren, so dass lästiges Abgleichen und nachprüfen von Datensätzen der Vergangenheit angehören. Andererseits wollen wir, dass Einsatzstellen dezentral und autonom ihre Bedarfe und Veranstaltungen pflegen und einstellen können, sodass hier ein deutlich flexibleres Arbeiten möglich ist.

Klingt vielversprechend. Neben der digitalen Signatur, welche weiteren Pilot-Projekte laufen aktuell?

Ganz wichtig ist hier die Einführung von Microsoft Teams und MS 365 mit den Freiwilligen zusammen. Dieser Prozess läuft seit Ende 2020 und wird im Sommer/Herbst ausgeweitet werden. Es werden dann im Rahmen einer Pilotgruppe viele Werkzeuge verfügbar sein, mit denen die Kommunikation und Zusammenarbeit in unterschiedlichen Teams vereinfacht und verbessert werden können. Neben den grundlegenden Funktionen von MS Teams, wie etwa dem Chat, der den Überfluss an E-Mails ablösen kann oder der Möglichkeit, kostenlose Telefon- und Videokonferenzen abzuhalten, wird es weitere Werkzeuge geben, die zahlreiche Prozesse abbilden können. Dies schafft zum einen größere Klarheit bei der Arbeit mit den Freiwilligen, sorgt aber auch für einen einfacheren Informationsaustausch und erlaubt eine unkomplizierte Vernetzung zwischen den Projektteilnehmer*innen.

Stichwort Informationsaustausch – wie wird dieser Aspekt im Freiwilligenmanagement in Zukunft digital(er) gehandhabt?

Wir sind gerade dabei, eine neue Newsletter-Software für die Versendung von Informations-Mails aufzusetzen.

Damit können wir komfortabel Newsletter gestalten und versenden und bieten Interessenten gleichzeitig die Möglichkeit, sich selbstständig über unsere Webseite für diesen Newsletter anzumelden. Die Software ermöglicht es uns auch, Freiwilligen in Zukunft je nach Interessengebiet oder Wohnbezirk passend auf sie zugeschnittene Informationen zu schicken. Davon erhoffen wir uns, unser Informationsangebot zu verbessern und den Newsletter „die freiwilligen“ als Medium noch interessanter zu machen.
Außerdem wollen wir ermöglichen, dass Freiwilligenagenturen, die mit dem UNIONHILFSWERK verbunden sind, diese Software nutzen und ihre eigenen Informations-Mails an ihre Kontakte verschicken können. Auch hier, in der Kommunikation nach außen, wollen wir also mehr Autonomie ermöglichen, weil wir glauben, dass durch eine gezielte Ansprache das freiwillige Engagement auch über diese Kanäle gefördert werden wird.

Richtig umgesetzt verspricht Digitalisierung eines Tages eine Gesellschaft mit mehr Freiheit und weniger Arbeit. Was sind potenzielle Barrieren, die du siehst oder denen du schon begegnet bist?

Ich weiß nicht, ob es notwendigerweise auf mehr Freiheit und weniger Arbeit hinausläuft, aber idealerweise sollte die Digitalisierung Organisationen dabei unterstützen, ihre Kernaufgaben gegenwärtig und auch in Zukunft besser wahrnehmen zu können. Die Einführung von neuer Software und die einhergehende Anpassung von Prozessen geht natürlich nicht von heute auf morgen. Auch das ist ein Prozess, der Schritt für Schritt gegangen werden muss, nicht gegen, sondern mit den Beteiligten zusammen. Natürlich kommen bei Veränderungen dann auch mal Widerstände auf, das ist normal und auch gut so, schließlich muss nicht alles Neue auch besser sein und sollte dieser Prüfung auch standhalten können. Wenn es das nicht tut und den Ansprüchen nicht genügt, dann muss eben noch nachgebessert werden.

Zudem muss sichergestellt werden, dass die Hardware-Voraussetzungen für Teilnehmende erfüllt und die Zugänge für die Nutzung bereitgestellt werden. Das ist einmal über die Ausstattung, aber auch über Schulungen und gemeinsamen Austausch zu erreichen, was man entsprechend organisieren muss. Die Stiftung Unionhilfswerk Berlin hat natürlich einen begrenzten Rahmen an Fördermitteln, die zur Verfügung stehen. Vor dem Hintergrund müssen wir neben den Nutzerbedürfnissen also auch stark auf die Kosten achten und hier eine gute Balance finden. Generell macht es jedoch unabhängig vom Ressourcenaufwand keinen Sinn, Software oder digitale Prozesse an den Nutzer*innen vorbei etablieren zu wollen. Es geht nur mit den Menschen zusammen und nicht über ihre Köpfe hinweg.

Über unsere Autorin Jevgenia Smektalla

oder kurz Schenja, engagiert sich seit September 2020 als Freiwillige beim UNIONHILFSWERK im Bereich Redaktion und Social Media. Ihr fachlicher Hintergrund im digitalen Marketing und Affinität zu Kreativprojekten ermöglichen u.a. Unterstützung bei diversen Beiträgen für Online-Publikationen und besonderen Projekten & Aktionen während und nach der Pandemie im Raum Berlin.