Ein wichtiger Grund zur Einführung der neuen Software war der Leitsatz „Bis 18:00 Uhr bestellt, morgen geliefert – lagernde Ware wird am Tag des Bestelleingangs versendet und unseren Kunden am folgenden Tag zugestellt“, wie Konrad Lauberbach, Leiter Logistik bei Bürklin Elektronik, erläutert.

Seit der Einführung der neuen Logistik-Software sind jetzt eineinhalb Jahre vergangen. Welche Verbesserungen wurden durch die Einführung erreicht? Wie hoch ist die Zufriedenheit bei den Kunden und bei den Mitarbeitern? Wie läuft die Zusammenarbeit nach der Einführung mit dem Systemhaus?

Einfache Bedienbarkeit, top Support, hohe Zufriedenheit

Für die Umsetzung des Logistikparts im Softwareprojekt wurde die synko GmbH ins Boot geholt. Langjährige IT- und Prozesserfahrung bei Unternehmen mit einer anspruchsvollen Logistik zeichnet die Mitarbeiter von synko aus, die Branchenlösungen sind bewährt. Das Systemhaus hat den Anspruch, höchste Qualität und Bedienkomfort zu liefern – und die Softwarelösungen heben sich vor allem durch einfache Bedienbarkeit ab. Konrad Lauberbach, Leiter Logistik und Unternehmensentwicklung bei Bürklin Elektronik, zieht ein Resümee. „Wir sind 100-prozentig zufrieden. Nicht nur mit den Funktionen, also der Abbildung effizienter Prozesse und Bedienbarkeit, sondern auch mit der Handhabbarkeit von allem, was außerhalb der operativen Prozesse liegt. Wir waren am Anfang sehr skeptisch und wollten auf keinen Fall zu viele Risiken eingehen. Wenn alles gut funktioniert, ist es ist super; wenn es aber zu Problemen kommt, kann ein neues System durch seine Komplexität den Mitarbeiter auch schnell über den Kopf wachsen. Im Extremfall kann es zu akuten Störungen im Prozess kommen, wenn Mitarbeiter bei Schwierigkeiten im Tagesgeschäft nicht wissen, wie Problemfälle zu handhaben sind und was zu tun ist. Aber: Dazu ist es nicht gekommen. Die Softwareeinführung verlief exakt wie geplant und seitdem funktioniert alles reibungslos! Und sollte etwas doch nicht rundlaufen und der operative Prozess ins Stocken geraten, dann lassen sich Fehler schnell und einfach beheben. Alles ist komplett und übersichtlich dokumentiert. Das erleichtert die Arbeit ungemein. Und, wenn wir selbst nicht weiterkommen, sind Wartung und Erreichbarkeit der synko-Mitarbeiter wirklich top. Wir erhalten sehr schnelle Rückmeldungen – und hier muss ich sagen, das macht mich wirklich total glücklich.“

Hohe Messlatte im Service

„Was die Bedienbarkeit angeht, die Funktionalität sowie der Support und die Wartung, ist wirklich alles zu unserer größten Zufriedenheit. Da bin ich total begeistert und das hängt die Messlatte für Softwaredienstleister bei uns im Haus sehr hoch.

Andere Dienstleister bringt das mitunter in Schwierigkeiten, aber dieses hohe Niveau macht das Arbeiten im Lager extrem leichter für uns“, so Lauberbach. Kurz zusammengefasst: Nicht nur das Projekt ist super gelaufen, sondern auch die ganze Betreuung im Nachgang, der Service, die Erreichbarkeit sind hervorragend.

Feedback: Auswirkungen bemerkbar, für Krisen gerüstet

Nach dem Motto „Tue Gutes und sprich darüber“, wurde der Projekterfolg im Haus bekannt gemacht. Natürlich sind die Vorteile der neuen Software den Kollegen aufgefallen – auch im strategischen Management. „Wie können wir unsere Auslastung steuern? Wie können Schwierigkeiten, zum Beispiel wie in diesem Jahr durch Corona mit einer stark schwankenden Auftragslage, bewältigt werden? Da hat uns der enorme Effizienzgewinn im Lager geholfen, die Lage abzufedern“, fasst Laubenbach zusammen.

Die neue Lösung synko components führte zu wesentlichen Verbesserungen im Prozessablauf. Bürklin arbeitet seit der Einführung mit einer chaotischen Lagerhaltung mit durchgängiger Chargenverfolgung, einer ordentlichen FIFO (first in, first out) beziehungsweise FEFO (first expired, first out). Das hat das Unternehmen extrem weiterentwickelt: Wesentlich weniger Lagerfläche, deutlich schnelleres Einlagern, umständliches Umbauen entfällt. Weitere Verbesserungen konnten in der Kommissionierung erzielt werden. Hier wird enorm viel Zeit gespart. Jetzt können die Mitarbeiter vier Aufträge gleichzeitig (Multi-Order-Picking) – im Gegensatz zu einem Auftrag früher –  kommissionieren. Sie haben den gleichen Weg wie vorher, können aber viermal so viele Positionen auf dem Weg abwickeln. Der Laufweg und die Bearbeitungszeit pro Auftrag sind auf ein Viertel geschrumpft und das ist natürlich ein immenser Vorteil. Das war eine große Hilfe, und das ist auch der oberen Managementebene anhand der Performanceindikatoren aufgefallen.

Lieferversprechen: Wir halten Wort

Gerade die Bereiche Einlagerung und Kommissionierung haben extrem von der Einführung der neuen Software profitiert. Für die Logistik nutzt Bürklin Elektronik nun synko Mobile, synko BarScan, synko Labeling und synko Printerserver. „Bei der Einlagerung haben wir uns 80 Prozent eingespart, bei der Kommissionierung 20 Prozent. Notfalleinsätze entfallen und die Ressourcen stehen für wertschöpfende Prozesse zur Verfügung. Die Mitarbeiter verbrauchen keine Zeit für Umherlaufen und aufwendige Prozesse“, freut sich Lauberbach. Ein extrem hoher Automatisierungsgrad, der auch viele Spezialfälle durch das System selbsttätig abfedert, hilft, die manuelle Disposition von speziellen Aufträgen zu reduzieren. Alles zusammen kommt letztendlich den Kunden sowie dem Lieferversprechen „Bis 18.00 Uhr bestellt, morgen geliefert.“ mit extrem kurzen Auftrags- und Durchlaufzeiten zugute.

Ein weiteres wichtiges Thema war Transparenz: Die konsequente Verfolgung aller Lagerplätze, aller Lagerbewegungen und des Transportweges. Wenn Ware aus dem Lagerfach genommen wird und zum Versand geht, lässt sich zu jedem Zeitpunkt feststellen, wo sich die Ware im Moment gerade befindet und wer die Ware kommissioniert hat. Ein Auftrag kann jederzeit abgebrochen oder geändert werden, wenn spezielle Kundenwünsche eingehen. „Brauchen wir zum Beispiel eine spezielle Verpackung oder ähnliches, können Verkauf und Lager effizient kommunizieren. Die Mitarbeiter aus dem Verkauf hinterlassen ihre Notizen an der Position, sodass die Kollegen in der Kommissionierung immer gleich wissen, was zu tun. Das funktioniert super.

Das Thema Rückverfolgbarkeit ist über diese durchgängige Chargenführung lückenlos möglich. Zum Glück haben wir sie noch nicht gebraucht. Einfach, weil wir eine extrem niedrige Fehlerquote haben. Im Notfall sind wir aber dadurch sehr gut abgesichert. Das war uns bei der Anforderung an die Softwarelösung extrem wichtig“, fasst Lauberbach zusammen.

Extrem niedrige Fehlerquote: weitere Verbesserung

Bürklin Elektronik bewegt sich im Zentelpromille-Bereich bezogen auf die Reklamationsquote gemessen auf die Position. Hier konnte die Quote nochmal zwischen 25 und 30 Prozent reduziert werden. Der Prozess der Einlagerung ist nicht nur schneller und effizienter, sondern ist auch wesentlich einfacher. Vorher war er sehr softwareseitig sehr umständlich und dadurch auch extrem Fehler anfällig. Das verlangte von den Mitarbeitern permanent eine sehr hohe Konzentration, die man natürlich nicht 100% Prozent am Tag sicherstellen kann. „Das ist heute nicht mehr so“, stellt Lauberbach fest. „Durch das chaotische Lagersystem, die kleineren Fächer, die bessere Trennung sowie Rückverfolgbarkeit der einzelnen Chargen im Haus ist die Fehlerquote der Bestandsfehler, falsche Lagerplätze und dergleichen enorm zurückgegangen. Hier konnten wir wesentliche Fehlerquellen deutlich zurückfahren“.

Intuitive Bedienung schafft schnelle Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Natürlich: Neues wird erst einmal mit einem gewissen Argwohn betrachtet. Aber das System wurde sehr schnell bei den Mitarbeitern angenommen. Es ist extrem einfach und intuitiv. Das nahm ihnen die Angst und machte die Einführung leicht. Im Routinebetrieb vereinfachte sich die Arbeit wesentlich. Jeder profitierte persönlich davon und dies machte sich positiv bemerkbar. Den Mitarbeitern stehen mehr Zeit und Kapazität für die echten wertschöpfenden Prozesse zur Verfügung. Weniger Hektik, die zu Fehlern führt. „Die Arbeit heute: Die Mitarbeiter können sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. Die Bestellungen für den Kunden korrekt und in der richtigen Menge verpacken. Kurz zusammengefasst: Die Arbeit ist leichter und fehlerfreier geworden“, so Lauberbach.

Ein Blick in die Zukunft

Auf der Agenda steht: der Bereich Wareneingang. Dieser verfügt jetzt über mehr Funktionen und erledigt mehr Aufgaben, als es früher der Fall war. Was auch richtig gut ist. Und als Ziel nennt Lauberbach:  „Die Arbeit im Wareneingang zu vereinfachen und straffer am Prozess zu führen. Es gilt die Komplexität zu reduzieren, umso mehr Effizienz im Wareneingang zu schaffen. Daran werden wir noch arbeiten!“