Hybride Tagungsformate, höchste Hygiene- und Sicherheitsstandards, digitale Tools, flexible Stornierungsbedingungen und großzügige Platzangebote für sicheres Tagen mit Abstand – der Tagungsmarkt hat sich durch Corona stark gewandelt. Damit haben sich auch die Bedürfnisse von Tagungs- und Event-Planern verändert. Die BWH Hotel Group Central Europe hat sich auf das New Normal mit neuen Angeboten und Produkten eingestellt und präsentiert nun mit dem neu erschienenen digitalen MICE Guide eine große Auswahl an Event- und Meeting-Optionen in ihren über 200 Tagungshotels, die sich an die veränderten Kundenerwartungen bestens angepasst haben. Erstmals als e-Magazin veröffentlicht, bietet der MICE Guide eine detaillierte Übersicht zu 86 ausgewählten Tagungshotels in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Slowenien. Der gesamte MICE Guide ist darauf angelegt, die Planung von Meetings und Veranstaltungen zu begleiten und zu vereinfachen, damit sich alle Teilnehmer rundum wohl und sicher fühlen können. So finden Tagungsorganisatoren auf gesonderten Themenseiten Informationen zu hybriden Veranstaltungen, „Green Meetings“ und dem internationalen „We Care Clean“-Versprechen der Gruppe, das die gestiegenen Hygiene- und Sicherheitsbedürfnisse von Gästen in den Mittelpunkt stellt.

„Das Jahr 2020 hat deutlich zur Veränderung des gesamten Meeting- und Event-Marktes beigetragen. Dieser Trend wird sich sicherlich auch in diesem Jahr fortsetzen. Daher haben wir mit unseren Angeboten darauf reagiert: Viele unserer Hotels bieten bereits seit einigen Monaten hybride Meetings an. Sie haben im technischen Bereich nochmals aufgerüstet und arbeiten ohnehin bereits seit vielen Jahren mit Technikanbietern zusammen, die sich mit digitalen und hybriden Veranstaltungen bestens auskennen. Diese gesamte Bandbreite an neuen Meeting- und Eventformaten bündeln wir nun in unserem neuen MICE-Guide,“ sagt Marina Christensen, Head of Sales bei der BWH Hotel Group Central Europe. Neben den Abstandsregelungen sowie einem erhöhten Hygienebedürfnis steht bei Tagungsgästen ein sicheres und gleichzeitig einladendes Ambiente im Fokus. „Es gibt heute einige grundlegende Veränderungen in der Meeting-Kultur, die wir schon jetzt als die neue Normalität für die Zukunft bezeichnen. So werden wir alle Wert darauf legen, dass beispielsweise Fenster im Besprechungsraum geöffnet werden können oder der Meetingraum sogar direkt an eine Terrasse grenzt. Frischluft und Räume, die viel Platz und kleine Arbeitsinseln bieten, sind gefragt“, erklärt Christensen weiter.

Passende Locations und Formate für Events im New Normal

Alle Hotelinformationen sind im MICE Guide so aufbereitet, dass der Kunde schnell und einfach sieht, welche Location sich am besten für seine Veranstaltung eignet. So lässt sich Dank tabellarischer Übersicht auf einen Blick erkennen, wie viele Teilnehmer bei einer Bestuhlung mit eineinhalb Metern Abstand zwischen den Sitzen in einem Tagungsraum Platz finden. Ob kleine Meetings, Co-kreative Veranstaltungen, hybride Tagungsformate oder die Durchführung eines Multi-Site-Kongresses: Die Tagungshotels der BWH Hotel Group bieten für jedes Bedürfnis die passenden Räumlichkeiten und Rahmenbedingungen.

Hybride Veranstaltungen und nachhaltige Meetings

Neben dem umfassenden Hotelangebot beinhaltet der e-Katalog verschiedene Rubriken mit Informationen zu hybriden Veranstaltungen und nachhaltigen Meetings. Für hybride und virtuelle Meetings und Präsentationen in großer Runde bis hin zur digitalen Übertragung von Kulturveranstaltungen sind zahlreiche Hotels mit moderner, leistungsfähiger Technik und eigenen Streaming-Studios ausgestattet. Zum Beispiel bietet das Best Western Plus Palatin Kongresshotel in Wiesloch an, Events direkt von der Bühne aus an den heimischen Computerbildschirm zu übertragen. Hier waren bereits die Heidelberger Symphoniker im Veranstaltungssaal zu Gast und haben die Zuschauer zu Hause live an der Aufnahme ihrer neuen CD teilhaben lassen. Auch das Atrium Hotel in Mainz, WorldHotels Collection, bietet mit seinem 125 Quadratmeter großen Streaming-Studio, einer modernen technischen Infrastruktur und erfahrenen Profis beste Bedingungen für hybride Veranstaltungen, die über YouTube, Facebook oder im Nachhinein als Film verfügbar sind.

Für Gäste, die besonders auf ihren ökologischen Fußabdruck achten, fasst der MICE Guide im Kapitel „Green Meetings“ besonders nachhaltig betriebene Hotels zusammen. Von E-Ladestationen und optimaler Anbindung über öffentliche Verkehrsmittel über faires und nachhaltiges Ressourcenhandling bei Einkauf und Hotelbetrieb bis hin zur eigenen Stromgewinnung und Frühstücks-Honig von den eigenen Hotelbienen: Das nachhaltige Engagement der BWH Hotels kennt viele Facetten und wird auch bei der Tagungsplanung berücksichtigt. Das Hotel Berlin, Berlin, WorldHotels Collection, setzt als eines von fünf zertifizierten Partnerhotels von Sustainable Meetings Berlin in allen Bereichen umweltfreundliche Maßnahmen um. Das Wiener Boutique-Hotel The Harmonie Vienna, BW Premier Collection, ist stark mit seiner österreichischen Heimat verbunden und serviert als besonders umweltfreundliches Haus nicht nur regionale, kontrollierte Bio-Lebensmittel, sondern geht auch nachhaltig mit Ressourcen wie Strom und Wasser um. Auch das Rahmenprogramm lässt sich ganz im Zeichen der Nachhaltigkeit gestalten, denn viele Tagungshotels sind in ländlichen Regionen angesiedelt. Mit regionalen Partnern lässt sich ein erlebnisreiches Programm an der frischen Luft zusammenstellen. Das Best Western Ahorn Hotel Oberwiesenthal zum Beispiel eignet sich sowohl im Sommer als auch im Winter bestens, um im Team die umliegende Landschaft am Fichtelberg kennenzulernen. Teambuilding-Maßnahmen im Grünen bieten außerdem auch das Best Western Plus Parkhotel Maximilian in Ottobeuren am Tor zum Allgäu oder das Best Western Premier Seehotel Krautkrämer in Münster-Hiltrup.

Flexibilität und Individualität Hand in Hand

Wer eine umfassende individuelle Beratung wünscht, dem steht der MICE Desk der BWH Hotel Group jederzeit zur Seite. Das Team berät zur neuen Meeting-Normalität und schneidert passgenaue, flexible Angebote, plant gemeinsam mit Kunden sichere Roadshows und Serienveranstaltungen und gibt Empfehlungen für ein passendes Rahmenprogramm vor Ort. „Unser Ziel für 2021 ist es, die Zusammenarbeit mit unseren Kunden weiter auszubauen und aufgrund der Veränderungen im Markt neu zu gestalten. Um dies zu erreichen, hält unser zentrales MICE Desk Team eine Vielfalt unterschiedlicher und neuer Veranstaltungsformate bereit, die größtmögliche Flexibilität bieten“, sagt Thomas Zubac, Director MICE Desk der BWH Hotel Group Central Europe.

Um im New Normal beratend beiseite zu stehen, setzt die BWH Hotel Group zudem auf Erfahrungsberichte von Kunden und Partnern zu Meetings in Zeiten des Corona-Virus. Eine eigens eingerichtete News-Seite innerhalb des MICE Guides hält Tagungsplaner stets up-to-date und informiert zu monatlich wechselnden Schwerpunkten wie flexiblen Stornierungsbedingungen, Frischluftmeetings, Tagen mit Abstand oder nachhaltigen Events. Ein weiterer Vorteil des Online-Guides: Dank der automatisierten Anfrage- und Buchungsoptionen können Tagungsplaner kleine und mittlere Veranstaltungen direkt aus dem Katalog heraus planen, anfragen und buchen – rund um die Uhr und mit nur drei Klicks.